Ассистент руководителя/ Бизнес-ассистент

Ключевые задачи:

1. Полная административная поддержка руководителя: ведение деловой переписки, организация встреч, подготовка документов и отчетов.

2. Ведение делопроизводства: регистрация, согласование и контроль исполнения документов.

3. HR-функции: подбор и адаптация сотрудников, ведение графиков работы и отпусков.

4. Полное сопровождение деловых поездок: бронирование билетов, гостиниц, трансферов.

5. Настройка бизнес-процессов, написание регламентов, контроль исполнения поручений, задач и дедлайнов, переговоры, коммуникации, взаимодействие с командой, партнерами, клиентами, подрядчиками, дистрибьюторами и т.д.

6. Выполнение представительского функционала, взаимодействие с различными организациями и учреждениями (ТПП, Минпромторг, Администрации, РЭЦ, Мособлэкспертиза и пр.)

7. Работа с дизайнерами (полиграфия и дизайн: от каталогов до брендированной продукции), ведение сайта компании совместно с IT службой.

8. Работа с производством, транспортными компаниями, подрядчиками и поставщиками.

Достижения:

1. Часть задач руководитель полностью делегировал мне (без своего участия и контроля)

2. Организация поездок формата Business в Казахстан, Узбекистан, Турция.

3. Выстроена работа двух офис-менеджеров в разных офисах.

5.Инициировала развитие отдела ВЭД, что привело к контрактам с Белоруссией и Казахстаном.

-Организационная и административная поддержка руководителя.

-Ведение деловой переписки, документооборот.

-Контроль снабжения объектов стройматериалами, оборудованием, комплектующими.

-Анализ рынка, поиск выгодных поставщиков.

- Взаимодействие с транспортными компаниями, логистика поставок.

-Участие в переговорах с партнерами/клиентами.

-Оперативный контроль над обеспечением производства технической документацией, оборудованием, инструментом, материалами, комплектующими изделиями.

-Анализ рынка, мониторинг конкурентов.

-Деловая переписка с заказчиками, поставщиками, клиентами.

-Поиск наиболее выгодных вариантов закупки товара.

-Разработка проектной и рабочей документации в программном обеспечении Archicad.

-Исследование новых тенденций в проектировании, в строительных технологиях и материалах.

-Увязка других разделов проекта с архитектурными чертежами.

-Работа с Заказчиком и поддержка проектной команды на встречах с Заказчиком.

- Подготовка технических заданий на проектирование в части АР.