Личный помощник руководителя / Персональный ассистент руководителя

- Работа с руководителями высшего звена - Организация совещаний, проводимых руководителем (подготовка необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня) - Прием и сопровождение гостей, делегаций, руководства компании - Занесение документов в систему электронного документооборота ( работа в программе Lotus Notes ) - Выполнение бизнес поручений, организация подписания документов - Прием и распределение звонков, организация телефонных конференций - Контроль за исполнением договорных обязательств, поставленных задач - Ведение отчетности по командировкам - Составление документов, отчётов, запросов, писем по поручению руководителя - Коммуникация с внутренними подразделениями компании (большое число контактов) - Согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений - Осуществление сбора материала и информации, необходимых генеральному директору - Учет и контроль поручений и рабочих проектов - Участие в организации круглых столов, а также иных внешних мероприятий для региональных СМИ - Ведение переговоров с арендаторами помещений, ресторанами, концертными агентствами, отелями, турфирмами и т.д. - Координация работы водителей и технического персонала; • Решение организационных вопросов • Организация командировок и поездок руководителя (бронирование билетов, гостиниц, машин и пр.); • Взаимодействие с удаленными объектами • Организация и координирование внутренних и внешних совещаний/встреч • Выполнение личных поручений (помощь в организация мероприятий, общение с личными водителями, заказ столиков в ресторане, сбор личных документов, приглашение гостей на мероприятия, ведение базы данных контактов и т.д.).

- 2 переговорных комнаты: личная переговорная Президента (встречи с бизнес-партнерами, топ-менеджерами, Советы Директоров), переговорная для встреч (с внешними контрагентами) - Административная поддержка офиса - Встреча гостей, работа с клиентами - Составление и контроль графика встреч руководителя; - Организация конференций, совещаний и переговоров; - Бронирование авиа-ж/д билетов и гостиниц; - Координация работы водителей и технического персонала; - Прием распределение звонков, внутренняя корреспонденция, взаимодействие с водителями/курьерами.. - Контроль документов на подпись - Документооборот в программе Lotus Notes - Организация встреч и совещаний. - Работа с оргтехникой (ПК, факс, ксерокс, сканер)