Директор по эксплуатации

Достижение целей Управляющей компании. Руководство сотрудниками компании в соответствии с утвержденной структурой: ставит и перераспределяет задачи, контролирует их исполнение, делегирует полномочия. Принятия решений о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности, либо поощрении сотрудников компании по результатам их труда. Контроль и принятия мер для постоянного укомплектования команды квалифицированными специалистами. Контроль рационального использования ресурсов Управляющей компании, организация их прозрачного учета, а именно: контроль за поступлением и расходом. Разработка годового бюджета Управляющей компании. Ответственность за его исполнение. Оформление ежемесячного и ежегодного отчёта по расходованию бюджета (план / факт). Оптимизация затрат Управляющей компании по эксплуатации Объекта. Организация движения и учет всего документооборота Управляющей компании. Ответственность за создание и подготовку всех видов отчётности Управляющей компании. Осуществление контроля за предоставление регулярной отчетности по согласованным формам: ЧОП, клининга, отчета о расходе бюджета Управляющей Компании, коммунальные затраты, отчет руководителя комплекса. Обеспечение условий для организации бухгалтерского учёта. Организация администрирование заключённых договоров. Осуществление и последующее согласование ежегодных и перспективных планов по модернизации Объекта, контролирует реализацию согласованного плана модернизации. Организация и контроль выполнение плановых и внеплановых работ по техническому обслуживанию Объекта и ремонтным работам. Организация строительных работ на территории Объекта, которые должны проводиться, исходя из принципов оптимального соотношения: цена/качество/сроки. Организация и ответственность за работу по выбору подрядчиков. Тендер. Эффективный контроль приемки выполненных привлеченными подрядчиками работ. Взаимодействие с проверяющими инстанциями по всем направлениям деятельности Управляющей компании на Объекте. Организация работ с арендаторами по техническим и организационным направлениям деятельности Управляющей компании на Объекте. Обеспечение арендаторам максимально комфортные условия для осуществления их деятельности на территории Объекта и в арендуемых помещениях. Выставление эффективной работу с претензиями арендаторов: контроль, учет и своевременное реагирование. Проведение предварительного анализа целесообразности и эффективности внеплановых и внебюджетных работ, в т.ч. и по дополнительным заявкам арендаторов. Организация для арендаторов на Объекте дополнительных услуг, связанные с производственной необходимостью и способствующие их комфортному размещению на территории. Осуществление выбора и дальнейшее взаимодействие в рамках подписанного договора с клининговой компанией, охранной организацией (ЧОП) и прочими внешними обслуживающими компаниями. Утверждение регламентов работ внешних обслуживающих компаний. Проведение тендеров по выбору внешних обслуживающих компаний по всем необходимым направлениям деятельности для Объекта. Оптимизация затрат на клининг, охрану, техническое обслуживание инженерных систем и прочие направления деятельности по эксплуатации Объекта, связанные с привлечением внешних обслуживающих компаний и собственной службы эксплуатации, проводя организационные и технические мероприятия.

Организация и контроль эксплуатации, текущих ремонтов, клининга и обслуживание офисных, коммерческих и жилых зданий Компании, инженерных систем и коммуникаций, прилегающей территории собственным штатом и силами подрядных организаций. Взаимодействие с подрядными организациями и управляющими компаниями по техническим и эксплуатационным вопросам, контроль проводимых работ, организация тендеров (конкурсов), анализ коммерческих предложений, проведение переговоров, подготовка и сопровождение договоров и дополнительных соглашений к ним. Получение закрывающих документов, согласование и контроль сроков оплаты платежей, контроль качества предоставляемых услуг. Организация выбора управляющей компании, организация передачи объекта, обеспечение взаимодействия и контроль работы. Организация и контроль взаимодействия и расчетов с ресурсоснабжающими организациями (МОЭК, Мосводоканал, Мосводосток, Мосэнергосбыт). Организация и контроль рационального использования энергоресурсов, расчет тарифов и предъявление к оплате Арендаторам и Собственникам помещений эксплуатационных и коммунальных затрат. Организация и контроль проведения профилактических осмотров зданий и сооружений, разработка и контроль выполнения календарных планов текущих и капитальных ремонтов, необходимых мероприятий по эксплуатации объектов. Обеспечение рационального использования ресурсов для выполнения ремонтных работ, контроль качества выполнения ремонтных работ. Организация оформления необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг, получение и хранение необходимых хозяйственных материалов, оборудования, инвентаря и мебели, ведение учета их расходования и составление установленной отчетности. Обеспечение выполнения работ по благоустройству, озеленению и уборке прилегающей территории. Взаимодействие с арендаторами по вопросам эксплуатации и хозяйственного обслуживания арендуемых площадей, приема-сдачи помещения, мелкий ремонт (в зоне ответственности арендодателя). Сбор документации от арендатора, предусмотренной договором аренды. Предотвращение/урегулирование конфликтных ситуаций. Организация и контроль соблюдения норм и требований, ведение необходимой документации по Обеспечение соблюдения действующего экологического законодательства, инструкций, стандартов и нормативов по охране окружающей среды. Планирование бюджета и контроль за исполнением бюджета по вопросам эксплуатации и обслуживания, составление смет эксплуатационных и хозяйственных расходов. Взаимодействие с контролирующими и инспектирующими органами государственной власти.

Руководство Департаментом Эксплуатации. В подчинении 178 сотрудников. Создание и согласование новой структуры ДЭ. Разработка, согласование Должностных Инструкций для сотрудников ДЭ. Обеспечение правильного и четкого исполнения всеми работниками ДЭ, своих должностных обязанностей. Взаимодействие со структурными, смежными подразделениями/департаментами. Разработка и согласование бюджета, оценка рисков и эффективности. Контроль по соблюдению бюджета. Оптимизация затрат ДЭ, формирование портфеля заказов. Оформление Технического Задания, участие в тендерах, в конкурсных процедурах, на закупку услуг, поставку и монтаж оборудования. Проведение политики в области ценообразования и стратегии Компании. Ведение переговоров с поставщиками услуг. Привлечение заказчиков, поставщиков, подрядных организаций, а также проверка их благонадежности. Взаимодействие с государственными и контролирующими органами власти. Организация взаимодействия с Арендодателями (ответы на заявления, претензионная работа, организация и проведение общих совещаний, решение текущих вопросов, подготовка отчетности, коммунальные затраты). Контроль по выполнению Аварийных, Текущих и Дополнительных работ. Разработка и внедрение Личного Кабинета для оформления заявок. Разработка и предоставление отчётности по выполнению заявок. Организация и контроль по выполнению работ диспетчерской службы по системе мониторинга. Разработка и согласование Договоров на Комплексное Техническое Обслуживание объектов компании: - Инженерное оборудование (выполнение ТО, работы по закрытию текущих и аварийных заявок, дополнительные работы). - Технологическое и Холодильное оборудование (выполнение ТО, работы по закрытию текущих и аварийных заявок, дополнительные работы). - Клининговые услуги по уборке магазинов и прилегающей территории. - Строительно монтажные работы на объектах согласно утверждённого Тарификатора. Сбор данных, формирование программ, оформление коммерческих предложений на выполнение комплексного и капитального ремонта объектов компании. Составление дефектных ведомостей. Контроль по проведению и приемке выполненных работ. Организация документооборота: - Оплата счетов Контр Агентам - Закрытие Дебиторской задолжности - Сбор данных, оплата и контроль по отсутствию задолженности по коммунальным услугам. Разработка и согласования Регламента Приемки Новых объектов и объектов после Реконструкции. Проверка, внесение комментариев и согласование проектной документации до выхода на 0 стадию строительства. Организация выездной комиссии, на этапах строительства и открытии (приемка) объекта. Приёмка документации, составления Актов приемки.

Осуществление контроля технического состояния магазинов в составе торговых центров и в отдельно стоящих зданиях путем проведения систематических плановых осмотров с использованием современных средств технической диагностики. Обеспечения проведения текущего ремонта с периодичностью, обеспечивающей эффективную работу объектов компании. Обеспечение работ, вызванных неисправностью элементов здания (кровли, инженерных систем и др.), по ремонту объектов компании. Проверка готовности объектов в составе торговых центров и в отдельно стоящих зданиях к эксплуатации в осенне-зимний период. Выявление неисправностей, препятствующие нормальной эксплуатации объектов компании. Организация работ по их устранения в установленные сроки. Организация приемки и регистрации аварийных и текущих заявок. Составление перечня требуемых работ по обслуживанию и ремонту, ведение учета ремонтных работ. Ведение статистики всех заявок и анализ причин. Разработка мероприятий по их снижению. Организация работ по проверке рабочей документации строящихся объектов компании. Осуществление промежуточной приемки качества строительства новых объектов и проведение приемки новых объектов в эксплуатацию. Составление бюджета отдела эксплуатации и осуществление строгого контроля по его выполнению. Месячные и квартальные отчёты по исполнению бюджета. Разработка путей снижения затрат по отделу эксплуатации. Определение потребности в материально-технических ресурсах для технического обслуживания, ремонта и реконструкции магазинов. Определение стоимости капитального ремонта и реконструкции магазинов на основе сметных или договорных цен. Осуществление надзора за разработкой подрядными организациями проектов ремонтов и реконструкции, проектов производства работ. Осуществление надзора за качеством и сроками выполнения подрядными организациями работ по ремонту магазинов. Административное управление вспомогательными службами и подразделениями. Контроль своевременного прохождения необходимых аттестаций и наличия допусков персонала. Организация безопасных условий труда, противопожарных мероприятий и систем безопасности. Взаимодействие с энергоснабжающими организациями: Мосэнергосбыт, Мосводоканал (контроль предоставления показаний приборов учёта, оформление закрывающих бухгалтерских документов, контроль оплаты). Взаимодействие с контролирующими организациями: Ростехнадзор, Экологический надзор, МЧС (контроль исполнения пунктов предписаний, составление сопровождающих писем). Проведение тендера, согласно политики компании по подбору организаций для выполнения работ СМР, Сервисное обслуживание. Заключение договоров по управлению и эксплуатации объектов. Составление и контроль исполнения графиков ППР. Организация работ по технической эксплуатации объектов и клининговым услугам. Выполнение функций заказчика, технадзора.

Обеспечение выполнения работ по текущему ремонту зданий и инженерных систем, реконструкция зданий и сооружений. Подготовка и согласование проектной документации для проведения СМР Планирование и проведение работ по ремонту, реконструкции помещений. Проведения тендеров на СМР. Анализ результатов тендеров и принятие решений. Согласование основных условий договоров. Работа с контрагентами в рамках подписанных договоров. Контроль по выполнению договорных отношений, сроков и качество работ, осуществления приемки в составе комиссии. Контроль деятельности региональных подразделений Компании, в рамках финансовой политики и бизнес планов компании, а также региональных и местных органов государственной власти и управления. Организация и контроль работ обособленных подразделений и инженерного состава. Эксплуатация и обеспечение бесперебойной и безаварийной работы инженерно-технических систем и оборудования зданий (Бизнес Центры, Складские и Распределительные центры, общая площадь 600 000 м2). Планирование, контроль уровня эксплуатационных расходов и их минимизация. Проведения тендеров на сервисное обслуживание объектов. Составление графика ППР по техническому обслуживанию. Осуществление подготовки и оформления документов, необходимых для заключения со сторонними организациями договоров на оказание услуг по сервисному обслуживанию. Взаимодействие с контролирующими и инспектирующими органами государственной власти. Сопровождение договоров с районными и городскими службами. Взаимодействие с коммунальными службами‚ госструктурами. Проведение переговоров по вопросу приобретения, продажи коммерческой недвижимости. Подготовка необходимой документации с предоставлением для регистрации. Взаимодействие с Арендаторами по решению технических вопросов, в рамках подписанных договоров Аренды с точки зрения обязательств собственника перед арендаторами. Контроль по выполнению договорных отношений Аренды. Организация подготовки бюджета. Согласование бюджета, контроль по выполнению.

Осуществление оперативного контроля выполнения аварийных, текущих, строительных заявок обслуживающими компаниями по всем объектам. Проведение тендеров на техническое обслуживание и СМР. Заключение договоров с подрядными организациями, согласно политики компании. Ведение и привлечение компаний для проведения работ согласно списка одобренных поставщиков. Составление технического задания на ремонт инженерных систем и помещений. Проверка и согласование смет на ремонтные работы. Контроль объемов, сроки и качества выполнения ППР. Организация работ и согласование даты проведения ремонтных работ. Проверка, согласование отчетной финансовой документации по оплате за выполненные работы. Взаимодействие по текущим и аварийным вопросам с Руководителем отдела эксплуатации, руководителями объектов, инженерным и техническим составом. Взаимодействие по текущим и аварийным вопросам с инженерными службами Арендодателей. Осуществление функционального руководства инженерным и техническим составом отдела. Проверка проектной документации по новым (открывающимся) объектам. Осуществление приемки новых (открывшихся) объектов, проектной, исполнительной и рабочей документации. Взаимодействие с менеджерами проектов (строительный отдел) по устранению замечаний на объектах в объеме гарантийных обязательств. Взаимодействие с Генеральными подрядчиками по выполнению гарантийных обязательств, составление претензий. Контроль качества, объемов, стоимость, технологии и последовательность выполнения работ, производимых подрядными организациями на объектах Компании. Принятие решений по методам и способам устранения причин конкретной заявки, принятие мер для снижения количества заявок в целом. Контроль по проведению мелкого ремонта силами подрядных организаций, помещений, торгового оборудования и устранению неполадок в системах энергоснабжениях, теплоснабжения, системы вентиляции и кондиционирования, водоснабжения и водоотведения на объектах Компании.

Автономные источники питания. Контроль над бесперебойным питанием объекта, обслуживание энергоустановок, ТП, ГРЩ. 6-0,4 кВт. Проектирование и выполнение работ по прокладке внутренних и внешних сетей.