Ассистент руководителя

• Планирование рабочего дня руководителя, информирование и напоминание о важных мероприятиях и датах;
• Подготовка заседаний, советов и других совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов совещаний;
• Контроль исполнения обозначенных руководителем поручений, этапов реализации приоритетных проектов;
• Проведение встреч и телефонных переговоров по поручению руководителя;
• Ведение контрольно-регистрационной базы о контрольных поручениях;
• Ведение делопроизводства: составление писем, запросов и прочих документов, подготовка проектов докладов, отчётов и других материалов, необходимых для работы руководителя,
• Оформление доступов к информационным системам работникам.

• Контроль исполнения решений Правительства РФ, руководства министерства;
• Организация работы приемной заместителя Министра;
• Ведение графика руководителя;
• Обеспечение организационного и информационного обеспечения совещаний, заседаний, переговоров, встреч и других мероприятий, проводимых с участием руководителя,
• Организация поездок и командировок руководителя, travel-поддержка;
• Ведение электронного документооборота (СЭД, АРМ, Дашборд 2.0);
• Контроль деятельности подведомственных департаментов;
• Взаимодействие с ФОИВ, региональными органами исполнительной власти, юрлицами по направлениям деятельности;
• Взаимодействие со СМИ и пресс-службой Министерства сельского хозяйства РФ.

• Организация эффективного делопроизводства и документооборота (подготовка, оформление, обработка и хранение документов) входящего, исходящего, внутреннего потоков (письма, приказы, распоряжения, доверенности, служебные записки в бумажном и в электронном виде и т.д.);
• Организация поездок и командировок руководителя, travel-поддержка;
• Обеспечение жизнедеятельности офиса, оказание помощи сотрудникам и гостям в решении административных и информационных вопросов, заказ канцелярии.
• Заказ пропусков, организация приема посетителей;
• Ведение протоколов совещаний;
• Планирование рабочего дня руководителя, организация бизнес-встреч;
• Организация совещаний, собраний, протоколирование
• Контроль за сроками исполнения поручения, еженедельный отчет;
• Проверка документов, предоставляемых на подпись руководителю;
• Ведение отчетности компании перед Заказчиком;
• Ведение деловой переписки с партнерами компании;
• Выполнение отдельных служебных поручений непосредственного руководителя;
• Организация корпоративных мероприятий.

• Ведение делопроизводства и документооборота в полном объеме, включая электронный документооборот, обеспечение надлежащего хранения;
• Планирование рабочего дня руководителя, организация бизнес-встреч;
• Организация совещаний, собраний, протоколирование;
• Организация поездок и командировок руководителя, travel-поддержка;
• Сопровождение реализации проектов от стадии конкурса до передачи оборудования Заказчику на объекте;
• Контроль процесса рассмотрения и согласования технической и юридической документации;
• Контроль критических точек при реализации проекта (утверждение ОЛ, запуск в производство, проведение ПСИ, согласование ППР и пр.);
• Ведение деловой переписки от лица компании;
• Ведение отчетности о ходе реализации проектов перед Заказчиком (еженедельная, ежемесячная);
• Организация корпоративных мероприятий;
• Обеспечение жизнедеятельности офиса, оказание помощи сотрудникам и гостям в решении административных и информационных вопросов, заказ канцелярии. Заказ пропусков, встреча гостей, организация приема посетителей.

Должностные обязанности:

• Полная административная и информационная поддержка руководителя;
• Cогласование документов;
• Составление графиков, таблиц;
• Приём звонков;
• Планирование, организация и сопровождение рабочего дня руководителя (организация встреч, переговоров, совещаний и т.д.);
• Ведение делопроизводства (работа с входящей и исходящей корреспонденцией и ведение деловой переписки (сортировка входящей корреспонденции, ответы, ранжирование по важности));
• Ведение протоколов и иных документов, оформляющих ход и результаты совещаний, встреч, переговоров;
• Доведение до работников указаний, распоряжений, поручений Руководителя, контроль их исполнения точно в срок;
• Общение с банками предоставление платежных поручений, сводки, контроль транзакций.

Достижения:

• Структурирование юридических документов и приведение их в соответствие с нормами РФ (договоры поставки, спецификаций), восстановление архива документов за 5 лет;
• Сокращение расходов на логистику компании путем заключения договора на взаимовыгодных условиях;
• Разработала технические задания по интеграции электронного документооборота;