Административный менеджер

• Обеспечение жизнедеятельности офиса
• Техническое обслуживание здания
• благоустройство офисной территории
• онбординг новых сотрудников
• поиск поставщиков, проведение тендеров

За время работы в Браун-Форман была промотирована с позиции административного ассистента на позицию административного специалиста. Была в подчинении напрямую у Генеральных директоров компании. Совмещала свои основные обязанности с обеспечением качественной работы/жизни в Москве двух Генеральных директоров (экспатов) компании и их семей. В подчинении секретарь и специалист по клинингу.

ОБЯЗАННОСТИ:

• Обеспечение жизнедеятельности офиса
• Бронирование ж/д, авиабилетов, гостиниц
• Поддержка работы сотрудников офиса
• Ведение учета договоров, соглашений, приложений и пр. (заполнение реестра договоров, контроль за передачей контрагенту на подписание)
• Коммуникация с арендодателем по операционным и стратегическим вопросам работы офиса
• Ведение договоров и документальная отчетность с поставщиками
• Организация процесса командировок в Россию зарубежных коллег (заказ билетов, оформление виз, бронирование гостиниц, экскурсий и т.д.)
• Ежегодное лидерство в проектной работе по созданию корпоративных мероприятий
• Процесс организации офисного переезда, в том числе поиск потенциальных помещений и переговоры с партнерами
• Контроль и ведение отчетности расхода бюджета на офисные нужды
• проведение он-бординга для новых сотрудников на регулярной основе
• Выполнение задач по организации мини-проектов от команды совета директоров России.

Основные достижения:

• являюсь лидером проектов корпоративных мероприятий "Новый Год" 10 раз
• полноценная организация 4 проектов переезда офиса
• организация под ключ глобального съезда совета директоров и владельцев компании Браун-Форман в Москве

ОБЯЗАННОСТИ: Жизнеобеспечение офиса: закупка канцелярии, контроль наличия всего необходимого на кухне, контроль чистоты помещений, проверка исправности офисной техники

• Бронирование авиа/жд билетов для всех сотрудников компании
• Обеспечение сотрудников мобильными телефонами и сим-картами
• Ежемесячная подготовка аналитики и отчетности по использованию сотрудниками мобильной связи компании
• Координация работы ресепшн, водителей, клининга

Основные достижения:

• оптимизация процесса получения отчетности по мобильной связи
• инициировала и внедрила переход с авансовой на кредитную форма оплаты поставщику за услуги мобильной связи
• организовала и успешно завершила проект по поиску/подписанию договора поставки с поставщиком мобильных телефонов для торговых представителей компании, при этом сэкономила 25% от заявленного бюджета на проект

ОБЯЗАННОСТИ:

• поиск клиентов
• разработка дизайн-проектов эксклюзивных стендов по техническому заданию заказчика
• подготовка инвестиционного пакета для анализа доли застройки компании стендами на выставке
• контроль процесса монтажа и демонтажа стендов на выставочных площадках

Основные достижения:

• успешно организовала под ключ строительство стенда ОКБ Сухой для выставки "Авиамакс 2003"
• подключила 13 новых клиентов

ОБЯЗАННОСТИ:

• консультирование абонентов по начислениям за отчетный период
• подготовка финансовых документов
• смена тарифных планов абонентам перевод абонентского номера с физического на юридическое лицо и наоборот
• подключение дополнительных услуг по запросам абонентов
• работа с рекламациями