Бизнес-ассистент руководителя со знанием иностранных языков

• Исполнение поручений делового (80%) и личного (20%) характера от Генерального Директора; • Полный travel-support Генерального директора; • Административная поддержка Генерального директора (заказ пропусков, бронирование переговорных комнат, сбор, тиражирование необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, техническое сопровождение); • Фиксирование задач и напоминание о них Генеральному директору, информирование о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях; • Организация совещаний и деловых встреч; • Протоколирование совещаний; • Ведение распорядительных документов, поступающих на подпись Генеральному директору (корректировка, согласование, оцифровка, рассылка, хранение); • Содержание в чистоте и порядке кабинета Генерального директора; • Ведение календаря Генерального директора: планирование и организация внутренних и внешних встреч, совещаний и звонков, оперативное внесение изменений в расписание; • Управление конфиденциальной информацией с высокой степенью бдительности и профессиональной этики; • Планирование рабочего дня Генерального директора; • Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности Генерального директора; • Ведение делопроизводства приемной Генерального директора (в том числе электронного документооборота); • Контроль исполнения приказов и поручений Генерального директора и соблюдения их сроков; • Формирование отчетов по исполнению контрольных поручений Генерального директора; • Ведение деловой переписки (на русском и английском языках) от имени Генерального директора; • Составление запросов и писем, а также прочих документов по поручению Генерального директора; • Подготовка и проведение авансовых отчетов по расходам Генерального директора; • Сбор справочных материалов и информации, необходимых Генеральному директору, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов; • Ведение базы данных контактов Генерального директора, отслеживание дней рождений; • Покупка корпоративных подарков; • Координация и контроль работы личного водителя Генерального директора; • Обеспечение комфортных условий работы руководителя: заказ канцтоваров, расходных материалов, чая-кофе, питьевой воды. • Проверка комплектности и общего оформления документов перед подписанием Генеральным директором; • Организация взаимодействия между Генеральным директором и остальными сотрудниками компании; • Взаимодействие со смежными подразделениями в рамках зоны кросс-функционального взаимодействия.

• Регистрация и распределение входящей, исходящей, внутренней корреспонденции; • Отправление почтовой корреспонденции экспресс-почтой (EMS); • Взаимодействие с курьерскими службами; • Ведение распорядительных документов (корректировка, согласование, регистрация, оцифровка, рассылка, хранение); • Организация работы с конфиденциальными документами; • Встреча гостей, подача чая/кофе руководителям.

• Оформление гостевых пропусков; • Регистрация входящей корреспонденции; • Распределение входящих звонков; • Работа с курьерскими службами.