Начальник управления делами

• Общее руководство Управлением делами в составе отдела документационного обеспечения управления, архива, секретариата, отдела по организации деловых поездок. Документационное обеспечение: Организация единой системы документооборота в Обществе, филиалах, ОП в соответствии с действующими государственными стандартами, локальными нормативными документами, обеспечение непрерывного цикла обработки документов, образующихся в деятельности Общества. Совершенствование системы документационного обеспечения управления. Внедрение модуля «Приемная руководителя» на базе Электронного архива с целью фиксации документов, проходящих через приемную на подпись руководителям. Экспертиза организационно-распорядительных документов. Контроль за исполнением документов, направляемых в адрес руководства Общества, приказов по основной деятельности Общества, формирование отчетов об исполнительской дисциплине. Контроль за выполнением установленных требований к порядку изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения печатей Общества. Организация архивного делопроизводства и ведение архива Общества: Обеспечение сохранности, учет и использование документов в интересах Общества. Наполнение, актуализация данных консультативное сопровождение и развитие системы Электронного архива. Руководство секретариатом: Обеспечение документного и бездокументного обслуживания управленческих функций Генерального директора Общества, его заместителей. Финальная проверка документов, передаваемых на подпись Генеральному директору. Создание положительного имиджа Общества посредством соблюдения требований правил делового этикета и корпоративной культуры работниками секретариата, организация тренингов повышения квалификации. Организация деловых поездок: Контроль за обеспечением комплекса действий по приобретению проездных документов и размещению командированных работников в пунктах назначения. Разработка новых, актуализация и внесение изменений в действующие ЛНД Общества.

• Взаимодействие по вопросам согласования/заключения договоров с представителями сторонних организаций. • Поддержание в актуальном состоянии реестра договоров. • Формирование архива на бумажном носителе и в электронном виде.

• Осуществление административной поддержки работы офиса, организация обеспечения офиса расходными материалами для оргтехники, канцелярскими и хозяйственными товарами. • Заключение договоров с контрагентами на предоставление услуг, необходимых для Общества, в рамках административного отдела. • Согласование и заказ брендированной и сувенирной продукции, визиток для работников Общества. • Организация корпоративных мероприятий.

Подготовка документов подлежащих нотариальному заверению, ведение реестров.

Подготовка ежедневного обзора прессы, управление корпоративным сайтом.

Проведение и подготовка к публикации интервью со специалистами ФСС, Минтруда, и т.п.