Личный помощник руководителя, Бизнес ассистент, Менеджер отдела

- Работа с Первыми лицами компании Административная поддержка руководителя ( деловая переписка, travel-поддержкa, личные поручения) - Работа в режиме многозадачности и строгой конфиденциальности - Организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, подготовка материалов, корректировка рабочего календаря; - Подготовка документов на подпись руководителю; доведение рассмотренных и подписанных руководителем документов до менеджеров компании - Сбор и предоставление необходимой информации по запросу; - Прием, обработка и распределение входящих звонков, фиксирование и передача информации сотрудникам - Контроль за своевременным рассмотрением и предоставлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение их качественного редактирования - Транслирование задач сотрудникам и контроль их выполнения - Прием и передача информации по приёмно-переговорным устройствам, своевременное оповещение руководителя информацией, полученной по различным каналам связи - Работа с нотариусом - Организация поездок (визовая поддержка, координация заказа билетов и бронирования гостиниц) - Контроль исполнения сроков поручений руководителя по приоритетным задачам - Ведение документооборота ( Lotus Notes ) - Организация связи с третьими лицами для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующих непосредственного участия руководителя - Оперативный поиск и систематизация необходимой информации (помощь в организация мероприятий, общение с личными водителями, заказ столиков в ресторане, сбор личных документов, приглашение гостей на мероприятия, ведение базы данных контактов и т.д.). - Организация совещаний (сбор информации, оповещение участников) - Передача оригиналов документов в обособленные структурные подразделения - Осуществление сбора материала и информации, необходимых руководителю - Техническое обеспечение деятельности руководителя департамента (подготовка необходимых материалов, контроль исполнения распоряжений, приём и обработка корреспонденции и т.д.) - Контроль исполнения договорных обязательств в сроки - Приобретение авиа и ж/д билетов, бронирование гостиниц Оформление пропусков - Участие в организации пресс-конференций, круглых столов - Организация мероприятий, с учетом общепринятых стандартов и пожеланий заказчика, ведение переговоров с арендаторами помещений, ресторанами, концертными агентствами, отелями, турфирмами и т.д. - Контроль сохранности документов в приемной руководителя - Грамотная устная и письменная речь

- Работа с первыми лицами в крупной компании - Встреча гостей, решение организационных вопросов. - Выполнение личных поручений.. - Контроль выполнения задач отделов снабжения, контроль отчетности..... - Взаимодействие с курьерами и водителями - Организация встреч, селекторных совещаний - Поиск необходимой информации - Участие в организации пресс-конференций, круглых столов - Взаимодействие с представителями арендодателя по различным вопросам, оформление заявок на оплату счетов за аренду офиса.