Менеджер по закупкам/Персональный ассистент/Помощник руководителя

Планирование рабочего дня руководителя: ведение календаря, планирование встреч, совещания Административная и техническая поддержка деятельности руководителя (сбор и обработка информации по запросу, подготовка необходимых материалов, прием и обработка телефонных звонков, корреспонденции и т.д.) Выполнение личных поручений (не более 20%рабочего времени) Travel-поддержка, организация деловых поездок и встреч Встреча гостей руководителя (чай, кофе) Координация работы офиса, обеспечение офиса (канцтовары, химия, продукты, уборка) Контроль исполнения поручений руководителя

-Обработка и консолидация подаваемых подразделениями компании заявки на закупку товаров и услуг -Ведение поиска поставщиков, изучение новых предложений от поставщиков; -- Осуществление процесса согласования коммерческих условий договоров, организация подписания договоров сторонами; - Обеспечение оперативного снабжения подразделений компании товарами и техникой; - Организация проведения тендерной процедуры в соответствии с регламентом закупок; - Ведение претензионной работы с контрагентами по части выполнения контрактных условий; -Проведение переговоров с поставщиками и согласование условий поставки с непосредственным руководителем; • Корректировка, согласование заявок на закупку материалов. • Мониторинг рыночных цен. • Согласование спецификаций, заключение договоров. • Контроль, минимизация расходов на закупку и логистику. • Контроль исполнения договорных обязательств. • Ведение, контроль взаиморасчетов и документооборота с поставщиками. • Контроль соблюдения качества и сроков поставок. • Организация работы по гарантийному/ постгарантийному обслуживанию материалов и оборудования.

- обеспечение приема, учета, регистрации, контроля исполнения документов; информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации. - контроль качества подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководителю. - контроль исполнения документов и поручений руководства, своевременное и качественное их исполнение. - организация подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей; анализ справок и докладов, предоставляемых руководителю. - осуществление оперативной связи со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности компании. - осуществление взаимодействия с внутренними службами компании (совещания, советы директоров, отчеты, планерки и т.п.). - прием посетителей (в т.ч. иностранных коллег), ведение делового календаря руководителя: составление и ведение графика встреч и переговоров и их организация (включая конференц-связь). - ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение. - выполнение отдельных поручений руководителя по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия; выполнение личных поручений руководителя. - техническая организация деловых поездок руководителей (бронирование гостиниц, авиабилетов), - взаимодействие с транспортными и др. службами (СБ, АХО, ДОУ и т.п.) компании, - организация работы курьерской службы. - организация работы транспортного отдела. - полное административное и продовольственное обеспечение офиса. - закупка вип подарков и вип алкоголя (контрагентам, партнерам). - выполнение личных поручений руководителя (его семьи).

- встречи и сопровождение гостей (в том числе иностранцев),регистрация посетителей, - ведение электронной базы, работа с оргтехникой, - работа с кассовым аппаратом, - взаимодействие со слубой безопасности, - решение административных вопросов в пределах своей компетенции.