специалист (помощник руководителя)

• Административная поддержка функционирования офиса и руководителей компании (штат 87 человек). • Ведение документооборота на бумажном и электронном носителях: регистрация, учет, хранение, архивирование документов. Контроль за оборотом документов с грифами «для служебного пользования» и «коммерческая тайна». • Организация приема и распределение посетителей и телефонных звонков, корреспонденции. • Первичная консультация клиентов как по телефону, электронной почте, так и в офисе. • Контроль и организация работы сотрудников ресепшен, службы клиринга и эксплуатации, службы IT (включая своевременное обновление информации на сайте компании), обеспечение курьерской доставки. • Жизнеобеспечение офиса, закупка канцтоваров, расходных материалов и иных ТМЦ. • Нотариальное оформление документов, обеспечение сдачи отчетов и плановых проверок в СРО, ИФНС, Ростехнадозор, Роприродназор и другие государственные органы. • Контроль графика выполнения контрактных обязательств и подготовка соответствующих справок руководству. • Обеспечение и контроль согласования проектов документов (контрактов, приказов, распоряжений и т.д.) службами компании. • Организация командировок руководства (пакет документов на командирование, заказ билетов, гостиниц, проката автомобилей, составление и согласование с клиентами и руководством компании графика встреч и т.д.). • Обеспечение посещения сотрудниками компании режимных объектов в соответствии с действующими положениями на предприятиях и в компании. • Организация и обеспечение совместно с отделом кадров кадрового резерва компании. • Обеспечение, по решению или согласованию с руководством компании, мер социальной поддержки сотрудников. • Обеспечение приема командированных специалистов. • Организация и обеспечение проведения переговоров руководства компании с клиентами, проведения общего собрания участников общества и Совета директоров. • Выполнение поручений Генерального директора.

• Прием, распределение и фильтрация входящих/исходящих звонков • Работа с входящей и исходящей корреспонденцией • Подготовка документов для руководителей • Информирование сотрудников компании о событиях, фактах, распоряжениях • Прием посетителей, заказ пропусков • Координация и обеспечение работы офиса • Организация командировок руководителя, оформление билетов (повышение до бизнес класса), заказ гостиницы • Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приёма - переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п) • Контрольно - регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя.

• организация и проведения фестивалей, конкурсов, спортивных мероприятий, КВН; • проведение инструктажа среди населения; • проведения инструктажа по пожарной безопасности среди детей и организаций; • показ видео роликов; • заключение соглашений с комитетами образований; • введение отчетов по социально-ориентировочной работе; • посещение пожарных частей с экскурсиями; • пропаганда профессии пожарных.

• Прием, распределение и фильтрация входящих/исходящих звонков • Работа с входящей и исходящей корреспонденцией • Подготовка документов для руководителей • Информирование сотрудников компании о событиях, фактах, распоряжениях • Прием посетителей, заказ пропусков • Координация и обеспечение работы офиса • Организация командировок руководителя

• Планирование, своевременное внесение изменений в график работы руководителя • Протоколирование и организация совещаний, планерок • Своевременное ознакомление с изменениями всех заинтересованных лиц • Общее делопроизводство • Ведение электронного документооборота • Организация отправки и получения почтовых отправлений • Визовая поддержка руководства и сотрудников офиса • Организация бесперебойного жизнеобеспечения офиса • Введение кадрового дела • Проведение проверок: военкомат, охрана труда