Помощник руководителя, Секретарь

- Организация процессов делопроизводства и документооборота (создание журналов, дел, форм документов, электронных архивов; написание инструкций для дальнейшей работы без моего участия); - Восстановление архива документов, потерянных при "покупке" юрлица.

Работа в приемной руководства (директор, 2 первых заместителя, 3 заместителя по направлениям). Полная административная, организационная и информационная поддержка руководителей. Работа в СЭД «Дело» (регистрация, поиск, связки, еженедельные отчеты); Приём на рассмотрение руководителям документов с проверкой наличия виз согласований, правильности оформления и комплектности, работа с резолюциями, передача на исполнение и контроль; Организация и координация встреч, совещаний (согласование даты/времени, оперативное информирование руководителей об изменениях, приглашение участников, получение пропусков, подготовка материалов, помещений); Организация участия руководителей во внешних мероприятиях (анкеты, регистрация, предоставление сведений); Сбор необходимых для работы руководителей материалов, предоставление данных в запрашиваемом формате; Работа с календарями руководителей в Outlook: формирование, актуализация, напоминания; Организация командировок (бронирование номеров, покупка билетов без привлечения сторонних организаций, подача сведений в отделы для подготовки документов, авансовые отчеты, разработка программ пребывания); Прием звонков, обработка писем общей корпоративной почты, отправка материалов в организации, в том числе в Росстандарт (эл. почта, Docs Vision); Поручения руководителей (в т.ч. личные), взаимодействие с личными водителями; Жизнеобеспечение приемной, контроль чистоты и порядка в приемной, кабинетах руководителей, переговорных комнатах и кухне. Взаимодействие с вышестоящей и сторонними организациями в рамках исполнения поручений, а также с внутренними службами и обособленными подразделениями. Достижения: активное участие во всех проектах Департамента оргразвития - имею благодарность [см. портфолио], несмотря на короткую продолжительность работы. Причина увольнения: смена руководства, напряженная обстановка на этом фоне среди коллег.

Заказчики: военные управления при Минобороны РФ, НИИ, ГБУ, коммерческие организации. Все функции помощника руководителя с полным ведением дел, включая документооборот и делопроизводство по 3 ЮЛ (полный цикл работы с документами, работа в системах Arax и 1С Документооборот). Достижения: - Перебрала и систематизировала архив документов; - Экономила время руководителя за счет планирования событий и их организации; - Экономила денежные средства за счет выбора нового лояльного оператора по оформлению билетов; -Обеспечила еженедельное получение документов с основным объектом строительства в Бурятии. Причина увольнения: судебные споры по госзаказам - банкротство.

Заказчики: Метра Групп (загородные поселки), застройщики (высотные ЖК в МО), частные клиенты. Все функции референта, включая работу с людьми и документами (Directum и корпоративный портал). Достижения: организовала архив строительной документации по всем реализованным за 15 лет проектам. Причина увольнения: закрытие Заказчиками 2-х больших и единственных объектов.

Стандартный функционал секретаря: делопроизводство, звонки-посетители, жизнеобеспечение офиса. Причина увольнения: "переросла" по функционалу и финансам.

Работа с ценами (10.000 наименований - оформление, изменение, ежемесячные акции), перемещение товаров в программе, подготовка документов, взаимодействие с начальниками отделов. Работа с покупателями: возврат товаров, несоответствие цен.