Помощник руководителя / Делопроизводитель/ Менеджер по продажам

Административная поддержка руководителя. Решение общих административно-хозяйственных вопросов, касающихся жизнедеятельности офиса и торговых точек компании. Ведение основного делопроизводства по группе компаний (подготовка приказов, распоряжений, писем, договоров, реестров, описей, регистрация входящей и исходящей корреспонденции). Контроль оформления документов передаваемых на подпись руководителю. Работа с корреспонденцией получаемой и отправляемой, через отделения Почта России, ведение реестров отправок. Заключение договоров и контроль оплаты абонентских ящиков и предоставления отчётных документов. Организация рабочих мест (закупка мебели, оборудования, инвентаря и т. д.). Учёт и контроль закрепления ТМЦ. Участие в процессе инвентаризации. Организация корпоративных мероприятий. Поиск контрагентов, заключение договоров поставки товаров и оказания услуг связанных с обслуживанием офиса и торговых точек. Ежемесячное формирование общих заявок на канцелярские и хозяйственные товары. Контроль оплаты счетов, отслеживание доставки и предоставления отчётных документов, распределение полученных товаров между офисом и торговыми точками по краю, согласно заявок. Ведение табелей учёта рабочего времени. Подготовка ежемесячного отчета по учёту рабочего времени сотрудников, согласно системы контроля управления доступом (СКУД).

- Организационно-техническое обеспечение административно-хозяйственной деятельности ООО МТУ «ЮКС». - Организация, совершенствование и ведение системы документационного обеспечения в Компании (создание ЛНД, ведение делопроизводства по основной деятельности и кадрового учета). - Эффективное руководство работой персонала (в подчинении 35 человек) административно-хозяйственного отдела, транспортного отдела, службой контроля режима организации, отдела ИТ, охраны труда. - Формирование и эффективное исполнение расходной части бюджета в рамках административно-хозяйственной деятельности компании, оптимизация и минимизация затрат. - Обеспечение работы по хозяйственному обслуживанию административных площадей, осуществление контроля за надлежащим состоянием всех помещений административного здания, в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений, организация технических работ и контроль за исправностью оборудования (лифтов, освещения, системы отопления, вентиляции, кондиционирования и др.). - Разработка планов и организация текущих и капитальных ремонтов основных фондов (зданий, помещений, систем водоснабжения, вентиляции и других сооружений), контроль качества ремонтных работ, работа со сметной документацией. - Организация работы по взаимодействию с контрагентами по вопросам обслуживания здания и территории. - Организация рабочих мест, проводимых совещаний, конференций, семинаров и корпоративных мероприятий. - Обеспечение жизнедеятельности офисного здания (заказ канцелярских и хозяйственных товаров, воды, расходных материалов, взаимодействие со службой клининга). - Осуществление договорной работы в направлении административно-хозяйственной деятельности, в соответствии с требованиями законодательства. - Осуществление арендной политики, анализ рынка недвижимости, организация процесса сдачи помещений в аренду. - Обеспечение благоустройства прилегающей территории, праздничное оформление фасада здания. - Обеспечение компании брендированной сувенирной продукцией (от самостоятельной разработки макетов до получения готовой продукции). - Планирование, контроль перемещения и рационального использования автомобильного парка и спец. техники компании. - Контроль учета и списания ГСМ, работа с системой мониторинга движения автотранспорта. - Работа с первичной бух. документацией (счета, акты, накладные, КС-2, КС-3). - Организация и ведение кадрового делопроизводства в полном объеме, подбор персонала, организация обучения и повышения квалификации сотрудников. - Организация и обеспечение сотрудников корпоративной мобильной связью, контроль и минимизация затрат. - Организация деловых поездок (заказ билетов и бронирование гостиниц). - Выполнение функционала секретаря (планирование рабочего дня руководителя, работа с входящей и исходящей корреспонденцией, курьерскими службами, Почтой России, архивация документов).

- Организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности макро-регионального филиала Юг (филиалы в Краснодаре, Сочи, Ставрополе, Волгограде, Ростове-на-Дону)

- Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-хозяйственной деятельности филиала. - Документационное обеспечение филиала, включая кадровое делопроизводство и первичную бух. документацию. - Организация рабочих мест и поддержание жизнедеятельности офиса (обеспечение канцтоварами, хоз. товарами и т. д.). - Выполнение поручений и планирование рабочего дня руководителя. - Организация работы приёмной директора филиала. - Оформление тендерной документации. - Организация деловых поездок. - Подготовка и сдача отчетов в УФСГ Статистики и Ростехнадзор.

- Документационное обеспечение (регистрация, систематизация, распределение и хранение корреспонденции и организационно- распорядительных документов. - Организация рабочих мест и поддержание жизнедеятельности офисных помещений (обеспечение ТМЦ, канцтоварами, хоз. товарами и т. д.). - Выполнение поручений и планирование рабочего дня руководителя. - Организация работы приёмной генерального директора завода. - Организация деловых поездок. - Ведение кадрового учета (оформление ТД, ТК, приказов, подготовка и сдача документации в Пенсионный фонд и страховые медицинские организации.

Организация документооборота и кадрового делопроизводства