специалист (помощник руководителя)

• Административная поддержка функционирования офиса и руководителей компании (штат 87 человек).
• Ведение документооборота на бумажном и электронном носителях: регистрация, учет, хранение, архивирование документов. Контроль за оборотом документов с грифами «для служебного пользования» и «коммерческая тайна».
• Организация приема и распределение посетителей и телефонных звонков, корреспонденции.
• Первичная консультация клиентов как по телефону, электронной почте, так и в офисе.
• Контроль и организация работы сотрудников ресепшен, службы клиринга и эксплуатации, службы IT (включая своевременное обновление информации на сайте компании), обеспечение курьерской доставки.
• Жизнеобеспечение офиса, закупка канцтоваров, расходных материалов и иных ТМЦ.
• Нотариальное оформление документов, обеспечение сдачи отчетов и плановых проверок в СРО, ИФНС, Ростехнадозор, Роприродназор и другие государственные органы.
• Контроль графика выполнения контрактных обязательств и подготовка соответствующих справок руководству.
• Обеспечение и контроль согласования проектов документов (контрактов, приказов, распоряжений и т.д.) службами компании.
• Организация командировок руководства (пакет документов на командирование, заказ билетов, гостиниц, проката автомобилей, составление и согласование с клиентами и руководством компании графика встреч и т.д.).
• Обеспечение посещения сотрудниками компании режимных объектов в соответствии с действующими положениями на предприятиях и в компании.
• Организация и обеспечение совместно с отделом кадров кадрового резерва компании.
• Обеспечение, по решению или согласованию с руководством компании, мер социальной поддержки сотрудников.
• Обеспечение приема командированных специалистов.
• Организация и обеспечение проведения переговоров руководства компании с клиентами, проведения общего собрания участников общества и Совета директоров.
• Выполнение поручений Генерального директора.

• Прием, распределение и фильтрация входящих/исходящих звонков
• Работа с входящей и исходящей корреспонденцией
• Подготовка документов для руководителей
• Информирование сотрудников компании о событиях, фактах, распоряжениях
• Прием посетителей, заказ пропусков
• Координация и обеспечение работы офиса
• Организация командировок руководителя, оформление билетов (повышение до бизнес класса), заказ гостиницы
• Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приёма - переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п)
• Контрольно - регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя.

• организация и проведения фестивалей, конкурсов, спортивных мероприятий, КВН;
• проведение инструктажа среди населения;
• проведения инструктажа по пожарной безопасности среди детей и организаций;
• показ видео роликов;
• заключение соглашений с комитетами образований;
• введение отчетов по социально-ориентировочной работе;
• посещение пожарных частей с экскурсиями;
• пропаганда профессии пожарных.

• Прием, распределение и фильтрация входящих/исходящих звонков
• Работа с входящей и исходящей корреспонденцией
• Подготовка документов для руководителей
• Информирование сотрудников компании о событиях, фактах, распоряжениях
• Прием посетителей, заказ пропусков
• Координация и обеспечение работы офиса
• Организация командировок руководителя

• Планирование, своевременное внесение изменений в график работы руководителя
• Протоколирование и организация совещаний, планерок
• Своевременное ознакомление с изменениями всех заинтересованных лиц
• Общее делопроизводство
• Ведение электронного документооборота
• Организация отправки и получения почтовых отправлений
• Визовая поддержка руководства и сотрудников офиса
• Организация бесперебойного жизнеобеспечения офиса
• Введение кадрового дела
• Проведение проверок: военкомат, охрана труда