Офис-менеджер/Секретарь

Прием звонков и их распределение внутри компании Работа с электронной почтой Ведение первичного документооборота Отправка, оформление и прием товаров от курьеров Ведение графика совещаний отдела и запись итогов планёрок Совмещение с первичным процессом поиска и найма сотрудников ( размещение резюме на сайтах, телефонное интервью, первое собеседование) Встреча посетителей офиса, первичная консультация по ситуации Оформление заявок на пропуска в здание, заявки на вход/въезд Подбор поставщиков товаров и услуг для офиса (такси, вода, кофе, канцелярские принадлежности, мебель и прочее) Контроль и поддержание порядка в офисной кладовой Решение технических вопросов по ремонту и эксплуатации офиса с арендодателем и техническими службами Контроль порядка в переговорных и их бронирование. Контроль уборки офиса клининговой службой Организация новых рабочих мест и подготовка рабочих мест к приходу новых сотрудников (закупка/проверка мебели, телефона, подготовка минимального набора канцелярии и т.п., проверка чистоты и порядка на рабочем месте к приходу нового сотрудника) Оформление и контроль подписки на периодические издания Создание рассылок, презентаций, копирование документов Иные административные поручения от руководителей отделов

Ведение и организация дня по встречам и делам руководителя компании Посещение всех планёрок и запись текущих задач и их выполнение (для сотрудников от руководителя) Отчёт в конце дня руководителю о продуктивности каждой задачи и ее решения Сопровождение руководителя на важных встречах с клиентами и заказчиками Ведение календаря руководителя Встреча гостей и заказчиков Первичное консультирование клиентов и гостей Документооборот Заказ товаров и доставки курьеров Работа с почтой компании и с входящими звонками