Помощник руководителя/Бизнес-ассистент

Коммуникации с клиентами, консультирование по вопросам отправлений и таможенному законодательству, помощь в отслеживании статуса отправлений. Поддержка клиентов по всем вопросам в онлайн чатах, связанным с услугами доставки и логистики. - Обеспечение высокого уровня сервиса, оперативное решение любых возникающих вопросов - Контроль оплаты услуг и взаиморасчетов с клиентами - Создание заявок на курьерские услуги - Работа с входящими звонками, электронными письмами и запросами клиентов. - Оформление документов, накладных и инвойсов, подготовка необходимых отчетов по требованию руководства

HR сопровождение сотрудников дивизиона: консультирование сотрудников по всем кадровым вопросам и трудовому законодательству, оперативное решение конфликтных ситуаций - Организация работы обучения персонала, а также повышения квалификации всех работников - Работа с привлеченным персоналом (аутсорсинг) - Регулярная отчетность по различным показателям, контроль HR метрик - HR аналитика - Протоколирование собраний - Помощь в достижении эффективных hr показателей по Дивизиону: снижение текучести, формирование комплектности собственного персонала, контроль ФРВ и др. - Организация корпоративных мероприятий - Помощь в подборе и адаптации персонала - Выявление возможности повышения эффективности HR процессов, инициация и внедрение изменений - Внутренние коммуникации - Контроль внутренних процессов работы

Помощь в ведение календаря руководителя - Организация встреч, протоколирование - Сбор информации для консолидации данных - Контроль исполнения поручений руководителя - Внутренний аудит и др. поручения

Выполнение поручений руководителя (сбор и консолидация информации, подготовка отчетности, контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками, оформление авансовых отчетов, личные поручения) - Помощь в ведении календаря руководителя - Организация командировок (помощь в оформлении виз, покупка авиа/жд билетов, бронирование гостиниц, организация трансфера) - Участие в проектах департамента (сбор информации, подготовка материалов и презентаций, протоколирование собраний, отслеживание выполнения договоренностей) - Работа с электронной системой 1С Спектр (заведение контрагентов, соглашений, заявок на оплату и поступление товаров и услуг) - Работа с документами (контроль согласования и подписания договоров, счетов на оплату, актов) - Перевод документов с английского на русский, с русского на английский - Подготовка деловых писем

Проверка и внесение в финансовую систему (Первая Форма) счетов и закрывающих документов согласно действующим процедурам - Передача счетов на оплату; контроль своевременной оплаты счетов, своевременное предоставление отчетной информации об оплате счетов - Анализ информации,работа с базами данных - Протоколирование собраний - Заказ канцтоваров и оргтехники - Организация встреч, мероприятий - Организация командировок - Составление авансовых отчетов - Взаимодействие со всеми отделами по различным вопросам - Составление презентаций - Выполнение прочих задач, поставленных руководителем

Коммуникация и передача информации сотрудникам подразделения - Анализ информации, работа с базами данных, мониторинг бюджета - Документооборот (ведение хозяйственных договоров и отслеживание оплаты счетов контрагентам, работа с документами) - Заведение заявок на оплату в систему Oracle - Организация деловых переговоров и встреч. Протоколирование и контроль исполнения договоренностей. - Организация поездок, различных мероприятий. Организация и участие в ежегодных цикловых конференциях компании - Участие в проектах и промоакциях компании. Подготовка необходимых материалов, сбор информации, заполнение данных, взаимодействие со смежными отделами. - Выполнение поручений руководителя (составление авансовых отчетов, сбор и консолидация информации, подготовка отчетности, личные поручения)

Прием и распределение входящих звонков - Встреча гостей - Регистрация входящей/исходящей корреспонденции - Оформление и заказ пропусков, бронирование переговорных - Контроль и заказ канцтоваров - Контроль и заказ воды и продуктов для буфета - Координация работы водителя - Отправка почтовых отправлений и ведение учета по ним - Оформление поздравительных презентаций для сотрудников