Бизнес-ассистент, Помощник руководителя, Координатор проектов

1. Ведение официальной переписки от лица Технического Заказчика с Генеральным подрядчиком и Службой Строительного надзора: - Подготовка исходящих писем, регистрация, согласование, подписание; - Регистрация входящей корреспонденции , распределение по ответственным департаментам; 2. Организация внутренних и внешних совещаний по проекту: - Ведение протокола совещаний; - Организация онлайн-конференций; - Контроль графиков совещаний; - Заказ пропусков на участников совещаний; 3. Участие в документообороте технической документации: - Получение тех документации, подготовка сопроводительных писем/актов передачи; - Передача тех документации Службе Строительного надзора на согласование / передача Ген подрядчику замечаний по переданной тех документации; 4. Административная поддержка штаб-офиса объекта: - Выдача спец одежды и спец обуви для осуществления обходов объектов строительства; - Заказ хоз товаров, продуктов, СИЗ, канцтоваров; - Контроль за поддержанием порядка в штаб-офисе обслуживающим персоналом;

Небольшая продолжительность работы в компании связана с тем, что в ГК Самолёт оптимизировали штат (включая руководящий состав). Обязанности: - Планирование рабочего дня руководителя ; - Консолидация рабочих графиков по объектам строительства ; - Работа в 1С Бит и Документооборот; - Протоколирование, контроль выполнения поручений руководства ; - Организация совещаний и подготовка материала для руководителя к совещаниям ; - Подготовка презентаций (еженедельно) ; - Выполнение поручений руководителя ; - Встреча гостей руководителя.

Координирование и контроль взаимодействия всех подразделений компании : конструкторский отдел, производство, отдел снабжения, монтажные бригады; Участие в планировании работ по проекту, составление графика работ, внесение корректировок, согласованных с руководством компании; Контроль за своевременным выполнением задач от руководителя , получение ежедневных отчетов о проделанной всеми подразделениями работе; Участие в финальных обходах на объектах, выявление и фиксация рекламаций, составление графика работ и технического задания исполнителям для полного устранения рекламаций и последующей сдачи объекта; Осуществление контроля за ходом работ на объекте, формирование отчетов о результатах работы руководству ( Project, Excel, фото и видео отчет ); Организация документооборота по охране труда, контроль корректности заполнения документации, при необходимости: содействие в консультировании сотрудников компании, расследовании несчастного случая, организация проведения инструктажей и обучения сотрудников компании; Выполнение срочных поручений руководителя: Заказ авиа билетов, мониторинг новых подрядчиков или поставщиков, разрешение спорных вопросов с подрядными организациями либо сотрудниками внутри компании; Сопровождение Генерального директора в командировках на объект; Выезды на объекты для осуществления замеров (с технологом компании) для фиксации рекламаций, составления списка работ и техзадания исполнителям ( объекты в Москве, МО и Крыму ); Помощь в поиске новых сотрудников, анализ резюме соискателей, проведение первичных собеседований по телефону, организация собеседований с руководителем компании; Помощь в формировании пакета документов для отдела кадров: составление рабочих и должностных инструкций для всех сотрудников компании; Протоколирование совещаний; Взаимодействие с дизайн-бюро группы компаний: - получение информации по новым дизайн-проектам для передачи в конструкторский отдел и формирования первичного бюджета по объекту; - получение необходимой информации по изделиям для передачи в конструкторский отдел и разработки согласовательной документации, а затем конструкторской документации по изделиям; - согласование КД по каждому изделию проекта с дизайнером проекта.

1. Полное взаимодействие с представителями заказчика: • Оперативное реагирование на информацию, поступившую от клиентов, согласование с клиентом условий; • Организация и согласование работ по рекламному оформлению новых торговых точек - наружное и внутреннее оформление; • Организация проведения полного ребрендинга и реконструкций в торговых точках в сжатые сроки; • Рекламные услуги по производству и монтажу элементов внутреннего и наружного оформления согласно брендбуку заказчика. 2. Контроль и координация работ по объектам в Москве и Санкт - Петербурге ( до 30 точек единовременно ) : • Организация четкой работы и контроль подрядных организаций; • Обработка всех входящих заявок в системе BPM, распределение и контроль за соблюдением сроков исполнителями. 3. Работа с документами • Оформление/получение документов первичной бухгалтерской отчетности (счет-фактура, товарная накладная, Акты выполненных работ, КС-2, КС-3) • Составление смет на текущие работы, согласование с заказчиком; • Согласование условий договоров, формирование КП, аналитика прайсов . 4. Реализация проектов, направленных на развитие новых направлений: • Участие в совещаниях и встреча с заказчиком (Умение дипломатично вести переговоры как с сотрудниками, так и с заказчиками)