Делопроизводитель

Ведение документооборота компании, сбор подписей работников - Разработка должностных инструкций и иных внутренних документов - Регистрация входящей, исходящей документации; - Архивное хранение (бумажное и сканирование в нужные папки) - Организация и ведение делопроизводства: Обеспечение правильного хранения и учета всех видов документации. Подготовка и оформление внутренних и внешних документов согласно установленным стандартам. Работа с документацией: Обработка входящей и исходящей корреспонденции, включая регистрацию, учет и контроль исполнения. Взаимодействие с бухгалтерией: помощь в подготовке финансовых документов, актов сверки и других необходимых бумаг. Взаимодействие с отделом кадров: участие в оформлении трудовых договоров, приказов и отчетности. - Сбор тендерной документации с нуля для участия в тендерах. Замещение сотрудника отдела кадров: - Ведение и составление табеля учета рабочего времени; - Предоставление справок, копий трудовых книжек сотрудникам по запросу; - Подготовка отчетов по запросу руководства; - Сопровождение и помощь в оформлении трудовых договоров и приказов, должностных инструкций; - Подготовка проектов дополнительных соглашений в связи с внесением изменений или дополнений в заключенные договора, направление их контрагентам; - Ведение реестра заключенных договоров, их систематизация; создание и поддержка электронного архива договоров

Работа с документацией: регистрация входящих и исходящих писем, учет, систематизация, подготовка и предоставление документов по запросу - Организация, хранения и ведения архивного делопроизводства (прием, сканирование документов, размещение документов в электронном архиве) - Организация командировок для сотрудников (заказ билетов, гостиниц, выдача необходимых документов для командировок) - Обеспечение офиса расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса - Организация встреч, приемов и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров; - Контроль за исполнением работниками предприятия приказов и распоряжений руководителя, ознакомление работников с приказами - Обеспечение рабочего места руководителя и сотрудников офиса (необходимыми средствами, техникой, канцелярскими принадлежностями) - Помощь сотрудникам отдела снабжения и закупок (составления коммерческих предложений, общение по телефону и электронной почте с поставщиками) - Помощь в проведения инвентаризаций. - Частичное замещение специалиста отдела кадров (ведение частичного кадрового делопроизводства): - Оформление приема, перевода, увольнения; - Формирование и хранение личных дел работников; - Заполнение, учет и хранение трудовых книжек; - Ведение, учет и хранение личных карточек формы Т-2; - Составление и контроль за соблюдением графика отпусков; - Ведения табеля учета рабочего времени, ведения журналов отлучек и местных командировок выдача заверенных копий документов и справок о работе. - Помощь юристу (оформление договоров, актов о выполненных услугах, соглашений и т.д.) - Помощь главному инженеру (составлений писем, запросов) - Помощь главному бухгалтеру (сбор закрывающих документов от заказчиков, поставщиков) Частичная взаимодействия с отделом ПТО: - Взаимодействия с прорабами, инженерами - оформления телефонограмм, гарантийных писем в РЭВС АО "Мосводоканал и т.д. организаций; - оформления заявок на допуск представителей организации в АО "Мосводоканал", ГУП "Москоллектор ", и иных организаций. - оформление сопроводительных писем к исполнительной документации, передачи технических актов и иных документов. - Ведение реестра паспортов и сертификатов.

Организация рабочих мест персонала офиса; Организация трансферов для сотрудников компании; Прием поступающей руководителю корреспонденции, распределение и передача корреспонденции в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования или ответов. Прием и регистрация документов и заявлений на подпись для руководителя. Ответ на телефонные звонки, регистрация и передача информации руководителю Организация и проведение телефонных переговоров руководителя. Выполнение поручений руководителя, составление писем, запросов и других документов. Ведение архива документов и дел, обеспечение их сохранности, передача в архив. Обеспечение офиса расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса; Приемка, хранение, выдача и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; Организация встреч, приемов и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров; Контроль за исполнением работниками предприятия приказов и распоряжений руководителя, ознакомление работников с приказами, а также контроль за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя. Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами, техникой, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующие эффективной работе. Материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий; Проведение инвентаризаций. Частичное замещение специалиста отдела кадров (оформление приема, увольнения сотрудников составление приказов, составление и ведение личных дел, оформление карточек Т-2) Помощь юриста (оформление документов, оформление договоров)

организация рабочих мест персонала офиса; организация трансферов для сотрудников компании; контроль за соблюдением работниками офиса правил пожарной безопасности; контроль оплаты счетов; обеспечение офиса расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса; приемка, хранение, выдача и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; организация встреч, приемов и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров; материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий; проведение инвентаризаций.

организация рабочих мест персонала офиса; организация трансферов для сотрудников компании; контроль за соблюдением работниками офиса правил пожарной безопасности; контроль оплаты счетов; обеспечение офиса расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса; приемка, хранение, выдача и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; организация встреч, приемов и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров; материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий; проведение инвентаризаций.

Прием и распределение звонков. Ведение делопроизводства. Обеспечение ежедневной работы офиса. Помощь в организации поиска и подбора персонала, ведение кадровой документации. Организация командировок. Организация и координация встреч‚ переговоров. Выполнение поручений руководителя.