Руководитель направления протокола и командирования

Организация полного цикла обеспечения служебных командировок работников Общества (покупка билетов, бронирование гостиниц, транспорта, подготовка смет расходов, заказ валюты, подготовка финансовых и программных отчетов и т.д.); Организация визовой поддержки работников Общества (оформление, подача, получение документов в визовых центрах и посольствах); Участие в организации протокольных мероприятий, в том числе с участием первых лиц Общества (подготовка комплекта документов для организации мероприятия, а также отчетных документов) Осуществление полного цикла работ по производству индивидуальной сувенирной и полиграфической продукции (разработка концепции, анализ рынка поставщиков, согласование образцов, контроль производства отслеживание качества продукции, соблюдения сроков поставок); Разработка и согласование дизайна сувенирной продукции, в том числе VIP подарков; Организация документооборота с поставщиками; Подготовка и согласование договорных документов, касающихся работы. Организация поздравлений партнеров Общества с праздниками и памятными датами. Разработка регламентной документации, касающейся деятельности подразделения (положение о структурном подразделении, инструкции и тд).

Организация протокольных мероприятий, в том числе с участием первых лиц Корпорации. Организация участия в международных выставках и салонах первых лиц Корпорации (Египет, Индия, Малайзия, Франция, ОАЭ, Сингапур, Россия). Организация пребывания делегаций работников Корпорации во время проведения международных выставок и салонов (Египет, Индия, Малайзия, Франция, ОАЭ, Сингапур, Россия). Оформление во взаимодействии с СЭБ ФСБ разрешений на допуск представителей иностранных делегаций на режимные объекты Корпорации, контроль соблюдения действующих в РФ нормативных документов по защите государственной тайны. Обеспечение пребывания иностранных делегаций на территории РФ (проживание, билеты, культурная программа, питание и т.д.). Подготовка тендерной документации. Подготовка и согласование договорных документов, касающихся работы отдела. Подготовка и согласование бюджета и плана закупок отдела. Взаимодействие с внешними подрядчиками, отслеживание процесса своевременной оплаты счетов. Контроль исполнения и отчетность по бюджету административных расходов. Обеспечение Корпорации сувенирной и представительской продукцией. Организация поздравлений партнеров с памятными датами от имени руководства Корпорации.