Административный директор, руководитель департамента документооборота, управления делами

Обеспечение формирование, в том числе посредством использования СЭД, единой нормативной и методической базы по вопросам организации ДОУ на основе корпоративных стандартов, определенных организационно-распорядительными и внутренними нормативными документами Общества. Обеспечение документооборота между руководителями и структурными подразделениями Общества, в том числе контроля оформления, прохождения и исполнения документов в установленные сроки. Организация работы постоянно действующей экспертной комиссии по экспертизе ценности документов. Организовывать хранения документов, образующихся в процессе деятельности Общества, а также передачу на хранение документов с постоянным сроком хранения и сроком хранения свыше 10 лет. Обеспечение разработки сводной номенклатуры дел Общества, формирования дел в текущем делопроизводстве в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, подготовку дел постоянного хранения для передачи в архив, списание дел с истекшими сроками хранения. По требованию работников структурных подразделений, организовывать оформление запросов предоставления копий документов и необходимых справок в архив Общества в соответствии с правилами работы архива Общества. Организация и разработка образцов и макетов бланков документов, разработка и внедрение альбомов унифицированных форм документов. Разработка предложений по совершенствованию форм и методов работы с документами, по упрощению порядка обработки документов в Обществе. Формирование единой методологии и системы ДОУ Общества (обеспечение единого порядка документирования, унификация форм документов, организация оперативности в работе с документами, совершенствование системы ДОУ, обеспечение унификации состава и форм информационных (внутренние, исходящие), организационно-распорядительных документов, стандартизация правил оформления документов. Обеспечение документооборота между руководителями и структурными подразделениями Общества, в том числе контроля оформления, прохождения и исполнения документов в установленные сроки. Согласование разработанных структурными подразделениями Общества проектов документов в части проверки соответствия их оформления и качества подготовки требованиям Инструкции по делопроизводству Общества. Организация доставки деловой корреспонденции в Общество, в сторонние организации по территории Российской Федерации. Организовывать ведение контроля за своевременным и качественным выполнением структурными подразделениями приказов и поручений Генерального директора Общества, распоряжений и поручений руководителей Общества. Содержание зданий и помещений Общества, и поддержание их в надлежащем состоянии в соответствии с нормами и правилами. Обеспечение контроля за исправностью оборудования (лифтов, освещения, систем отопления, вентиляции и др.). Организация формирования текущих и перспективных планов реконструкций, капитального и текущего ремонта зданий, помещений Общества, систем водоснабжения, воздухопроводов и других сооружений. Обеспечение проведения ремонтов зданий, помещений и контроль за качеством ремонтных работ. Участие в приемке выполненных ремонтных работ. Организация и участие в разработке планов по созданию интерьера в зданиях и помещениях Общества в соответствии с требованиями современного дизайна. Организация работы по благоустройству, озеленению и уборке территории, праздничному художественному оформлению фасадов зданий, проходных и т.п. на Объектах строительства Общества, оставление сметы расходов. Организация оформления документов, необходимых для заключения договоров на приобретение оборудования, оргтехники, мебели, хозяйственных товаров, организация их поставки, приемки и учета. Организация материально-техническое обслуживания совещаний, конференций, семинаров и иных мероприятий. Обеспечение корпоративной мобильной связью работников Общества. Участие в организации проживания работников, работающих вахтовым методом на всех Объектах строительства Общества (заказ, доставка, монтаж блок контейнеров, демонтаж, переформирование и пр), а также организация проживания в Общежитии для работников ЦО г.Москва. Организация служебных командировок, обеспечение: авио, ж/д билетов, ваучеров для проживания работников Общества, направляемых в командировку, а также необходимых условий для труда работникам Общества (жилой площадью, телефонной и факсимильной связью, организация питания и пр.). Организация и обслуживание системы архивирования и восстановления данных Общества. Контроль сроков и этапов проектирования, внедрения новых автоматизированных систем, и контроль за их выполнением. Организация внедрения, контроль процедуры сдачи – приемки, использования программно–аппаратных комплексов различного назначения с участием Общества в качестве заказчика, исполнителя, правопреемника и т.п. (внешние СЭД: СБИС, Диадок, Pilot; внутренние: DirectumRX, Битрикс24). Организация и обеспечение деловых контактов руководителей Общества (составление и мониторинг расписания деловых контактов, организация приема посетителей, организационная подготовка совещаний, ведение и регистрация протоколов совещаний, обеспечение телефонных переговоров, ведение информационных баз данных). Организация ведения производственно-поздравительного календаря, календаря мероприятий руководителей Общества и других графиков по указанию руководителей Общества. Организация протокольных мероприятий с участием руководителей федеральных государственных органов (открытие этапов строительства Объектов) (объезд Объектов на вертолётах, пресс-конференции, телемост, кейтеринг, фуршеты, банкеты, концерты, вело заезды и пр.).

Организация единой системы корпоративного делопроизводства (разработка, внедрение и обновление нормативных и методических документов по ведению делопроизводства, стандартов оформляемых документов); Контроль за соблюдением единых правил оформления документов и исполнительской дисциплиной; Описание и регламентирование бизнес-процессов Компании, их оптимизация; Обеспечение своевременного контроля исполнения поручений, документов; Внедрение в Компании системы электронного документооборота (разработка технического задания, взаимодействие с IT подразделением, тестовая и промышленная эксплуатация); Документационное обеспечение в полном объеме (регистрация входящих, исходящих, организационно-распорядительных документов, договоров, рассылка документов согласно спискам рассылки, контроль исполнения поручений, формирование и ведение архива); Контроль за протоколированием совещаний у руководства (проверка правильности оформления протоколов и дальнейшая регистрация); Подготовка, утверждение и внедрение инструкции по делопроизводству; Контроль сводной номенклатуры дел общества; Инспектирование ведения делопроизводства в структурных подразделениях общества – контроль за исполнением документов на местах, архивирование документов согласно номенклатуре дел, методическая помощь сотрудникам ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях); Проверка правильности оформления документов перед утверждением у руководства (согласование, орфография, соответствие нормативным документам по делопроизводству); Проверка внесения резолюций руководства в системы электронного документооборота; Ведение архива Компании согласно сводной номенклатуре дел. Организация документационного обеспечения в том числе посредством электронных систем (Lotus Notes, 1C:ЕИСУП, 1С:Документооборот, ЕАСД). Разработка локально-нормативной документации касательно документационного обеспечения. Организация работы с курьерскими службами. Организация договорной работы.

Организация деятельности по выполнению задач и функций, возложенных на департамент. Документооборот в организации (кадровый документооборот, документооборот по основной деятельности). Совершенствование методов работы с документами, поручениями (в том числе и посредством СЭД). Структуризация и описание бизнес-процессов организации. Контроль за исполнением структурными подразделениями поручений Руководителей АНО НАРК. Кадровое делопроизводство в полном объеме (штат 52 чел.). Оформление кадровых документов: прием, перевод, увольнение, личные дела, карточки Т2, табеля учета рабочего времени. Разработка и актуализация положений о структурных подразделениях, должностных инструкций работников АНО НАРК, регламентирующих документов по кадровому делопроизводству. Организация учета, хранения и уничтожения документов АНО НАРК. Организация командировок по заявкам от работников (оформление приказов, служебных записок, служебных заданий; бронирование билетов, гостиниц; ведение календаря командировок). Отправка корреспонденции по РФ посредством Почта России и курьерской службой, курьерами. Участие в организации мероприятий (подготовка докладов совещаний, подготовка пригласительных, регистрация участников, сопровождение гостей, протоколирование мероприятий и пр.): Национальный совет при Президенте Российской Федерации, Собрание учредителей, Наблюдательный совет, Координационный совет, Экспертный совет при Комитете Государственной думы по образованию и науке и пр. с участием представителей органов исполнительной власти РФ, депутатов Государственной Думы РФ, Vip-персон других организаций. Контроль исполнения поручений собраний. Организация конференций, семинаров (бронирование переговорных, техническое оснащение). Ведение календаря дней рождений работников АНО НАРК, партнеров. Организация поздравлений (открытки, подарки, vip-подарки, презентации и пр.). Организация работ по рассмотрению и анализу обращений, поступающих в адрес АНО НАРК. Проверка знаний работников АНО НАРК по соблюдению правил, норм, ГОСТов по ведению общего и кадрового делопроизводства. Обучение работников и ответственных за ведение делопроизводства структурных подразделений АНО НАРК при необходимости. Разработка Номенклатуры дел АНО НАРК. Внедрение, администрирование, сопровождение и развитие СЭД (DIREKTUM RX). Ведение переговоров по заключению договоров с подрядными организациями на оказание услуг. Ведение реестра заключенных договоров, перезаключение договоров в рамках ФЗ-223, выставление счетов на оказание услуг. Договорная работа (проверка, согласование, ведение реестра договоров, соглашений, госконтрактов). Ведение переговоров и заключение договоров с подрядчиками. Бюджетирование, планирование и оптимизация расходов. Контроль за соблюдением работниками АНО НАРК трудовой и производственной дисциплины. Подбор работников, расстановка и контроль исполнения должностных обязанностей работниками АНО НАРК. Разработка локально-нормативных актов по деятельности АНО НАРК. Выполнение поручений заместителей генерального директора, руководителей. Подготовка, проверка, корректировка ежеквартальных отчетов в Министерство труда и социальной защиты РФ по выполнению соглашений о выделении субсидии. Подготовка отчетов разного типа по требованию руководителей на еженедельной, ежемесячной основе.

Организация деятельности по выполнению задач и функций, возложенных на Управление делами (группа организационного обеспечения - 9 чел, группа поддержки СЭД - 4 чел., отдел административной работы - 6 чел., отдел документационного обеспечения - 9 чел, отдел обращений граждан - 3 чел.). Документооборот на Предприятии (входящая, исходящая корреспонденция, внутренний документооборот: написание писем, инструкций, организационно-распорядительной документации, внутренних служебных записок). Совершенствование методов работы с документами, поручениями (в том числе и посредством СЭД). Структуризация и описание бизнес-процессов Предприятия. Организация деятельности работы помощников руководителей высшего звена (подбор, обучение, контроль). Контроль за исполнением структурными подразделениями поручений Руководителей высшего звена. Организация учета, хранения и уничтожения документов на Предприятии. Взаимодействие с гос.архивом. Организация изготовления, учета, использования печатей и штампов Предприятия. Организация командировок по заявкам от работников Предприятия. Отправка корреспонденции по РФ посредством Почта России и курьерской службой, курьерами отдела управления делами. Организация проверок в структурных подразделениях в части правильного ведения делопроизводства и оперативного хранения документов Предприятия, кадрового делопроизводства. Организация работ по рассмотрению и анализу обращений и претензий абонентов, поступающих в адрес ФГУП РСВО. Проверки знаний работников УД по соблюдению правил, норм, ГОСТов по ведению общего и кадрового делопроизводства на Предприятии. Обучение работников УД и ответственных за ведение делопроизводства структурных подразделений Предприятия при необходимости. Разработка Номенклатуры дел Предприятия. Внедрение, администрирование, сопровождение и развитие СЭД (Lotus Notes, WSS Docs), ЕСЭД, написание ТЗ. Ведение переговоров по заключению договоров с подрядными организациями на оказание услуг ЕСЭД. Обеспечение бесперебойной работы ЕСЭД и модуля интеграции для организаций, подведомственных Федеральному агентству связи. Ведение реестра заключенных договоров, перезаключение договоров в рамках ФЗ-44, ФЗ-223, выставление счетов на оказание услуг. Контроль за соблюдением работниками УД трудовой и производственной дисциплины. Подбор работников, расстановка и исполнения должностных обязанностей работниками УД. Актуализация должностных инструкций. Разработка локально-нормативных актов по деятельности Предприятия. Договорная работа (проверка, согласование, ведение реестра). Ведение переговоров и заключение договоров с подрядчиками. Бюджетирование, планирование и оптимизация расходов. Выполнение поручений руководителей высшего звена. Подготовка отчетов разного типа по требованию руководителей высшего звена на еженедельной, ежемесячной основе.

Внедрение системы электронного документооборота (платформа Directum), разработка ТЗ и всех соответствующих документов по внедрению, доработка бизнес-процессов; внедрение CRM; интеграция систем с внутренним документооборотом в том числе и с 1С; организация обучения работников СЭД, CRM; разработка и внедрение нормативной документации по делопроизводству; организация работы специалистов, референтов, секретарей, курьеров, администраторов; организация ведения делопроизводства в организации согласно нормативам, установленным ГОСТам; согласование, проверка правильности оформления, регистрация распорядительной документации; организация совещаний, протоколирование, контроль исполнения поручений руководителя организации; участие в тендерных отборах с поставщиками услуг и взаимодействие с ними; бюджетирование, планирование и оптимизация расходов; договорная работа; подготовка документов к сдачи в гос.архив; решение вопросов, касающихся организации корпоративной мобильной связи для сотрудников; работа с курьерскими службами; взаимодействие с переводческими организациями (заключение договоров на конкурсной основе, заказ переводов, проверка правильности оказания услуг, проверка выставленных счетов, оплата) и др.

Осуществление контроля за исполнением документов; прослеживание за исполнительской дисциплиной руководителей Общества; разработка и внедрение методических материалов по вопросам организации и совершенствования процесса делопроизводства, его компьютеризации; набор и обучение персонала; проведение проверок в структурных подразделениях Общества по факту исполнения документов и правильности ведения делопроизводства; предоставление своевременной отчетности; выполнение поручений Vip-руководителей ООО УК "МЕТАЛЛОИНВЕСТ" в период их прибывания в ОАО "Уральская Сталь"; подготовка плана проведения мероприятий в ОАО "Уральская Сталь"; организация проведения совещаний и других мероприятий с участием руководителя Общества, техническое обеспечение, ведение протокола; организация работы по заявлениям и обращениям граждан, поступающих на имя руководителя Общества; оформление командировок; регистрация приказов; кадровое делопроизводство; подготовка распорядительной документации на работников управления делами; ведение табеля на работников, нормирование труда (расчет премий); работа с договорной а так же с тендерной документацией; подготовка и сдача документов в архив Общества и др.