Офис- менеджер, специалист по работе с документами,

Регистрация входящей и исходящей документации в электронной базе, проверка правильности оформления документов, рассылка по подразделениям компании, подготовка проектов приказов и распоряжений руководителя, контроль исполнения, сканирование и копирование документов по запросам сотрудников и руководства. Администрирование офиса: подготовка рабочих мест для новых сотрудников. Поддержание в исправном состоянии орг. техники, электроприборов, сантехники, своевременный вызов мастеров для ремонта всего, что внезапно сломалось.Обеспечение чистоты и порядка в офисе, организация косметического ремонта , мытья окон, замены ковровых покрытий и т.д. Взаимодействие с курьерами, водителями, сотрудниками по клинингу, а также поставщиками таких услуг как интернет, связь, охрана офиса. Обеспечение офиса расходными материалами и канцтоварами, а также водой, чаем, кофе и снеками для сотрудников и гостей офиса.

Заключение договоров, ведение клиентской базы в 1C: проверка счетов и ведение отчетности, взаимодействие с контрагентами (переписка, встречи), привлечение новых клиентов, подготовка тендерной документации для участия в конкурсах на заключение мед. договоров, с государственными учреждениями, своевременное прикрепление и открепление пациентов от ЛПУ, участие в разработке программ медицинского страхования. Имеется клиентская база на 2000 чел.

планирование рабочего дня руководителя, подготовка встреч и переговоров, организация корпоративных мероприятий, визовая поддержка, заказ билетов и гостиниц, в т.ч. для сотрудников компании и ее филиалов, телефонные звонки, ведение делопроизводства и архива, контроль работы секретарей, контроль исполнения поручений руководителя и состояния делопроизводства в структурных подразделениях, ведение базы данных контролируемых поручений, составление отчетов по ведению делопроизводства и контролю исполнения документов, ведение справочной базы данных, предоставление справочной информации, инструктаж работников структурных подразделений по ведению делопроизводства и архивированию документов.

ведение телефонных переговоров (русс/англ.), делопроизводства, финансово-отчетной документации, подготовка встреч, контроль работы секретарей (4 чел.), ведение архива. Прием посетителей: оформление доверенностей, документов ЗАГС, справок, заграничных паспортов, виз и приглашений, информационная поддержка (ответы на телефонные звонки).

Подготовка проектов распорядительных документов на подпись мэру и членам правительства Москвы, участие в подготовке и проведении заседаний правительства Москвы, взаимодействие со структурными подразделениями Управления делами Мэрии в части подготовки проектов распорядительных документов (переписка, встречи).