Помощник руководителя, ассистент руководителя

• Ведение календаря руководителя в Outlook;
• Планирование рабочего дня руководителя;
• Проверка корректности составления документов перед подписанием у руководителя (электронных в МосЭДО и бумажных);
• Встреча гостей и посетителей руководителя;
• Бронирование переговорных комнат;
• Взаимодействие со структурными подразделениями;
• Работа с оргтехникой;
• Организация встреч, совещаний (в т.ч. онлайн);
• Обеспечение хозяйственной, бытовой и операционной работы приемной;
• Подготовка сводной информации на основе данных подразделений;
• Прием входящих звонков;
• Выполнение личных поручений руководителя;
• Подготовка , анализ материалов , работа с Power Point, Word, Outlook

Функционал ресепшен 1. Инфо блок: — вики всей БГ — внешние ресурсы Яндекса — составление еженедельных анонсов и их публикация — взаимодействие с сотрудниками в чатах 2. Адаптация — ознакомление с офисом, помощь с пропусками и доступами — подготовка контента про офис для презентаций 3. Разработка навигации и визуалов 4. Пропуска и доступы: — подготовка, выдача, замена, активация (прошивка) и утилизация белых, красных и синих пропусков — курирование и выдача доступов в помещения — обработка заявок на гостей, зону разгрузки/погрузку — подготовка и передача отчета по уволенным сотрудникам 5. Паркинг — подготовка, выдача, замена, активация и утилизация радиометок — обработка заявок на гостевую парковку, ведение календаря — отслеживание загруженности паркинга — решение форс-мажоров с сотрудниками — контроль за информацией о транспорте на стафф сотрудников — регистрация велосипедов и самокатов 6. Переговорные — отслеживание загруженности переговорных — мониторинг состояние переговорных: оборудование, мебель, наполнение — подготовка переговорных для деловых встреч — ведение календаря бронирование — бронирование вип-переговорных — поиск переговорных по запросу сотрудников 7. Ассистенты полное сопровождение в части встречи гостей, поиска переговорных, организации чая/кофе 8. Мероприятия — вывод переговорных — согласование съемок и единичных официальных мероприятий — согласование неформальных мероприятий в очереди FUN — отслеживание загрузки лаунжей 9. Лаунжи — контроль за ассортиментом и его обновление — контроль и консультирование по работе оборудования 10. Экскурсии — обновление формы регистрации — сбор и проверка заявок — отправка инфо писем — оформление пропусков — встреча гостей — поиск и модерирование экскурсоводов — проведение экскурсий — обновление программы 11. Служба протокола — взаимодействие с PR и GR по проведению встреч — взаимодействие со службой протокола второй стороны — подготовка помещения и сервиса согласно обозначенному протоколу 12. Мерч — разработка и производство — новогодние подарки — для партнеров — для сотрудников БГ — для экскурсий 13. Закупка — канцелярия по запросу обеспечения — канцелярия по запросам сотрудников — пауэрбенки — ручки в переговорные — зонтики 14. Выдача — мерч — пауэрбенки — зонтики Пакеты Расходка бейдж — токены — сим карты — штрихкоды для велосипедов и самокатов Радиометки 15. Составление и обновление регламентов Службы административного уавления 16. Коммуникация с внешними гостями и гос органами 17. Помещения — распределение складов между сервисами и командами — контроль распределения всех помещений и их количества 18. Потеряшки — сбор, хранение, выдача — ведение диска 19. Подписки — сбор заявок от сотрудников — оформление и продление подписок 20. Бренд расходка заказ, производство и утилизация: — печатей и штампов — конвертов и бланков — визитки 21. Ведение процесса «Периодика» 22. Сервис Доставки — прием и регистрация посылок — поиск потеряшек Прием, регистрация и передача корреспонденции Дни рождения 23. Такси - Заказ такси сотрудникам - Подключение корпоративной кнопки и личного кабинета 24. Работа с внешними людьми - координирование - помощь в решении проблем 25. Работа с государственными органами - прием документации -координирование 26. Факс - распределение писем -отправка факса государственным органом 27. Обработка тикетов по съемкам 28. Обучение и адаптация новых сотрудников 29. Экскурсия для партнеров ( привлечение новых клиентов) 30. Выполнение административных проектов

Функционал ресепшен 1. Инфо блок: — вики всей БГ — внешние ресурсы Яндекса — составление еженедельных анонсов и их публикация — взаимодействие с сотрудниками в чатах 2. Адаптация — ознакомление с офисом, помощь с пропусками и доступами — подготовка контента про офис для презентаций 3. Разработка навигации и визуалов 4. Пропуска и доступы: — подготовка, выдача, замена, активация (прошивка) и утилизация белых, красных и синих пропусков — курирование и выдача доступов в помещения — обработка заявок на гостей, зону разгрузки/погрузку — подготовка и передача отчета по уволенным сотрудникам 5. Паркинг — подготовка, выдача, замена, активация и утилизация радиометок — обработка заявок на гостевую парковку, ведение календаря — отслеживание загруженности паркинга — решение форс-мажоров с сотрудниками — контроль за информацией о транспорте на стафф сотрудников — регистрация велосипедов и самокатов 6. Переговорные — отслеживание загруженности переговорных — мониторинг состояние переговорных: оборудование, мебель, наполнение — подготовка переговорных для деловых встреч — ведение календаря бронирование — бронирование вип-переговорных — поиск переговорных по запросу сотрудников 7. Ассистенты полное сопровождение в части встречи гостей, поиска переговорных, организации чая/кофе 8. Мероприятия — вывод переговорных — согласование съемок и единичных официальных мероприятий — согласование неформальных мероприятий в очереди FUN — отслеживание загрузки лаунжей 9. Лаунжи — контроль за ассортиментом и его обновление — контроль и консультирование по работе оборудования 10. Экскурсии — обновление формы регистрации — сбор и проверка заявок — отправка инфо писем — оформление пропусков — встреча гостей — поиск и модерирование экскурсоводов — проведение экскурсий — обновление программы 11. Служба протокола — взаимодействие с PR и GR по проведению встреч — взаимодействие со службой протокола второй стороны — подготовка помещения и сервиса согласно обозначенному протоколу 12. Мерч — разработка и производство — новогодние подарки — для партнеров — для сотрудников БГ — для экскурсий 13. Закупка — канцелярия по запросу обеспечения — канцелярия по запросам сотрудников — пауэрбенки — ручки в переговорные — зонтики 14. Выдача — мерч — пауэрбенки — зонтики Пакеты Расходка бейдж — токены — сим карты — штрихкоды для велосипедов и самокатов Радиометки 15. Составление и обновление регламентов Службы административного уавления 16. Коммуникация с внешними гостями и гос органами 17. Помещения — распределение складов между сервисами и командами — контроль распределения всех помещений и их количества 18. Потеряшки — сбор, хранение, выдача — ведение диска 19. Подписки — сбор заявок от сотрудников — оформление и продление подписок 20. Бренд расходка заказ, производство и утилизация: — печатей и штампов — конвертов и бланков — визитки 21. Ведение процесса «Периодика» 22. Сервис Доставки — прием и регистрация посылок — поиск потеряшек Прием, регистрация и передача корреспонденции Дни рождения

1. Работа с первичной документацией, отслеживание счетов, оплат; 2. Взаимодействие с управляющей компанией БЦ (направление заявок в техническую службу при поломках, контроль выполнения работ по заявкам); 3.Travel-поддержка руководителей; 4.Контроль чистоты офисных помещений и наличия ТМЦ (канцтовары, вода). 5. Ведение календаря руководителя 6. Протоколирование встреч 7. Ведение договоров и счетов клиентов 8. Заказ так и для сотрудников

1) Приём заявок от компаний-Арендаторов на регистрацию и выдачу гостевых пропусков для посетителей; 2) Взаимодействие с сотрудниками Арендаторов для передачи документации и корреспонденции ; 3) Встреча гостей, сопровождение их до места назначения ; 4) Выполнение поручений руководителя ; 5) Предоставление справочной информации посетителям Бизнес-Центра ; 6) Организация почтовых отправлений ( взаимодействие с Почтой России по получению и отправки писем). 7) Работа с делопроизводством ( договора , счета) 8) выполнение поручений руководителя 9) протоколирование встреч 10) тревел поддержка( заказ билетов , бронирование отелей) 11) Встреча и оформление документаций от партнеров

Распределение и отчетность по трафику, работа с клиентами, отслеживание порядка дилерского центра, заказ канцелярии, ведение отчетности по теми-драйву автомобилей, ведение календаря руководителя, travel-поддержка, помощь в подготовке и проведении конференций и переговоров.

Работала на должности кассир . Получила второй разряд за успешную работу. Работа с клиентами .