Офис-менеджер, старший специалист, административный менеджер, руководитель ахо, личный ассистент

-Работа в СЭД DIRECTUM. Ведение входящего/исходящего/внутреннего документооборота и архивного хранения документов компании; -Контроль сроков исполнения поручений, предоставление отчета по исполнению -Организация работы курьера и курьерских служб; -Организация работы офисов в Москве (общей площадью 1200 кв.м.) и в 9 городах России (30-50 кв.м.). Взаимодействие с арендодателями по вопросам эксплуатации зданий, техническое оснащение офисов, организация новых рабочих мест, внутренних/внешних переездов, ремонтных работ, проведение инвентаризации; закупка канцелярских товаров и расходных материалов; - Планирование и организация работ по задачам АХО в соответствии с планами открытия/закрытия направлений компании; - Мониторинг рынка поставщиков, подрядчиков и арендодателей, ведение переговоров. Подготовка технических заданий; -Составление, защита и управление бюджетом до 5 млн. Контроль расходования материалов и финансовых средств, выделяемых для хозяйственных целей, предоставление отчетности по расходу бюджета; - Договорная работа с более 50 юридическими лицами. Контроль согласования договоров и доп.соглашений в СЭД, контроль подписания договоров, ведение реестра договоров. Отслеживание оплат и полный цикл работы с закрывающими документами; -Руководство административно-хозяйственными сотрудниками (секретарь, техник, водители, уборщики); -Организация корпоративных и протокольных мероприятий, в т.ч. выездных (в пределах РФ). Заказ полиграфической продукции, проработка концепции и приобретение подарков партнерам; - Контроль и учет предоставления услуг аутсорсинговыми компаниями: клининг, транспортные и курьерские услуги; -Управление автопарком (3 машины): проведение плановых ТО и внепланового ремонта машин, взаимодействие со страховыми компаниями по вопросам страхования авто и компенсации ущерба при наступлении страхового случая, организация логистики служебного автотранспорта; -Ведение блока "Мобильная связь" (Мегафон, МТС, Tele2 ) 300 номеров: выдача сим-карт, отслеживание лимитов, подбор оптимальных услуг и тарифных планов.

-Ведение договорной работы и работы с первичной бухгалтерской документацией; -Отслеживание оплат по договорам; -Поиск подрядчиков, сбор и анализ коммерческих предложений; -Закупочная деятельность; -Бюджетирование деятельности сектора; -Проведение инвентаризаций. Контроль за перемещением и хранением ТМЦ; -Организация рабочих мест; -Координация работы уборщиков и водителей; -Сбор, обработка и организация выполнения заявок, поступающих в подразделение -Организация встреч, конференций и совещаний, разработка концепции и приобретение корпоративных и партнерских подарков. -Исполнение обязанностей личного помощника руководителя

-Административная и информационная поддержка руководителя; -Планирование, ведение и координация графика руководителя; -Обработка поступающей корреспонденции и телефонных звонков, подготовка корреспонденции к отправке, ведение деловой переписки; -Организация поездок руководителя (поиск и покупка билетов, бронирование гостиниц) - Работа в СЭД DIRECTUM, регистрация входящей/исходящей и внутренней документации, рассылка корреспонденции причастным сотрудникам; - Контроль сроков исполнения поручений, предоставление отчета по исполнению; - Ведение информационно-справочной базы деловых контактов и событий, подбор подарков партнерам; -Организация работы по личным поручениям руководителя

-Административно-хозяйственная поддержка офиса; -Ведение делопроизводства, разработка документов; -Координация работы курьерской службы; -Взаимодействие с клининговой компанией; -Сопровождение переговоров, встреч, курирование служб поддержки; -Приём и распределение звонков мини-АТС; -Работа с первичной бухгалтерской документацией в программе 1С; -Копирование, сканирование, брошюрование и подшивание документов.

-Работа с оргтехникой (прием и отправка факсов, ксерокопирование документов); -Прием и распределение телефонных звонков; -Ведение документооборота подразделения; -Прием документов от абитуриентов, заключение договоров, отслеживание оплаты за обучение; -Курирование групп учащихся на подготовительных курсах: отслеживание посещаемости, организация и проведение родительских собраний; -Организация и проведение вступительных испытаний.

-Обработка входящих сообщений; -Помощь в делопроизводстве; -Логистика внутри офиса; -Помощь службам АХО; -Помощь в организации корпоративных мероприятий.