Секретарь-делопроизводитель

|

• Обеспечение рабочего дня Председателя и членов Правления Банка: ведение и корректировка графика дня, встречи, подписание документов и деловые поездки.
• Участие в ежедневном, утреннем совещании с членами Правления Банка.
• Регистрация входящих, внутренних, исходящих документов, направление документов после резолюции исполнителям, контроль над сроками исполнения документов.
• Организация приема посетителей членов Правления Банка: заказ пропусков, встреча гостей и вип клиентов, чай/кофе.
• Организация взаимодействия Председателя Правления с подразделениями и должностными лицами.
• Приказы, распоряжения Председателя: оформление, контроль соблюдения сроков исполнения.
• Работа в личном кабинете Центрального Банка, регистрация входящих писем, писем ДСП, отправление исходящих ответов на запросы и предписания ЦБ, представление отчетности субъектов рынка ценных бумаг и товарного рынка (шифрование и архивирование файлов), ЦИК.
• Поиск, обработка и анализ информации, отчетных документов для принятия решения Председателя и Членов Правления Банка.
• Подготовка материалов к совещанию, предоставление необходимых документов, оповещение участников о времени, месте, переносе совещаний.
• Приём телефонных звонков, организация конференц-звонков и видеоконференций.
• Обеспечение комфортного рабочего места Председателя Правления Банка и заместителей Председателя Правления Банка – забота о микроклимате, чистоте и уюте помещения, обеспечение психологического комфорта начальства.
• Практическое обустройство приёмной, переговорных комнат.
• Контроль работы курьеров, водителей-экспедиторов и личных водителей Председателя Правления Банка и заместителей Председателя Правления Банка.
• Организация командировок сотрудников.
• Организация отправки корреспонденции экспресс-почтой DHL, cityexpress.

|
Печать и регистрация обращения госорганов (аресты счетов, снятие арестов со счетов клиентов банка, постановления о взыскании средств). Запросы судебных приставов, запросы нотариусов, запросы ИФНС, ПФ, ФССП, МВД. Работа в системе электронного документооборота. Выдача необходимых справок по зарегистрированным документам, приём входящей корреспонденции, организация работы с поступающей корреспонденцией на бумажных и электронных носителях (сканирование, прикрепление копий в ПК «Проминь» (модуль «Входящая корреспонденция), тикетирование (сканирование и штрихкодирование документов). Организация работы с исходящей корреспонденцией. Отправка корреспонденции через Почту России. Организация доставки корреспонденции между структурными подразделениями РП, в т.ч. middle - и front- office, а также во внешние организации. Формирование пакетов и оформление реестров для отправления корреспонденции РП заказной почтой и специальной связью. Подготовка информации по поступившим обращениям и жалобам клиентов. Письма Центрального Банка: прием, регистрация в СЭДО, передача ответственным исполнителям согласно указаниям руководства, контроль исполнения поручений. Инкассация документов. Организация отправки корреспонденции экспресс-почтой DHL, КурьерСервисЭкспресс. Формирование дел в соответствии с номенклатурой, и передача их в архив. Протоколирование, создание презентаций в прогамме PowerPoint.

25 декабря 2015 перевод на должность специалиста Секретариата, Департамент документационного обеспечения в ПАО "БИНБАНК". Организация работы офиса, осуществление и контроль, установленного в Банке пропускного режима. Замещение помощника Председателя Правления Банка во время отсутствия основного сотрудника. Приём и распределение телефонных звонков. Бронирование переговорных комнат. Оформление и согласование служебных записок, учет, выдача, замена разовых, временных и постоянных пропусков. Встреча и сопровождение гостей банка в приемную Президента. Взаимодействие с руководителями подразделений. Работа в Outlook, Word, Exel. Выполнение служебных поручений начальника Департамента Безопасности. Взаимодействие с курьерскими службами. Контроль водителей и офисных автомобилей. Консультирование и координирование клиентов банка.