Помощник менеджера по тендерам

— ведение документооборота по проекту (договоры), подготовка закрывающих документов (акты, счета), контроль подписания и оплаты;
— согласование организационных вопросов, связанных с расположением в выставочном зале, техническим оснащением, заездом/выездом, помощь в решении сложных вопросов;
— индивидуальная работа с каждым клиентом по выявлению потребностей и целей участия в выставке;
— взаимодействие с подрядчиками: проведение тендеров, согласование сметы, технического задания на застройку выставочной экспозиции;
— осуществление контроля застройки;
— сбор и анализ обратной связи по итогам проведенного мероприятия;
— подготовка отчетной документации;
— взаимодействие с другими департаментами компании (PR, проектный отдел, дизайнер);
— выезд в командировки по России.

Достижения:
— в 2019 году успешно реализовала три проекта, где курировала до 15 компаний:
- Всероссийская конференция с международным участием "Жизнеобеспечение при критических состояниях";
- конференция "Пациент высокого хирургического риска в онкологии";
- Школа онкологов и радиологов.

— в 2020 году успешно реализовала Национальный конгресс с международным участием "Лабораторные технологии в репродуктивной медицине и неонатологии: от науки к практике

— работа с базой данных: занесение и корректировка информации в CRM, поиск контакта/компании/объекта, работа со списком адресатов, умение создать/править/добавить контакт, компанию, поиск и правка занимаемых зданий, создание выборки объектов, формирование флаера;
— подготовка и формирование презентаций ( в том числе на англ. языке);
— подготовка необходимых отчетов по работе команды: активность по клиентам, незаполненные параметры, воронка продаж;
— введение в должность и оформление новых сотрудников, организация рабочего места;
— ведение и контроль графика работы сотрудников, отпуска, больничных;
— ведение календаря руководителей и команд;
— административная поддержка департамента: организация общих встреч отдела и протоколирование встреч, бронирование переговорных, рассылка приглашений, заказ пропусков, подготовка переговорной комнаты (порядок, техника, материалы к встрече, визитки);
— владение оргтехникой;
— работа с курьерской службой;
— выполнение поручений руководителя отдела по задачам.

— планирование продаж;
— выполнение планов по продажам;
— поиск клиентов для привлечения на ежегодные выставки;
— взаимодействие и поддержание партнерских отношений с текущими клиентами;
— проведение телефонных переговоров и организация личных встреч с клиентами, презентация услуг, достижение договоренностей, заключение договоров;
— индивидуальная работа с каждым клиентом по выявлению потребностей и целей участия в выставке;
— согласование организационных вопросов, связанных с расположением в выставочном зале, техническим оснащением, заездом/выездом, помощь в решении сложных вопросов;
— участие в организации выставки и реализации проекта;
— ведение документооборота по проекту (договоры), подготовка закрывающих документов (акты, счета), контроль подписания и оплаты;
— сбор и анализ обратной связи по итогам проведенного мероприятия;
— внесение информации во внутрикорпоративные программы;
— мониторинг рынка, анализ деятельности конкурентов, посещение профильных мероприятий;
— подготовка необходимых отчетов.

Достижения:
— для выставки, организованной в октябре 2017 года привлекла 12 новых крупных клиентов;
— для выставки, организованной в марте 2018 года привлекла 16 новых крупных клиентов.