Специалист по техническому документообороту

• Приемка, проверка, регистрация и хранение проектной и рабочей документации; • Документооборот: (прием/отправка документации, регистрация писем, распределение документов, ведение архивного делопроизводства); • Документационное обеспечение проектной группы (переписка, подготовка документов, контроль исполнительской дисциплины, обеспечения хранения электронных и бумажных версий документов); • Нормативное обеспечение документационных процессов. Подготовка регламентов, инструкций по ведению общего и технического документооборота в бумажном виде и в системе электронного документооборота); • Ведение протоколов переговоров с контрагентами и совещаний, организация контроля их решений; • Контроль исполнительской дисциплины, подготовка отчетов и сводок о статусе корреспонденции и выполнении задач; • Организация учета и контроля исполнения сотрудниками компании заданий и поручений руководства; • Ведение кадрового учета в полном объеме (оформление приемов, переводов, увольнений, отпусков, больничных и пр.), включая контроль предоставления работниками полного комплекта документов для оформления соответствующих документов; • Заключение трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовым договорам; • Формирование и ведение личных дел работников, вкл. своевременное внесение любых изменений в сведениях о них; • Формирование штатного расписания, графика отпусков, справок для сотрудников по запросам, копий трудовых книжек и пр. • Разработка и участие в разработке локальных нормативных актов (инструкций, положений, приказов и пр.); • Разработка должностных инструкций; • Консультация руководителей и сотрудников по трудовому законодательству и кадровым вопросам; • Заполнение, учет и хранение личных книжек; • Выдача справок, связанных с трудовой деятельностью; • Подбор персонала; • Оптимизация процессов по документообороту при работе с подрядчиками; • Осуществление тендерного документооборота; • Организация договорной работы с поставщиками (подрядчиками); • Получение и проверка закрывающих документов, контроль за своевременным предоставлением оригиналов документов; • Формирование, классификация и ведение базы данных контрагентов по деятельности компании; • Организация технического архива компании; • Ведение деловой переписки; • Подготовка приказов по текущей деятельности компании и ведение их учета; • Организация поддержания жизнедеятельности офиса; • Подготовка необходимых материалов и технического обеспечения к проведению переговоров с контрагентами; • Организация видеоконференцсвязи на территории офиса и за его пределами; • Организация приема посетителей на территории офиса; • Организация обеспечения билетами и заказа гостиницы командируемым сотрудникам компании;

* Сбор, обработка, структурирование и анализ экономической информации; * Учет полученных и выставленных валютных счетов; * Формировании бюджета, плана оплат и контроль его исполнения; * Планирование и контроль финансово-хозяйственной деятельности компании, связанной с валютными операциями; * Планирование затрат, расчет расходов и прибыли предприятия; * Подготовка отчетности, аналитика финансовых показателей (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно);

* Учет, регистрация, подготовка, контроль внесения изменений и архивация договоров с клиентами и контрагентами компании; * Разработка регламентов, положений, инструкций, нормативных документов, связанных с оперативной деятельностью компании и взаимодействием отделов, контроль за исполнением; * Аналитика эффективности работников, подготовка отчетности, сравнительный анализ; * Ведение процесса по оформлению выданных доверенностей и контроль сроков действия; * Разработка положений об отделах и подразделений; * Создание единых шаблонов / образцов договоров, служебных записок, исходящих писем, доверенностей, заявлений и т.п.; * Разработка положения по документообороту; * Актуализация положения по информационной безопасности; * Актуализация положения об оплате труда и премировании, по охране труда; * Разработка документа о защите персональных данных и о коммерческой тайне;

* Составление и ведение личных дел работников, сбор и обработка персональных данных; * Оформление трудовых книжек - внесение записей, регистрация, учет и хранение; * Документальное оформление приема и увольнения сотрудников, перевода персонала на другие штатные единицы согласно нормам ТК РФ; * Ведение журнала регистрации всех приказов, архивирование, хранение; * Актуализация и контроль приказов на право подписи документов; * Контроль и внесение изменений личных данных работников всех уровней в соответствии со стандартами учетных документов; * Сбор данных для аттестации и повышения квалификации; * Контроль проведения аттестации рабочих мест, спец.оценки труда * Разработка механизма поощрения и взыскания; * Оформление отпусков и контроль за исполнением графика; * Контроль соблюдения регламента по командировкам; * Ведение личных карт учета СИЗ; * Учет прохождения медкомиссии * Разработка должностных инструкций; * Разработка единого шаблона трудового договора согласно нормам ТК РФ; * Учет удержанных средств; * Архивирование документации;

* Прием телефонных звонов, фиксация и передача служебной информации генеральному директору и сотрудникам компании; * Обеспечение документооборота компании: входящей и исходящей корреспонденции, регистрация, учет, хранение, архивирование документов; * Выполнение копировально-множительной работы; * Подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании; * Печать служебных материалов и ведение электронной базы данных; * Подготовка к совещаниям и заседаниям генерального директора (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня); * Организация командировок сотрудников: заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц; * Обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, организация их приемки, учета, хранения и выдачи; * Контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; * Координация и контроль работы курьера, уборщицы.

* Прием технической, проектной и сметной документации от проектировщика и поставщика оборудования, регистрация, учет, архивирование; * Выдача документации в производство работ, на согласование, на ознакомление службам, оформление сопроводительной документации; * Ведение протоколов совещаний по учету выполненных работ, рассылка документации; * Постановка задач представителям служб и подрядных организаций, контроль исполнения; * Контроль и учет соблюдения сроков по оформлению ответов на запросы; * Ведение переписки с поставщиками (иностранными) и контрагентами - проектировщиками;