Секретарь-референт

*Прием и обработка входящих звонков и корреспонденции: 10-20 звонков в день, фильтрация, переадресация, фиксация информации и доведение до лица (в случае отсутствия его на рабочем месте); прием корреспонденции 5 конвертов в день, сканирование конвертов и занесение информации в Excel–журнал, подшивка оригиналов в дело; отправка корреспонденции 5-7 конвертов, пакетов в день курьерскими службами и Почтой России. *Организация рабочего времени руководителя, ведение личного календаря: согласование дат с партнерами и клиентами, занесение информации в Outlook, отправка напоминаний руководителю на WhatsApp. *Организация встреч, совещаний и заседаний, подготовка информационных материалов: составление календаря на неделю/ месяц, ежедневная корректировка встреч, вноска изменений в Outlook по установленным распоряжениям руководителя, ежедневное напоминание, подготовка встреч, информации. *Организация и контроль делопроизводства и документооборота: регистрация в Excel–журнале входящих писем – 5-7 в день, передача писем на рассмотрение руководителя, подготовка писем/ КП клиентам и партнерам, подшив оригиналов в дело; регистрация исходящих – 5-60 в день, сканирование, распечатка, подписание, отправка, получение входящих номеров, фиксация, подшивка копий писем в дело; составление описей дел; ведение архива, подготовка папок к хранению документации. *Редактирование текстов: проверка документов на орфографию, пунктуацию и стилистику речи. *Составление и аналитическая работа с таблицами Microsoft Excel: составление список, функции сложения/вычитания/среднее значение/ВПР/сводные таблицы, диаграммы, графики и др. *Организация командировок сотрудников: поиск подходящих вариантов билетов и номеров по запросу руководителя, согласование, бронирование, заказ, подтверждение оплаты, регистрация на рейс; составление авансовых отчетов. *Техническая поддержка офиса: сканирование, копирование, распечатка, прошивка, заверение документов; работа с мини-АТС. * Посещение ИФНС/ПФ/ФСС (сдача документов и регистрация), Почты России (прием и отправление почтовой корреспонденции), Арбитражного Суда г. Москвы (подача документов; ознакомление с материалами судебных дел: посещение суда от 3 до 6 раз в месяц, фотографирование документов (от 5 до 30 томов по одному делу)) *Составление описей по материалам судебных дел: от 1 до 54 по одному делу. *Подача и регистрация документов через KAD.ARBITR.RU *Работа с Консультант + *Подготовка документов и организация процесса закупок по 44 и 223-ФЗ: получение Электронной подписи; аккредитация в Личном кабинете; подготовка конкурсной документации: заполнение форм по процедуре закупок, распечатка, подписание и сшивка документов; сканирование, отправка документов; регистрация участников на участие в процедуре вскрытия конвертов; подача и контроль документов в УФАС *Работа с учредительными документами *Работа с договорами клиентов: внесение первичных реквизитов клиентов, распечатка, подписание у руководителя, сшивка, заверение/ подписание, отправка клиенту, получение обратной связи от клиента. *Прием посетителей (кофе, чай) *Организационное и информационное обеспечение офиса: организация ремонта и санитарной обработки помещений, проверки пожарной безопасности: сбор документов, согласование, подписание договоров, проведение; подготовка пропусков для работников, гостей и клиентов офиса; организация поздравлений партнеров и клиентов компаний: поиск подарков, закупка, организация доставки, разработка маршрутного листа, отправка электронных поздравлений. * Обеспечение офиса канцелярией/питьевой водой/продуктов питания: заказ, оформление документов, контроль.

*Регистрация входящей/ исходящей корреспонденции: входящих писем 60-170 шт в день; исходящих – 130-340 в день. *Регистрация приказов и распоряжений: 3-29 в день, отправка исполнителям, ознакомление ответственных лиц, постановка на контроль исполнения. *Оформление распоряжение на оплату услуг почтовой связи/ Мейджор: 1-2 раза в месяц, согласование с бухгалтерией. *Мониторинг ЛК ЦБ РФ: распечатка писем, регистрация, получение резолюций ГД, контроль сроков исполнения поручений. Мониторинг ЛК ежедневно 3-6 раз. *Работа с электронным и бумажным документооборотом: регистрация в электронном журнале Excel, сканирование и ксерокопирование документов, подкрепление PDF-файлов в электронный журнал (от 30 до 340 в день), передача документов на рассмотрение руководителя, постановка на контроль, отправка документов исполнителям, подшив оригиналов документов в дела, подготовка папок для хранения дел, подготовка дел к сдаче документов в архив; участие в составлении номенклатуры дел по АО и сводной по компании. *Сканирование документов: от 60-340 шт. в день. *Взаимодействие с курьерскими службами: DHL, Major, Pony Express, EMS Почта России: 6-20 в день. *Оформление и отправка писем через Почту России: 70-180 писем в день, сортировка, заверение реквизитов в программу «Партионная почта России», распечатка конвертов, вкладывание писем в конверты и отправка на почту. *Бронирование переговорных *Назначение и организация встреч руководителя (работа с Outlook): 6-10 встреч в день, составление расписания, согласование с руководителем, партнерами и водителе; корректировка, бронирование столиков в ресторанах. *Ответ на входящие звонки: 5-10 в день. *Выполнение обязанностей ассистента генерального директора на время отпуска или больничного *Организация чая/кофе для гостей *Подготовка переговорной комнаты к совещаниям, контроль порядка и чистоты в переговорной комнате

* Прием и обработка входящих звонков: 30-50 в день; корреспонденции 20-50 конвертов в день. * Организация рабочего времени руководителя, ведение личного календаря * Организация встреч, совещаний, подготовка информационных материалов: 1-3 встречи в месяц, подготовка буклетов/рекламных материалов, приглашений партнерам, подача чая/кофе гостям. * Мониторинг среды Интернет по заданной тематике * Техническая поддержка офиса: сканирование, копирование, прием и передача факс сообщений, работа с мини-АТС * Работа с клиентами * Работа с 1С: заведение первичных реквизитов клиентов; составление ежемесячных отчетов по ТН и Счет-фактурам. * Прием посетителей (кофе, чай) * Организационное и информационное обеспечение офиса (заказ канцелярии, воды) * Организация корпоративных мероприятий: выбор и согласование места проведения мероприятия, составление сметы, меню, подписание договора, покупка алкогольных напитков, заказ транспорта, получение закрывающих документов.

* Ведение досье клиентов: сортировка, подшив документов, контроль сроков исполнения документов. * Развитие отношений с клиентом: ежемесячный обзвон, отправка электронных сообщений и писем, напоминание о сроках платежей, контрольный выезд/встреча с клиентом, поздравления с праздниками. * Контролирование эффективного использование утвержденных клиентам лимитов финансирования на отдельных дебиторов * Уведомление клиентов об изменении лимитов: письменно и по телефону, при встрече. * Консультирование клиентов по текущей работе, связанной с факторинговым обслуживанием * Несение ответственности за обеспечение в управлении режима коммерческой тайны и конфиденциальности о деятельности компании * Анализ объема фактически осуществляемых факторинговых операций и участников расчетов «Продавец», «Дебитор» с целью своевременного предложения пересмотра тарифа, изменения сроков отсрочки и т.д. * Сбор с клиента и передача ответственным сотрудникам компании документов, необходимых для рассмотрения вопросов по изменению условий факторингового обслуживания * Написание факторинговых заявок на заседание кредитного Комитета * Участие в заседаниях кредитного Комитета

* Прием и обработка входящих звонков: 5-15 в день; корреспонденции: 5-9 конвертов в неделю. * Организация рабочего времени руководителя, ведение личного календаря * Организация встреч, совещаний и заседаний, подготовка информационных материалов * Протоколирование совещаний: 1-3 раза в неделю. * Оформление протоколов: контроль подписания, контроль исполнения, хранение и архивация. * Мониторинг среды Интернета по заданной тематике * Техническая поддержка офиса: сканирование, копирование, прием и передача факс сообщений, работа с мини-АТС * Работа с клиентами * Прием посетителей (кофе, чай) * Организационное и информационное обеспечение офиса: заказ канцелярии, воды; организация корпоративных мероприятий 1-3 раза в год, выбор и просмотр место проведения, согласование с руководителем, составление меню и сметы, проведение, получение закрывающих документов.

* Прием и обработка входящих звонков: 6-15 в день, корреспонденции: 6-20 конвертов день. * Организация встреч, совещаний и заседаний: поддача чая/кофе, распечатка служебных материалов. * Организация и контроль делопроизводства и документооборота: регистрация корреспонденции, распечатка, подача документов на рассмотрение, постановка на контроль, исполнение сроков поручений, подшивка документов в дела, составление номенклатуры дел. * Электронный документооборот («Система «Дело»): введение программы с нуля в использование, занесений информации в программу, сканирование документов и их подкрепление к электронной программе, контроль, консультации сотрудников Центра по использованию электронной программы. * Оформление приглашений, командировок: составление приказа, командировочного удостоверения, Служебного задания, тезисов к докладам, передача документов в Международный отдел Центра по командировкам; составление авансовых отчетов. * Работа с оргтехникой: факс, ксерокс, сканер, мини-АТС * Взаимодействие и контроль работы структурных подразделений, контроль за исполнением работниками центра приказов, распоряжений, указаний * Прием посетителей (кофе, чай) * Решение административно – хозяйственных вопросов

выставление счетов, счет-фактур, выполнение актов сверок, работа с клиентами

принятие и проверка предоставляемых документов; первичный анализ кредито- и платежеспособности потенциальных клиентов; подготовка документов на кредитный комитет; ведение кредитного досье; ведение базы данных по заемщикам

принятие и проверка предоставляемых документов; первичный анализ кредито- и платежеспособности потенциальных клиентов; подготовка документов на кредитный комитет; ведение кредитного досье; ведение базы данных по заемщикам

Профессиональные навыки: составление и оформление документов; регистрация входящей/исходящей корреспонденции, оформление командировочных заявок; работа с мини-АТС, оргтехникой; ДП, прием посетителей; консультации; административная деятельность: оперативно – организационное обеспечение деятельности секретарей и заместителя генерального директора

Оформление договоров Составление отчетности Работа с Ценными бумагами (векселя, акции): консультации, выписывание векселей, ведение реестра акционеров Работа с клиентами: ведение заказов клиентов, встречи с клиентами по текущим вопросам и консультации Работа с базой данных