Бизнес-ассистент/Личный помощник руководителя

Полное сопровождение и обеспечение деятельности собственника компании

Полная административная и информационная поддержка деятельности руководителя: • планирование‚ координация и ведение рабочего графика руководителя; • организация внешних и внутренних встреч‚ совещаний, телефонных переговоров; • travel поддержка руководителя и членов его семьи (оформление паспортов, виз, заказ билетов, бронирование гостиниц); • документооборот руководителя; • информационное обеспечение деятельности руководителя (своевременная подготовка и предоставление материалов к мероприятиям с участием руководителя); • деловая переписка; • организация приема посетителей руководителя; • выполнение личных поручений руководителя; • поддержка жизнедеятельности офиса (взаимодействие с арендодателем, эксплуатационными, инженерными службами, службой безопасности и прочее). • маркетинговая поддержка (взаимодействие с разработчиками сайта, дизайнерами).

Полная административная и информационная поддержка деятельности руководителя: • планирование‚ координация и ведение рабочего графика руководителя; • организация внешних и внутренних встреч‚ совещаний, телефонных переговоров (в том числе зарубежных); • travel поддержка руководителя и членов его семьи (оформление паспортов, виз, заказ билетов, бронирование гостиниц); • документооборот руководителя; • протоколирование совещаний; • информационное обеспечение деятельности руководителя (своевременная подготовка и предоставление материалов к мероприятиям с участием руководителя); • взаимодействие с другими подразделениями компании; • деловая переписка; • контроль за исполнением поручений руководителя бизнес подразделениями компании; • организация приема посетителей руководителя; • выполнение личных поручений руководителя; • организация и контроль работы Административно-хозяйственного отдела (руководство и координация деятельности секретариата, курьерской службы, водителей) персонал до 10 человек; • поиск и подбор административного персонала; • поддержка жизнедеятельности офиса (взаимодействие с арендодателем, эксплуатационными, инженерными службами, службой безопасности и прочее); • бюджетирование, оптимизация и контроль за расходами Административного отдела. Достижения. Организация переезда офиса, все этапы (поиск, просмотр, переговоры, заключение договора,планирование рассадки сотрудников 100 чел., переезд, расстановка). Снижение затрат на обеспечения жизнедеятельности офиса в следствие ведения регулярного контроля за расходами.

- ведение рабочего графика руководителя; - ведение документооборота руководителя; - паспортно визовая поддержка руководителя; -организация командировок, поездок, отпусков, включая поиска наиболее удобных и рентабельных перевозчиков; - протоколирование совещаний; - контроль за исполнением приказов и распоряжений руководителя; - координация работы секретарей, водителей, завхоза; - исполнение поручений руководителя.

- планирование рабочего дня руководителей; - административная поддержка; - организация встреч, совещаний, заседаний, проводимых руководством компании; - заказ пропусков и прием гостей (чай, кофе); - прием и регистрация документов; - контроль исполнения распоряжений и указаний руководства; - бронирование билетов, гостиниц; - составление авансовых отчетов руководства; - заказ и распределение канцелярских товаров; - прием и распределение звонков, поступающих руководству; - выполнения поручений руководителей.