Специалист по внутренним коммуникациям

Должностные обязанности: Выполнение личных поручений директора Компании. Сбор деловой информации и ее реферирование по заданию руководства. Принятие решений по вопросам обеспечения жизнедеятельности офиса. Обеспечение пропускной системы (въезд на территорию клиентов, сотрудников офиса). Организация приема посетителей. Работа с офисной техникой, обеспечение ее рабочего состояния. Обеспечение контроля работы интернета и телефонии в офисе. Обеспечение контроля за работой охранной системы офисного помещения. Работа с входящей и исходящей корреспонденцией: регистрация, распределение. Оформление и ведение месячного табеля сотрудников. Ведение табеля учета рабочего времени сотрудников. Контроль за праздничными и юбилейными датами. Обеспечение офиса канцтоварами. Заказ воды. Заказ обедов. Закупка по хозяйственной части, закупка продуктов. Поддержание порядка и дружественной атмосферы в офисе.

Привлечение, консультирование и регистрация клиентов. Обработка заявок на реализуемый товар. Комплектование необходимых документов для клиентов, обеспечение рекламной продукцией. Проведение отгрузки со склада. Оформление и контроль замены брака и возврата товара от покупателя, контроль дебиторской и кредиторской задолженности. Выполнение плана работы и предоставление отчетности.

- Контроль за наличием достаточного количества товара в торговом зале и при необходимости пополнять его. - Контроль за правильной расстановкой товара. - Помогать покупателям при выборе товара, давать консультации покупателям по ассортименту товаров, предлагаемых к продаже в магазине, по потребительским свойствам и особенностям товаров. - Принимать участие в стимулировании продаж определенных видов товара, в рекламных акциях магазина: обращать внимание покупателей на заданный товар путем размещения его на самых просматриваемых местах, путем дополнительных консультаций покупателей по особенностям и преимуществам данного товара и иным способом. - Помощь руководству отдела магазина принимать товар. - Работа с удаленным складом. Отзывать товар по необходимости в торговый зал. - Участие в инвентаризации. - Разрешение спорные вопросы с покупателями в отсутствие представителей администрации. - Участие в проводимых для продавцов занятиях (обучении) по повышению уровня знаний по свойствам и особенностям продукции, расположение товара, работе на кассе и других знаний и навыков, необходимых в работе.

Должностные обязанности и достижения: - Работа на информационной стойке, встреча покупателей, работа со входящими звонками. - Обеспечение связи покупателей с торговым залом. Сообщение о наличии товара. - Обслуживание клиентов на кассе и ведение кассовых документов. - Обеспечение сохранности денежных средств. - После закрытия магазина для клиентов сверять наличные в кассе. - Участие в инвентаризации. - Разрешение спорных вопросы с покупателями в отсутствие представителей администрации. - Участие в проводимых для продавцов занятиях (обучении) по повышению уровня знаний по свойствам и особенностям продукции, размещению товара в торговом зале, работе на кассе и других знаний и навыков, необходимых в работе.

Организация и контроль работы всего почтового отделения, посылочный отдел и отдел доставки, статистический учет, ежедневный финансовый учет.

Обеспечение информационного взаимодействия с филиалами: Директорами региональных управлений, Директорами филиалов, помощниками Директоров филиалов, коммерческими службами. Подготовка и осуществление корпоративных рассылок по случаю: организации мероприятий, запросов, сбора информации, информационные письма и т. п. Обеспечение отправки документации из ГП по филиалам. Ведение корпоративного справочника адресов и телефонов филиалов. Актуализация списков рассылок в электронной почте и в СЭД по ДРУ, ДФ, помощникам ДФ. Ежегодная подготовка информации и организация по изготовлению пропусков для ДФ на территорию ГП, отправка в филиалы. А также подготовка, организация изготовления пропусков на год и временных для сотрудников подрядных организаций, осуществляющих деятельность на территории Компании (курьерские компании, общественное питание). Согласование табелей учета рабочего времени ДФ с ДРУ. Создание и отправка на согласование в СЭД Приказов и Распоряжений по основной деятельности ДФ. Подписание согласованных оригиналов у ГД и отправка на подпись ДФ. Создание и отправка на согласование в СЭД Распоряжений о проведении мероприятий по случаю празднования Дня рождения Компании. Выгрузка и систематизация данных по сотрудникам из ПО КАДР, корректировка с филиалами. Подготовка и отправка товарно-материальных ценностей (памятной наградной продукции) согласно спискам. Организация подготовки к праздничному обеду, посвященному Дню рождения Компании (сбор данных по количеству обедающих сотрудников, составление СЗ для согласования с руководством, подготовка пригласительных билетов).Размещение информации на территории офисного здания. Непосредственное активное участие в подготовке и проведении праздничного мероприятия, посвященного Дню рождения компании. Закупка наградной продукции у контрагентов. Подготовка отчетной документации для бухгалтерии. Помощь в церемонии награждения, посвященной чествованию Юбиляров на сцене. Создание и отправка на согласование в СЭД Распоряжений о подведении Общего собрания. Рассылка ДФ информации по квотам на Лучших сотрудников филиалов по итогам работы прошедшего года. Формирование списков Лучших сотрудников филиалов. Создание Договоров дарения на Лучших сотрудников филиалов, подготовка документов для бухгалтерии. Подготовка Грамот для Лучших сотрудников. Организация отправки подарков, Грамот в филиалы Лучшим сотрудникам итогам работы, контроль. Подготовка к проведению ежегодной Конференции ДФ, подготовка Грамот, закупка у контрагентов наградной продукции по номинациям. Подготовка документов для бухгалтерии. Поздравление первоклассников - детей сотрудников с 1 Сентября. Формирование списков детей сотрудников - первоклассников на основе данных их ПО КАДР, корректировка с филиалами. Взаимодействие с контрагентами для закупки подарков и нанесения на них логотипа Компании ЦВП. Формирование списков товарно-материальных ценностей на отправку по филиалам, а также ГП. Выдача парков в ГП. Подготовка документов для бухгалтерии. Проведение внутренних спартакиад. Участие в подготовке и проведении спартакиады в головном предприятии, закупка наградной продукции, подведение итогов и награждение участников. Подготовка отчетных документов для бухгалтерии. Новогодние подарки сотрудникам Компании, детям сотрудников. Формирование списка сотрудников филиалов и ГП получение подарков на основе данных ПО КАДР. Составление реестров на отправку в филиалы, на выдачу в ГП. Распределение сувенирной продукции года от ЗАО Фирма ЦВ «ПРОТЕК» для сотрудников филиалов и ГП, на основе данных ПО КАДР. Подготовка и организация праздников 23 февраля и 8 Марта в офисном здании ГП, распределение подарков по филиалам и ГП согласно данным ПО КАДР. Организация подготовки к праздничному обеду, посвященному Дню медицинского работника (сбор данных по количеству обедающих сотрудников, составление СЗ для согласования с руководством, подготовка пригласительных билетов, размещение информации в офисном здании). Осуществление ежегодного поздравления ВОВ - родственников сотрудников Компании, по случаю празднования Дня Победы. Организация согласования официального текста поздравления от лица ГД Компании. Закупка открыток и подарков для поздравления. Отправка Ветеранам по адресам. Ведение табеля учета рабочего времени Административного отдела. Работа с Почтой России, осуществление Курьерских отправок через курьерские компании, с которыми сотрудничает Компания. Заказ пропусков для контрагентов. Взаимодействие с издательскими компаниями для проведения подписки периодические издания для сотрудников Компании на текущее полугодие, ведение документации. Активная деятельность по предупреждению распространения вируса COVID среди сотрудников Компании в период пандемии. Решение текущих административных вопросов, поручений руководства.