Больше информации будет доступно после регистрацииЗарегистрироваться как работодатель
Офис-менеджер/секретарь/переводчик/ассистент/координатор
Женщина
Москва, переезд возможен, готова к командировкам
ЗанятостьПолная занятость
График работыПолный день
Опыт работы
Август 2019 —
ноябрь 2020
ноябрь 2020
1 год 3 месяца
Engineering LLC
Секретарь, офис-менеджер, помощник руководителя с английским языком, помощник бухгалтера
- Организация работы офиса
- Приём и распределение звонков (мини АТС)
- встреча посетителей и гостей офиса (выписка пропусков, чай, кофе (кофемашина), печенье/конфеты для гостей.
- работа с офисным оборудованием (МФУ -ксерокс, принтер ,сканер)
- документация (входящая/исходящая) ведение электронной таблицы
- Почта России - 1 раз в неделю (отправить/забрать письма)
- работа с курьерскими службами и водителями.
- обеспечение полной административной поддержки (заказ канцелярии, мебели, бытовой химии, чая, кофе, продуктов, предметов гигиены)
- курирование работы уборщицы, обеспечение средствами для уборки офиса.
- планирование и организация бизнес встреч, командировок руководителей ( бронирование/покупка билетов, бронирование гостиниц, заказ такси)
- работа по сайту (заполнение таблицы по списку ключевых словосочетаний для оптимизации работы сайта, переписка с менеджерами администраторами по обновлению сайта, для достижения требуемого результата)
- ведение деловой переписки, телеконференции на английском с менеджерами западных компаний
- ведение базы всей контактной информации (адреса ,телефоны поставщиков и тех фирм с которыми сотрудничаем)
- разрешение проблемных ситуаций (гарантийные вопросы)
- переводы документации с английского на русский и с русского на английский. Тематика "Конвейера и комплектующие" - Голландия, "Линии розлива воды, молока, пива, водки, газированных напитков" - Италия, "Транспортёры, конвейерные линии и комплектующие по необходимости" - Америка, Голландия, Италия, Испания.
- Работа со Сбербанк Бизнес Онлайн - клиент банк. Оплата счетов, проведение выписки, изменение номенклатуры, внесение новых клиентов.
- Работа на выставках: административная часть, подготовительная, заполнить формы, оформить заявки, оформить счета и закрывающие документы, оформление пропусков как пешеходных так и для автомобилей легковых, а так же для ввоза оборудования на грузовых автомобилях, заказ грузоподьёмника. Работа с Администрацией выставки ("Агропродмаш" в "Экспоцентр" и молочной выставки "Dairy Tech " в "Крокус Экспо") Оформление Причина ухода - сокращение штата из-за 2ой волны пандемии.
Январь 2017 —
июнь 2019
июнь 2019
2 года 5 месяцев
Посольство Народной Республики Бангладеш
Секретарь консульского отдела ( с английским языком)
- Приём, распределение телефонных звонков (на английском языке в том числе) консульский отдел, торговый отдел, военный отдел и дт.
- Консультирование по визовым вопросам по телефону (какие документы необходимо подать, в какие сроки, стоимость услуги).
- Обработка корреспонденции (корпоративная почта, Почта России, курьерские службы)
- Взаимосвязь с курьерами других посольств и организаций, Взаимосвязь с водителями посольства (дипломатическая почта, поездки в другие посольства, аэропорты, гостиницы) встречи сопровождения делегаций.
- Сотрудничество с уборщицами, помощниками на кухне, посудомойщицами, официантками.
- Взаимодействие с секретарями других отделов посольства: коммерческий отдел (торговый), военный отдел. С секретарями консула и посла.
- В отсутствии наличия свободного водителя доставка документов в МИД в Экспедицию для Консульского отдела. (оформление документов, виз, пригласительных писем, паспортов для дипломатов и их семей, а также для сотрудников посольства).
- Приём пакета документов на визу (консультирование, предоставление бланков, форм, помощь в переводе при общении подающих на визу и сотрудника консульского отдела гражданина Бангладеш).
- Приём документов на аккредитацию от различных компаний собирающихся открыть филиал в Бангладеш.
- Переводы: переводы писем и таблиц необходимых для отчётности перевод сертификатов: - Birth Sertificate - Свидетельство о рождении - N.O.C. Sertificate - No Objection Sertificate Сертификат об отсутствии возражений - Name Sertificate - Именной Сертификат (изменение имени - P. C.C. Sertificate - Police Criminal - Сертификат об отсутствии судимости - Marital Status Sertificate (Marriage / Divorce) Сертификат о Семейном положении (Брак / развод) - Education Sertificate - Сертификат об Образовании
- Подготовка документов для налоговой для дипломатов посольства (чеки, авансовые отчёты)
- Помощь Мадам (супруге посла) в организации благотворительных мероприятий таких как Зимний Благотворительный Базар (Winter's Bazaar) с участием Международного Женского Клуба (International Women's Club) президентом которого супруга посла является.
- Участие в национальных праздниках (организация порядка, присмотр за детьми, заказ такси, решение вопросов по обстоятельствам).
- Помощь в коммуникации с органами правоохранения, охраной, полицией, сотрудниками ФМС и УФСИН.
- Взаимосвязь с арендодателями (Глав УПДК - ГорГаз, с вентиляционщики, электрики, пожарники, обслуживание и ремонт дверей, замена магнитных ключей и карточек а так же электронных считывателей.)
- Выполнение иных поручений руководства. Соблюдение внутреннего распорядка.
Сентябрь 2014 —
декабрь 2016
декабрь 2016
2 года 3 месяца
ООО "БЕКАР" молочные закваски
Офис-менеджер ( с английским языком)
- Прием и переадресация телефонных звонков (мини АТС)
- заказ пропусков посетителям через пункт охраны
- встреча посетителей (подача кофе/чая)
- входящая/исходящая корреспонденция (регистрация)
- прием/отправка факсов
- ведение электронного документооборота
- прием документов и регистрация в книге корреспонденции
- подготовка почтовой корреспонденции к отправке
- прием/регистрация корреспонденции от курьеров
- подготовка переговорных к началу встречи
- взаимодействие с курьерами (в сфере передачи документов)
- оформление доверенностей на получение материальных ценностей и документов
- составление/оформление официальных писем на бланке компании
- взаимодействие со службами арендодателя (прием/передача писем, счетов, актов, информационных писем, прочих документов)
- обеспечение технической подготовки командировок сотрудников офиса (заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц, заказ трансфера и т.д.)
- организация конференций (заказ питания, поиск помещения, формирование рекламных материалов)
- организация и контроль работы служб, обеспечивающих функционирование офиса (уборка, видео наблюдение, коммунальные слуги, вентиляция, ремонт и т.п.)
- контроль за наличием канцелярских, хозяйственных товаров, продуктов
- выполнение поручений генерального директора Контроль работы уборщицы. Причина ухода - сокращение штата
Август 2012 —
август 2014
август 2014
2 года
JC design
Офис – менеджер ( с английским языком)
- Прием и переадресация входящих телефонных звонков.
- Обеспечение жизнедеятельности офиса
- Прием и отправка корреспонденции
- Ведение внутреннего документооборота
- Координация встреч, переговоров и командировок
- Решение административных вопросов
- Поддержание внутренней и внешней коммуникации компании
- Составление текстов, писем, документов ( в т.ч. на английском)
- Причина ухода - по собственному желанию
Август 2009 —
июль 2012
июль 2012
2 года 11 месяцев
НОУ "Международная Школа"
Секретарь, офис-менеджер, помощник руководителя (с английским языком)
- Приём и распределение входящих телефонных звонков.
- Обработка входящих / исходящих факсов
- Обработка входящих / исходящих сообщений / работа с курьерскими службами/доставка
- Обработка всех сообщений электронной почты.
- Прием посетителей/родителей, и консультирование по вопросам поступления в школу.
- Предоставлять посетителям напитки (кофе, чай и т.д.)
- Учитывать просьбы от сотрудников.
- Выявлять и сообщать о любых возможных проблемах в области безопасности.
- Заказ такси и бронирование билетов для руководства.
- Координация документооборота.
- Регулярное обновление класс реджистеров
- Обеспечение сотрудников охраны обновленными списками сортудников.
- Ведение календаря приема посетителей.
- Обеспечивать поддержку в вопросах Администрирования, если это потребуется.
- Заказ канцелярии для учителей школы а так же для сотрудников офиса и адмишн
- Заказ мебели и всего необходимого по требованию из ИКЕА
- Своевременный заказ питьевой воды / кулеров / стаканчиков
- Сотрудничество по вопросам ежедневного поддержания порядка в школе с соответствующим персоналом (командой уборщиц, Разнорабочим, Инженером, Службой охраны, техническим специалистом )
- Координация и поддержка в проведении школьных мероприятий (ярмарок, концертов, родительских собраний и т.д.)
- Перевод документов (русский / английский) и иногда последовательный перевод во время встреч, если это потребуется.
- Регулярное обновление студенческой базы данных в течение 48 часов с момента получения информации.
- Причина ухода - по семейным обстоятельствам
Июнь 2007 —
июнь 2009
июнь 2009
2 года
ЗАО "Саатчи энд Саатчи" международное креативное агенство
Административный координатор (с английским языком)
- Поддержание жизнеобеспечения офиса: - Курирование работы ресепшена (1 человек в подчинении), замещение по необходимости (в обеденное время ,по болезни : приём и распределение звонков (мини АТС) - встреча посетителей и гостей офиса (выписка пропусков, чай, кофе (кофемашина) - работа с офисным оборудованием (ксерокс, принтер,сканер, факс) - документация (входящая/исходящая) ведение базы - работа с курьерскими службами, такси. - обеспечение полной административной поддержки (заказ канцелярии, мебели, бытовой химии, чая,кофе, продуктов, предметов гигиены),грамотное использование места в кладовке - курирование работы обслуживающего персонала Торгового Дома на Большой Дмитровке (охраны, уборщиц, слесарей) общение с арендодателем. - планирование и организация бизнес встреч, командировок руководителей (оформление виз,бронирование билетов, бронирование гостиниц, заказ такси), - составление авансовых отчётов для иностранных руководителей по путешествиям и расходам (по билетам, счетам за гостиницы,рестораны,такси) - оформление приглашений,рабочих виз, разрешений на работу, регистраций, медицинских анализов и т.д. для иностранных сотрудников компании (граждан Германии, Дании, Австралии, Великобритании, Ирландии, и т.д. ) - поиск жилья (квартир и гостиниц) для иностранных сотрудников - ведение деловой переписки, организация телеконференций - ведение базы всей контактной информации (адреса ,телефоны) - разрешение проблемных ситуаций (гарантийные вопросы) - переводы документации с анлийского на русский и с русского на английский (по необходимости, в частности для отчётности в бухгалтерию - пояснение к авансовым отчётам) - поиск няни - гувернантки для детей руководства - организация еженедельных пятничных вечеринок (традиционных для Саатчи -для сплочения коллектива) - помощь в организации вечеринок посвящённых Рождеству, вечеринке для детей работников компании, летней вечеринке, и т.д.) Украшение офиса, декорирование различными подручными купленными средствами (мишура, гирлянды, электрические гирлянды, малые и средние новогодние украшения, елка. , и тд.) Причина ухода - в связи со сменой руководства
Июнь 2005 —
июнь 2007
июнь 2007
2 года
ЗАО "Чери Автомобили Рус" официальное представительство китайских автомобилей Чери в России
офис - менеджер (с английским языком)
- Приём и распределение звонков (мини АТС)
- встреча посетителей и гостей офиса (выписка пропусков, чай, кофе (кофемашина)
- работа с офисным оборудованием (ксерокс, принтер,сканер, факс)
- документация (входящая/исходящая) ведение базы
- работа с курьерскими службами и водителями.
- обеспечение полной административной поддержки (заказ канцелярии, мебели, бытовой химии, чая,кофе, продуктов, предметов гигиены)
- курирование работы уборщиц
- планирование и организация бизнес встреч, командировок руководителей (оформление виз,бронирование билетов, бронирование гостиниц, заказ такси)
- оформление рабочих виз, разрешений на работу и т.д. для иностранных сотрудников компании (граждан КНР)
- ведение деловой переписки, организация телеконференций
- ведение базы всей контактной информации (адреса ,телефоны дилеров)
- разрешение проблемных ситуаций (гарантийные вопросы)
- переводы документации с анлийского на русский и с русского на английский Причина ухода - по собственному желанию
Обо мне
Уверенный пользователь (Mac OSX, WindowsXp, Ms Office (Word, Excel, Power Point, Zoom), 1 C Торговля 8.0, ЭДО, CRM, internet (Internet Explorer, Outlook Express, etc.), Опытный пользователь офисного оборудования Сильные коммуникативные навыки, хорошие организаторские способности. Умение работать с большим количеством информации и людей, внимательность к деталям. Умение работать как самостоятельно, так и в команде. Уверенный пользователь ПК. грамотная устная и письменная речь. Свободный английский! Инициативность. Не курю!
Образование высшее
2004
Челябинский Государственный Педагогический Университет
Иностранных Языков (Английский язык), Лингвист,преподаватель,переводчик
Знание языков
Русский — родной
Иностранные языки
Английский — C2 — В совершенстве
Дополнительная информация
- Гражданство
- Россия
- Время в пути до работы
- Не имеет значения