Главный специалист/ координатор проектов / администратор проектов

Протоколирование совещаний. При необходимости запись ( оформление ) стенограммы. Контроль и учёт поручений по итогам совещания, в том числе в СЭД, МосЭДО. Подготовка и редактирование документов в период сдачи отчетности. Редактирование протоколов и документов, составленных другими сотрудниками, согласование и рассылка исполнителям. Ведение базы согласованных протоколов и материалов заседаний в электронном виде.

Приём сообщений, писем, служебных записок, ведение документации с грифом ДСП, деловой корреспонденции адресованных руководителю. Организация телефонных переговоров. Оповещение руководителей подразделений о предстоящих совещаниях, переговоров, комиссиях о времени и месте их проведения, ведение календаря руководителя. Своевременное предоставление документов на подпись руководителю. Разработка технической документации, презентаций, составление актов, выполнение в срок поручений согласно Приказов, Распоряжений. Подготовка презентаций для оперативных совещаний. Введение протоколов совещаний, подготовка и сдача отчётности по поручению руководителя , подготовка заключений профильных комитетов. Работа в 1С - документооборот. ERP. Подготовка рапортов их согласование и подписание. Взаимодействие с Подрядными организациями ( заказ пропусков, встреча и дальнейшее сопровождение, заключение договора, оформление исполнительной документации, проверка выполнения работ, приёмка исполнительной документации, финансовое закрытие работ). Поиск кандидатов на вакантные должности и приглашение их на собеседование. Разработка должностных инструкций, обоснований, рапортов. Создание условий, способствующих максимально эффективной работе руководителя ( организация рабочего места, наличие канцтоваров, необходимой оргтехники и расходных материалов).

Контроль сроков выполнения поручений руководителя сотрудниками структурных подразделений компании. Прием и своевременное представление документов на подпись. Организация телефонных переговоров. Подготовка совещаний, собраний, в том числе собраний акционеров, советов директоров, переговоров ведение протоколов, прием поступающей деловой корреспонденции (РОСИМУЩЕСТВО, АО "Издательство "Просвещение"), ее регистрация и передача руководителю. Организация деловых встреч руководителя, встреча и приём посетителей Руководителя. Прием и регистрация входящей деловой корреспонденции, звонков. Ведение реестра входящих/исходящих писем, формирование и ведение электронного архива корреспонденции. Ведение корпоративной почты. Регистрация договоров, ведение реестра договоров, формирование и ведение электронного архива договоров. Ввод договоров в 1С УПП в разрезе контрагентов. Подготовка и организация командировок (визовая поддержка, заказ билетов, бронирование гостиниц). Создание условий, способствующих максимальной эффективности работы руководителя и офиса в целом (организация рабочего места, наличие канцтоваров и хозтоваров, содержание и обслуживание оргтехники). Сбор заявок за закупку канцтоваров и хозтоваров для офиса, формирование счета на закупку соответствующих материалов. Оприходование и списание канцтоваров, хозтоваров в программе 1С УПП. Материальная ответственность по ведению данных материалов. Участие в инвентаризации материалов.

Взаимодействие с государственными и контролирующими органами, установление и регулярное поддержание контактов с целевыми группами и внешними специалистами, ведение с ними деловой переписки. Подготовка и сдача отчетности по проекту. Участие в формировании команды и координация ее повседневной деятельности. Создание, проверка и корректировка документации. Внутренняя отчётность. Управление проектами: организация работы, планирование и взаимодействие с Заказчиками (Федеральная таможенная служба РФ.) Контроль выполнения работ по проекту в установленные сроки.

Организация телефонных переговоров. Прием сообщений, писем, адресованных руководителю, и при необходимости доведение их до руководителя. Подготовка совещаний, собраний, в том числе собраний акционеров, советов директоров, переговоров ведение протоколов,прием поступающей деловой корреспонденции, ее регистрация и передача руководителю. Контроль сроков выполнения поручений руководителя сотрудниками структурных подразделений компании, взаимодействие с Заказчиками (Лахта-Центр в Санкт-Петербурге, Инновационный центр "Сколково", Концерн ВКО "Алмаз-Антей"). Прием и своевременное представление документов на подпись. Встреча и прием посетителей руководителя. Подготовка командировок (визовая поддержка, заказ билетов, бронирование гостиниц). Создание условий, способствующих максимально эффективной работе руководителя (организация рабочего места, наличие канцтоваров, необходимой оргтехники).

Прием входящих вызовов и корреспонденции, деловая переписка. Организация рабочего места, наличие канцтоваров, необходимой оргтехники. Оформление командировок, виз (travel-поддержка) Координация встреч, управление клининговыми службами. Поддержание жизнедеятельности офиса. Заказ пропусков, канцелярии. Организация встреч/переговоров с партнёрами и клиентами (бронирование парковочных мест, переговорных комнат), взаимодействие с Заказчиками ("Мосметрострой", "МОСИНЖПРОЕКТ", ГУП "Московский метрополитен") Оказание помощи в организации корпоративных мероприятий.