Ведущий делопроизводитель

Подготовка открывающих документов для осуществления работ по выигранным контрактам. Работа в области подготовки закрывающих документов на обслуживание инженерных систем зданий, взаимодействие с заказчиками, создание в утвержденные сроки документов, необходимых для закрытия выполненных работ на объекте ( КС2, КС3, акты выполненных работ, сметы, счета фактуры, УПД и т.д). Осуществление приема и учета первичной документации от контрагентов и контроля норм ее оформления на участке «эксплуатация инженерных систем». Составление на основе первичных учетных документов сводных отчетов. Ведение более 50 объектов по обслуживанию инженерных систем, а также составление ежемесячной отчетности по ним. Ведение базы данных, таблиц; Сверка взаиморасчётов с контрагентами. Работа с дебиторской задолженностью. Контроль за оплатами счетов, доставками материалов на объект Взаимодействие со смежными отделами: юридический, бухгалтерия, инженерная служба. Составление графиков и плана производств работ, проверка сметы, калькуляции и договора, получаемые от подрядчиков Ведение документооборота компании, официальная переписка, архивирование. Разработка регламентов, инструкций компании. Оформление наряд-допусков на объекты Подготовка коммерческих предложений, смет, анализ рынка строительных материалов, запросы на закупку материалов, заказ журналов на объект, удостоверений, медкнижек. Поиск новых сотрудников Контроль работы курьеров Контроль диспетчерской службы и отчеты о проделанной работе на объекте.

Обеспечение закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд. Предварительный сбор данных о потребностях, ценах на товары, работы, услуги; подготовка закупочной документации; обработка результатов закупки и заключение контракта. Обработка и анализ информации о ценах на товары, работы, услуги; осуществление подготовки и направление приглашений к определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей); составление закупочной документации; осуществление мониторинга поставщиков (подрядчиков, исполнителей) и заказчиков в сфере закупок. Работа с первичной бухгалтерий и дебиторской задолженностью. Формирование и хранение данных, информации, документов, в том числе полученных от поставщиков (подрядчиков, исполнителей)

Осуществление приема и учета первичной документации от контрагентов и контроля норм ее оформления на участке «эксплуатация инженерных систем». Составление на основе первичных учетных документов сводных отчетов. Создание в утвержденные сроки документов, необходимых для закрытия выполненных работ на объекте ( КС2, КС3, акты выполненных работ, сметы, счета фактуры, УПД и т.д). Ведение 10 объектов и составление ежемесячной отчетности по ним. Ведение базы данных, таблиц; Сверка взаиморасчётов с контрагентами. Взаимодействие со смежными отделами: юридический, бухгалтерия, инженерная служба. Ведение внутреннего документооборота в 1С Документооборот: сметы, заявки, заказы и т.п. Составление графиков и плана производств работ, проверка сметы, калькуляции и договора, получаемые от подрядчиков и заказчиков

Подготовка исполнительной документации по Контрактам (акты, кс-2, кс-3), работа с 1С (первичная бухгалтерия), ведение переговоров с Заказчиками, решение сложных и судебных претензий, работа с дебиторской задолженностью, контроль за выполнением работ на объектах, контроль за исполнением Контрактов, участие в переговорах по текущим работам на объектах, контроль за диспетчерской службой компании, составление отчетности по ППР и видам выполнения работ на объектах, расчет объемов выполненных работ по бригадам. Архивирование всей документации и проверка полноты полученных документов для закрытия Контракта. Подготовка документов для участия в тендерах (законы N 44-ФЗ, 223-ФЗ). Организация управления денежными потоками; обеспечение эффективного использования ресурсов; управление бюджетным процессом; общий анализ хозяйственной деятельности компании и разработка эффективных методик, способствующих оптимизации товарооборота и денежных потоков, повышению рентабельности и других аспектов, направленных на улучшение показателей результативности; общее руководство персоналом подчиненных служб.

Взаимодействие с жителями ЖК, вопросы по начислениям, льготам и т.д. Взаимодействие с подразделениями компании по вопросам выполнения заявок жителей. Работа с претензиями, жалобами, заявлениями от жителей. Составление отчетности по поступающим платежам и работа с задолженностями. Оформление необходимых справок жителям (ЕЖД, ФЛС, ЕПД, справка об отсутствии задолженности). Прием заявок от жителей на проведение текущего ремонта и решение форс-мажорных ситуаций. Заключение договоров с собственниками, ведение реестров. Ведение табеля рабочего времени. Взаимодействие с инженерными службами ЖК и субподрядными организациями. Ведение документооборота в 1С ЖКХ. Участие в подготовке и проведении общих собраний Обработка документации, ведение переписки с жителями и контрагентами Ведение реестра и отчет по заключенным договорам Мониторинг состояния управления ж/ф конкурентов в районах деятельности предприятия на привлечение рынка управления. Ведение работы по привлечению новых объектов к управлению, участие в подготовке коммерческих предложений по заходу на МКД/БЦ и в формировании Плана развития группы Компаний Осуществление выездных встреч с инициативной группой собственников помещений.

- ведение табеля графика рабочего времени - участие в совещаниях, протоколирование - контроль за выполнением работ различных бригад на объекте - оформление новых сотрудников - взаимодействие в субподрядными организациями - ведение документооборота на объекте - заказ канцелярии и строительных материалов на объект - ведение зарплатной ведомости бригад согласно выполненных работ - контроль и ведение табеля рабочего времени строительной техники на объекте - оформление КС-2, КС-3 - помощь инженерам ПТО

Открытие офиса "с нуля", управление финансовыми потоками (планирование, распределение, контроль); курирование и участие в формировании туристических предложений, взаимодействие с партнерами компании, консультирование клиентов и продажа туров, работа с корпоративными и VIP клиентами, продвижение продукта на рынке, составление и контроль за выполнением плана продаж, решение конфликтных ситуаций, составление отчетности, прием, обучение, мотивация персонала, проведение семинаров, работа с сайтом, копирайтинг, рерайтинг, работа в 1С ( выставление счетов, оформление тур-1, ваучеров и т.д.), подготовка всех закрывающих документов по заявкам, участие в проф. обучающих программах, выставках, семинарах, работа по расширению клиентской базы и т.д. поиск и подбор персонала для обслуживания разных участков, определение основных видов деятельности, создание рабочих мест, разработка положений, разработка мотивационных положений, ведение юридического и кадрового блоков, составление материалов для рекламной продукции.

Делопроизводство (регистрация входящей/исходящей корреспонденции, почта, документооборот 1С); согласование договоров, координация работы менеджеров; Подготовка проектов исходящих писем, ведение деловой переписки; - Заказ авиа и железнодорожных билетов, гостиниц. Подготовка отчетности по осуществленным заказам; Жизнеобеспечение офиса (контроль порядка и чистоты в офисе, заказ воды, канцелярии, мебели, расходных и др. материалов); - Организация встреч, встреча клиентов, приехавших на переговоры, организация совещаний; - Взаимодействие с подразделениями компании и партнерами в пределах своей компетенции; - Выполнение иных служебных поручений руководителя; Работа с первичной бухгалтерией (выставление счетов, отслеживание платежей, работа с Договорами).

Консультирование туристов по различным направлениям, подбор индивидуальных и групповых туров, полная поддержка клиента от оформления тура до его возвращения, заключение договоров с партнерами, работа с корпоративными клиентами, участие в инфо-турах и директорских турах, проведение семинаров, визовая поддержка клиентов, решение конфликтных ситуаций, ведение базы данных клиентов, составление и контроль за выполнением плана продаж, обучение новых сотрудников, работа с сайтом и его наполнением (рерайтинг, копирайтинг и т.д.). Привлечение новых клиентов и продажа туристических путевок (обработка онлайн-заявок, входящих звонков);

- консультирование туристов по различным направлениям - полная поддержка туриста от оформления тура до его возвращения - заключение договоров с партнерами - работа с корпоративными клиентами - участие в инфо-турах - проведение рекламных туров, Греция, о. Крит - участие в семинарах - визовая поддержка клиентов - решение конфликтных ситуаций - ведение базы данных клиентов

- консультирование туристов по различным направлениям - полная поддержка туриста от оформления тура до его возвращения - работа с сайтом компании - заключение договоров с партнерами - работа с корпоративными клиентами - участие в инфо-турах - участие в семинарах - визовая поддержка клиентов - решение конфликтных ситуаций - ведение базы данных клиентов

- Работа по созданию туристических продуктов (разработка маршрутов, ценообразование) - Взаимодействие с туристическими агентствами (контроль оплат, выставление счетов, курирование по всем вопросам, бронирование, отслеживание заявок) - ведение клиентской базы - проведение семинаров для туристических агентств - создание каталогов - участие в рекламных турах - участие в профессиональных выставках - взаимодействие с иностранными партнерами - участие в планировании плана продаж, мотивации менеджеров

Оформление и ведение офисной документации,взаимодействие с сотрудниками отделов и подразделений, прием посетителей, организация телефонных переговоров, работа с мини-АТС, всей офисной оргтехникой, распределение входящей корреспонденции, подготовка совещаний, протоколирование, административная поддержка офиса ( заказ канцелярии, подарков, оргтехники), travel поддержка руководителя, формирование отчетов о проделанной работе сотрудников, выставление счетов и контроль за отгрузкой товара, контроль курьерской службы.