Руководитель аппарата / Руководитель отдела документационного обеспечения

1. Поддержка внутренних и внешних каналов коммуникации (корпоративный портал, тематические чаты); 2. Осуществление наградной политики Общества; 3. Организация и сопровождение корпоративных мероприятий различного уровня (спортивные мероприятия, профессиональные праздники, внутренние конференции); 4. Участие в НТС Общества; 5. Подготовка отчетов, справок и ответов в вышестоящую организацию по направлению деятельности; 6. Протоколирование встреч, совещаний и НТС Общества.

1. Организационно-техническое обеспечение деятельности Проектного офиса; 2. Обеспечение ведения мониторинга реализации проектов; 3. Уведомление и сбор отчетов исполнителей, консолидация отчетной информации; 4. Организация командировок и прием участников проекта; 5. Подготовка различных справок, презентаций и отчетов по проекту; 6. Документооборот проектного офиса в полном объеме, работа в СЭД, выставление поручений и контроль их исполнения; 7. Административно – хозяйственное обеспечение деятельности Проектного офиса; 8. Организация согласования договоров и соглашений к ним.

Заключение и ведение хозяйственных договоров. Организация закупки канцелярских и хозяйственных товаров. Организация ремонта помещений, осуществление контроля качества выполнения ремонтных работ. Тревелинг. Организация командировок и выездов сотрудников. Экономное планирование и расходование бюджета

Работа по сопровождению договоров с предприятиями Подготовка и подписание дополнительных соглашений к Договорам Подготовка и контроль подписания актов хранения, завершающих актов для оплаты Ведение документооборота в рамках проекта (ведение реестра, журнала учета поступающих писем, организация хранения писем) Организация опытной эксплуатации (ведение перечня организаций, включённых в ОЭ, подготовка и направление доп.соглашений, соответствующих актов, рассылка уведомлений по предприятиям. Оформлена 3 форма допуска.

Обработка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции; Работа с документами с грифом «ДСП», «К» и «КТ»; Осуществление контроля документов, находящихся на исполнении у других сотрудников; Распределение документов по исполнителям; Разработка и внедрение нормативных актов, приказов и положений по документообороту; Подготовка полного комплекта документов в доклад директору.

1. Ведение рабочего графика генерального директора (планирование рабочего времени руководителя) 2. Организация любого уровня встреч, совещаний: (сбор и обобщение сведений, подготовка приглашений, подготовка плана проведения) 3. Оформление командировок: бронирование билетов, гостиниц и трансфера, оформление виз) 3. Контроль исполнения распоряжений (поручений) руководителя 4. Работа в СЭД: подготовка, регистрация и отправка писем, служебных записок; контроль и закрытие поручений, работа с документами ДСП (Конф). 5. Документооборот в полном объеме (разработка номенклатуры дел, инструкций и положений Общества по административному отделу, подготовка к архивированию и уничтожению документов, составление актов и описей) 6. Организация социальных проектов и корпоративных мероприятий (спонсорство, благотворительность и спорт): составление, ведение и согласование бюджета предприятий Концерна (работа в АС ФЗД), проработка проектов (подготовка писем, согласование договоров по спонсорству) 7. Подготовка справочной информации: составление отчетов по социальным проектам 8. Взаимодействие с Общественными организациями (Ассоциация «ЛСОП», ООО «Союзмаш России»)

Прием и регистрация корреспонденции, направление ее в структурные подразделения. Работа в СЭД (составление карточек, регистрация, отправка). Ведение электронного архива документов (обработка, сканирование, создание электронной карточки). Прием, регистрация, учет и хранение документов с грифом "для служебного пользования", "коммерческая тайна", конфиденциально". Создание сводной номенклатуры дел структурного подразделения Компании. Разработка и внедрение нормативной документации по делопроизводству; Ведение бумажного архива документов (обеспечение удобного и быстрого доступа, отслеживание и поиск документации, находящейся на хранении); Оформление конвертов для корреспонденции и осуществление её отправки почтой, экспресс-почтой, курьером. Ведение картотеки учета прохождения документальных материалов, осуществление контроля над их исполнением. Подготовка и сдача в архив предприятия документальных материалов, законченных делопроизводством, регистрационных карточек, составление описей дел, передаваемых на хранение в архив. Приём документов на подпись генеральному директору, проверка правильности их оформления;

•Подбор кандидатов на вакансии (домашний персонал) •Проверка рекомендаций и документов соискателей; •Размещение информации об открытых вакансиях в СМИ и на Интернет-сайтах; •Проведение собеседований с кандидатами; •Участие в проектах: адаптация, мотивация, развитие персонала; •Оценка персонала; •Участие в формировании корпоративной культуры; •Кадровое делопроизводство.

В мои должностные обязанности входило: 1. подбор сотрудников необходимых профессий, специальностей и квалификации. 2. определение потребностей в персонале, изучение рынка труда с целью определения возможных источников обеспечения необходимыми кадрами. 3. проведение собеседования, тестирования и других мероприятий с целью определения профессиональных навыков и социально-психологических качеств кандидатов на вакантные должности. 4. проведение мероприятий по введению в должность и адаптации новых сотрудников. 5. организация обучение персонала, координация работы по повышению квалификации сотрудников и развитие их деловой карьеры. 6. доведение информации по кадровым вопросам до работников предприятия. 7. совместно с руководителями структурных подразделений участие в принятии решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, понижение в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения работников. 8. консультирование руководителей разных уровней по организационным вопросам в части управление персоналом. 9. принятие участия в планировании социального развития коллектива, разрешении трудовых споров и конфликтов.

В мои основные обязанности входило: 1. Выполнение задач поставленных руководителем. 2. Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременная передача документов, сообщений и информации (письменно или устно). 3. Осуществление технической помощи руководству (копирование, печать, сканирование и пр.). 4. Планирование, координация и ведение рабочего графика руководства: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований; ведение и корректирование рабочего календаря руководства. 5. Ведение телефонной и информационной базы руководства (контакты, дни рождения). 6. Организация приема посетителей: заказ пропусков и сопровождение гостей, отслеживание состояния переговорных комнат до и после переговоров (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность). 7. Отслеживание поступления документов, корреспонденции и печатных изданий для руководства, своевременная их передача. 8. Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции (документы, письма, факсы, письма по электронной почте). 9. Составление и редактирование деловых писем. 10. Контроль сохранности документов в приемной. Соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации. 11. Координация работы водителей (координация маршрутов, оповещение водителей о выходе руководства из здания, координация замещения водителей). 12. Организация поездок и командировок руководства (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы поездок и т.п.)