Офис-менеджер

Обработка результатов маркетинговых исследований

Административная организация работы офиса в полном объеме • оперативное выполнение распоряжений и поручений; • контроль за проведением встреч, переговоров; • сбор и анализ необходимой информации по запросу; • организация командировок сотрудников (оформление виз, заказ билетов, бронирование гостиниц и трансфера); • управление секретариатом (в подчинении 2 человека); • координация и контроль работы курьерской службы; • подбор административного персонала, проведение интервью; • организация делопроизводства, контроль за внутренним и внешним документооборотом; • управление арендными взаимоотношениями по всем договорам аренды, взаимодействие с арендодателями по хозяйственным вопросам; • обеспечение офиса: канцтовары, визитки, контроль работы служб уборки, работа с сервисными компаниями; • организация переезда офиса и его ремонта; • поиск и анализ поставщиков, заключение договоров; • ведение кадровой документации: прием, увольнение, оформление личных карточек работников, составление и контроль документов (служебные записки, распоряжения, приказы), оформление страховых медицинских полисов работникам; • взаимодействие с бухгалтерией (проверка и предоставление счетов), оформление счетов клиентам за предоставленные услуги в полном объеме (проверка и редактирование отчетов по проделанной работе специалистов), внесение информации в специально установленную программу), помощь в сборе документации от клиентов и поставщиков; • взаимодействие с партнерами компании; • организация корпоративных мероприятий.

· обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ офисной техники и принадлежностей) · систематизация и подготовка документов к сдаче в архив; · организация поздравлений клиентов, отправка и прием факсов, обработка почты; · ведение деловой переписки; · создание и ведение файлов; · прием и распределение звонков; · информационное обеспечение офиса: подбор материалов, статей и других публикаций, приобретение специализированной литературы.