Личный помощник руководителя

Финансы: - бюджетирование - выдача займов, расчет процентов, контроль возврата - ведение реестра займов и должников, переписка с должниками - контроль движения денежных средств - ведение реестра активов Налоговые декларации: - отслеживание сведений по налогам на доходы - возврат излишне уплаченных налогов на доходы, согласно СОИДН - отслеживание статуса резидентства Проектная деятельность: - ведение документооборота по проектам (учредительные документы, протоколы собраний с повесткой и решениями, документы на финансирование, финансовая отчетность) - Ведение электронной базы данных и архива - организация визитов заинтересованных лиц для знакомства с деятельностью компании - помощь ТОП-менеджменту во взаимодействии с банками - подготовка документов для проведения сделок в рамках проектов. Работа с адвокатами/налоговыми консультантами/юристами (в РФ и за рубежом): - постановка задач - согласование предварительной сметы на работы - ведение переговоров, переписка (в том числе на иностранных языках) - проверка правильности выставления счетов на выполненные работы - оплата работ Ведение календаря: - организация рабочих встреч, графика руководителя - дни рождения коллег и партнеров - ведение графика работы сотрудников офиса - Организация телефонных переговоров Другие поручения - Разработка инструкций для сотрудников - Контроль за состоянием офиса, решение возникающих проблем - закупка химии, продуктов, канцелярии для Family Office - организация переезда офиса - контроль ремонта офиса

Совмещение функций офис-менеджера Ассоциации и личного помощника Советника генерального директора (женщина): 1. Полное обеспечение АХД Ассоциации: Взаимодействие с эксплуатационными службами арендодателя и с поставщиками услуг связи; заключение договоров аренды, услуг телефонной связи и интернета, ведение всех договоров в электронном документообороте, заведение счетов на оплату и контроль своевременной оплаты в SAP, формирование ежемесячного бюджета и расходов Ассоциации, контроль всех выплат по договорам; 2. Организация командировок сотрудников по России и за рубеж (заказ авиабилетов, бронирование гостиниц для сотрудников, оформление виз); 3. Ведение графика командировок; 4. Организация проведения совещаний, заседаний секторов и семинаров (бронирование, подготовка зала и материалов для мероприятия); 5. Организация встреч и размещение посетителей; 6. Взаимодействие с курьерскими службами, транспортными компаниями и иными контрагентами, в том числе проведение тендерных мероприятий по отбору поставщика услуг; 7. Ведение административно-хозяйственного обеспечения офиса; 8. Оформление пропусков для сотрудников и посетителей; 9. Поддержание надлежащего внешнего вида помещений Ассоциации, оформление кабинетов (заказ картин, цветов, работа с поставщиками) 10. Работа со всеми договорами Ассоциации (заведение в систему электронного документооборота PayDox, контроль согласования договоров, контроль подписания со стороны контрагента и Ассоциации, передача оригиналов ответственному подразделению, контроль за корректным оформлением счетов и бухгалтерских документов для закрытия договоров) 11. Заведение счетов на оплату в систему SAP и контроль их оплаты; 12. Организация рабочих мест для новых сотрудников (проведение тендера и выбор поставщика, заключение договора и ведение его в системе электронного документооборота, согласование и проведение корректировок бюджета на расходы, заведение счета на оплату, контроль оплаты и доставки) 14. Подготовка писем, запросов, справок и т.д.; 15. Подготовка документов для передачи в ответственное подразделение, занимающееся ведением бухгалтерского учета и формированием финансовой отчетности; 16. Подготовка материалов и проектов документов, в том числе аналитических материалов 17. Подготовка и проведение мероприятий (Круглый стол Алюминиевой Ассоциации в рамках ПМЭФ-2016, Панельная дисскуссия в рамках ИННОПРОМ-2017, Общее собрание Алюминиевой Ассоциации в 2016 году (приблизительно 220 участников). В подготовку данных мероприятий входило: выбор площадки для проведения мероприятия, согласования стоимости услуг с подрядчиком, заключение договора, кейтеринг, общение со спикерами, модератором, содействие в написании сценария, подготовка презентаций и т.д.) 18. Заказ сувенирной продукции Ассоциации (выбор подрядчика, согласование стоимости, сроков, оплата и т.д.) 19. Ведение переговоров и деловой переписки с иностранными компаниями. Организация деловых встреч в Японии, Корее, ОАЭ, Катар совместно с Торгпредствами данных стан. 20. Взаимодействие с Международными Ассоциациями (Китайская Алюминиевая Ассоциация, GUC) 21. Оперативный поиск необходимой для руководителя информации, составление отчетов и справок 22. Выполнение личных поручений руководителя 23. Проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых на подпись руководителям, обеспечение качественного редактирования документов.

- выполнение организационных и технических функций по обеспечению и обслуживанию работы Президента Ассоциации; - Подготовка заседаний или совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания) - устный и письменный, последовательный русско-английский и обратный перевод рабочей тематики; - участие в конференциях, переговорах и собраниях в качестве переводчика; - осуществление перевода корреспонденции и другой рабочей документации; - языковая поддержка иностранных гостей и коллег в решении рабочих вопросов (по согласованию с непосредственным руководителем); - решение вопросов, связанных с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирования и покупки билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку; - прием документов на подпись руководителю; контроль качества подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись Президенту Ассоциации; обеспечение сохранности проходящей служебной документации; - организация телефонных переговоров Президента Ассоциации; прием и передача телефонограмм, регистрация в отсутствие руководителя принятых сообщений и доведение их до его сведения; - осуществление работы по подготовке заседаний или совещаний, проводимых Президентом Ассоциации (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрации); - обеспечение руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создание условий, способствующих эффективной работе руководителя; - организация приема посетителей, содействие в оперативности рассмотрения просьб и предложений работников; - прием и регистрация посетителей, гостей, делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки на предприятие; - помощь в организации выставок, тендеров; перевод брошюр, буклетов и новостей на веб-сайте Ассоциации.