Офис-менеджер/Личный помощник

• организация приема посетителей: - ведение графика работы переговорных комнат; - контроль над порядком в переговорных комнатах; - встреча, организация чая и кофе для посетителей; • обеспечение жизнедеятельности офиса (80 человек): - закупка воды, продуктов, канцелярии, хозтоваров; - общение с поставщиками, поиск новых поставщиков и выгодных предложений; • административная и информационная поддержка сотрудников: - ведение рабочего графика генерального директора и ключевых сотрудников компании (согласование встреч); - тревел-поддержка генерального директора и ключевых сотрудников компании; - составление и перевод писем и обращений на английском языке; - согласования встреч совета директоров (16 человек) • ведение документооборота и осуществление оперативной внешней и внутренней коммуникации сотрудников компании: - прием документов и личных заявлений на подпись руководителя; - прием и распределение входящих звонков; - прием/отправка электронных сообщений; - передача входящей и внутренней информации сотрудникам компании; - согласование договоров и передача их на подпись руководителю - ведение электронного (google doc) и бумажного архива документов (договора, счета, акты, счет-фактура, акт сверки) - регистрация и контроль первичных бухгалтерских документов, входящих и исходящих, передача их адресату. • работа с оргтехникой: копировально-множительные работы, подготовка и обновление презентационных материалов, брошюровка презентаций; • обеспечение своевременного приема/доставки почтовых отправлений, взаимодействие с курьерскими службами и офисным курьером; • взаимодействие с клининговым персоналом, управляющей компанией бизнес-центра по техническим вопросам • помощь бухгалтерии в кадровых вопросах: - оформление новых сотрудников, прием от них документов и передача их бухгалтерии; - оформление увольнения сотрудников, помощь в подписании необходимых документов. - поздравление сотрудников с днем рождения.

-Оформление командировок (заказ авиа/жд билетов, гостиницы, визы) -Оформление финансовых и авансовых отчетов -Подготовка счетов на оплату -Ведение редакционного бюджета -Согласование договоров -Ведение деловой переписки -Помощь продюссерам в организации съемок -Координация водителя/такси -Прием и отправка кореспонденции -Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ воды, канцелярии, контроль за уборкой и порядком в офисе -Опись издания -Встреча гостей -Прием и распределение звонков -Общение с читателями -Ведение личного графика главного редактора -Административная и информационная поддержка руководителя

-Оформление командировок (заказ авиа/жд билетов, гостиницы, визы) -Документооборот (первичная бухалтерия, авансовые отчеты) -Координация съемочного процесса -Координация водителя/такси -Встреча гостей программы -Личный администратор ведущего программы

-Помощь в организации съемок -Оформление командировок (заказ авиа/жд билетов, гостиницы, визы) -Координация водителя/такси -Оформление договоров -Деловая переписка -Встреча гостей -Личные поручения руководителя