Администратор проектов

-Документальное сопровождение рекламных проектов; -Ведение оперативного проектного учета; -Взаимодействие с клиентом по вопросам своевременной оплаты и закрытия проектов; -Переписка с сотрудниками смежных отделов, сбор актуальной информации по проектам, ведение отчетных таблиц; -Первичная проверка договоров, актов, счетов и сопровождение процесса их согласования, подписания и оплаты; -Информирование о документальном и финансовом статусах проектов; -Ежемесячное закрытие проектов (клиенты/подрядчики) -Формирование и актуализация карточек договоров в учетной системе 1С; -Работа с фрилансерами (оформление заявок на командировки, выставление счетов по выполненным работам). Работа с клиентом: -Помощь в подготовке брифов, коммерческих предложений, презентаций; -Подготовка смет; -Контроль этапов проекта с концепции до реализации; -Участие в рабочей группе по созданию креативных решений; -Контроль своевременной оплаты клиентом счетов, контроль дебиторской задолженности; -Встречи с клиентом; -Мониторинг конкурентной среды; -Административная поддержка группы по работе с клиентами; -Своевременное выполнение этапов проекта; -Заключение и ответственность за исполнение договоров, соглашений. Дополнительная административная помощь руководителю отдела: -Выполнение личных поручений руководителя; -Поиск и обработка необходимой информации; -Организация встреч руководителя, подготовка переговорных комнат, заказ гостевых пропусков. Достижения: -Разработала алгоритм взаимодействия между отделами, что поспособствовало быстрому решению вопросов касающихся рекламных проектов; -Выполняла все задачи в срок, была инициативной, принимала активное участие в крупных тендерных проектах. -Сформировала индивидуальное коммерческое предложение, что позволило компании выиграть тендер на новый проект. -Вела более 7 проектов одновременно, в условиях жестких временных ограничений.

• Работа в базе Интернет-офис 1С; • Подготовка ежемесячной отчетности (приложений, отчетов по установленной форме), в том числе бухгалтерской (счет, акты, счет-фактуры), по пулу клиентов отдела; • Отправка/получение документации по клиентам – взаимодействие с секретариатом; • Подписание и отправка бухгалтерской документации; • Контроль дебиторской задолженности по пулу клиентов отдела; • Архивирование и обеспечение сохранности клиентской документации и подготовка справочного материала по ним; • Непосредственная поддержка смежных отделов в согласовании, подписании и отправке/получении документации; • Подготовка документации для участия в тендерах, взаимодействие с торговыми площадками, работа с электронными ключами. Достижения: -Достигла высокого уровня доверия клиентов, благодаря эффективному взаимодействию по решению различных вопросов, соблюдению договорных обязательств, оперативному выполнению задач. -Ускорила процесс возврата подписанных документов и оплаты дебиторской задолженности.

•Обработка входящих первичных бухгалтерских документов от Подрядчиков по медийной деятельности (акты, счета-фактуры); •Подготовка исходящих актов, гарантийных писем, отчётов Агента и других документов по медиа деятельности; •Комплектование и организация визирования, подписания исходящих медийных документов; • В соответствии с распределением обязанностей внутри Группы: - Оформление заявок на курьерскую доставку; -Регистрация всех входящих и исходящих документов; - Контроль и проверка входящих документов. Достижения: -Выполняла подготовку проектной документации Департамента, что способствовало успешному прохождению аудита.