Административный директор

• Административное сопровождение и организационная поддержка профильной деятельности департамента и блока развития бизнеса; • организационная поддержка командировок; • ведение реестра и контроль исполнения поручений; • организация и поддержка проведения встреч и переговоров; • организация взаимодействия сотрудников департамента в режиме удалённой работы (Trello, Miro Board, Zoom); • подготовка и предоставление плановых и периодических отчетов, в т.ч. в отдел кадров (Timesheets); • составление и сопровождение договоров ГПХ и договоров с зарубежными контрагентами в 1С.

• Организация рабочего места руководителя, ведение графика рабочего дня, оптимизация рабочего времени; • Полная трэвэл поддержка (бронирование отелей, ресторанов, авиаперелетов, организация логистики переездов, визовая поддержка); • Поддержка постоянной связи с руководителем (прием звонков, обработка и передача информации соответствующим исполнителям); • Ведение деловой переписки, составление официальных писем; • Участие во встречах и переговорах с целью протоколирования; • Подготовка материалов и презентаций; • Организация видео и аудио конференций; • Взаимодействие с государственными структурами; • Оформление российских виз и приглашений для сотрудников Компании и иностранных партнёров; • Организация подарков, поздравлений на праздники и личные даты празднования; • Выполнение личных поручений руководителя.

• Обеспечение и организация работы офиса: – проведение необходимых организационно-управленческих мероприятий в офисе; – работа с поставщиками, заключение контрактов, решение проблем на регулярной основе; – создание комфортных условий для сотрудников и посетителей; – контроль за сохранностью материальных ценностей; – контроль за соблюдением трудовой и производственной дисциплины; – выполнение разовых и периодических рассылок сотрудникам; – проведение еженедельного совещания административного блока; – взаимодействие с арендодателем по различным вопросам; • Выполнение разноплановых административных задач 24/7 для Акционера: – организация встреч, конференц-звонков, видеоконференций, включая встречи с иностранными инвесторами; прием и фильтрация телефонных звонков; – управление календарем; ведение учета деловых контактов; – организация личных и деловых поездок, визовая поддержка, бронирование билетов/отелей, заказ трансфера и прокат автомобилей и т.д; – выполнение ежедневных обязанностей (бронирование ресторанов, координация водителя, организация платежей поставщикам услуг и т. д.); – ведение делопроизводства: регистрация и ведение входящей и исходящей документации; подготовка писем, запросов и других документов; – подготовка различных презентационных материалов; – осуществление сбора информации: подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов; – организация ежегодных общих собраний/консультативных советов/звонков инвесторам; – согласование вопросов с работниками структурных подразделений, контроль исполнения поручений и приказов; – выполнение частных поручений; • Решение вопросов по IT инфраструктуре: – ведение переговоров с поставщиками IT услуг по различным вопросам; – обеспечение взаимодействия сотрудников и специалистов IT; • Организация ежегодных корпоративных и командных мероприятий (включая выездные мероприятия за рубежом); • Организация и проведение ежегодной встречи инвесторов.

• Выполнение широкого спектра административных задач для Президента: планирование рабочего дня, организация встреч, учет деловых контактов Президента; • прием и фильтрация телефонных звонков для Президента; встреча деловых партнеров Президента; • работа с входящей корреспонденцией в электронном почтовом ящике Президента, ведение деловой переписки, сортировка писем по проектам Компании; • ежедневное информирование Президента о его предстоящих встречах и планах; • осуществление контроля исполнения поручений Президента (передача информации от Президента сотрудникам Компании); • выполнение корпоративных и личных поручений Президента Компании; • организация деловых поездок. Подготовка графика встреч для поездок; • организация личных поездок. Детальное планирование личных поездок Президента и его семьи (жена и 2 детей); • обеспечение визовой поддержки для деловых и личных поездок Президента и его семьи; • составление авансовых отчетов по командировочным и представительским расходам для Президента; • ведение делопроизводства: регистрация и обработка входящей и исходящей документации, подготовка документов для архива; • участие в подготовке материалов для встреч и переговоров; • оказание помощи в поиске информации по проектам и компаниям по поручению Президента; • ведение документооборота в электронной системе Компании; • составление официальных писем, в том числе конфиденциальных, по поручению Президента; • подготовка и расчет ежегодного бюджета приемной Президента; • взаимодействие с отделом кадров Компании по подбору персонала на административные позиции по поручению Президента; • выполнение корпоративных и личных переводов с русского на английский и с английского на русский по поручению Президента; • взаимодействие с приемными акционеров по различным организационным вопросам; • осуществление контроля благотворительной деятельности Компании: подготовка договоров, контроль расходования денежных средств, проверка закрывающих документов; • организация встреч по статусу проектов Компании: еженедельное планирование встреч, подготовка документов, распространение информации, присутствие на встречах, ведение записей для реестра поручений, рассылка обновлённого статуса проектов (таблица в Excel) Президенту и руководству; • оказание административной поддержки сотрудникам Компании по поручению Президента: бронирование билетов, гостиниц, трансферов.

• Осуществление всесторонней административной поддержки для управляющих директоров: планирование рабочего дня руководителей, организация переговоров; сортировка писем и имейлов руководителей, контроль и выполнение задач из «TODO» листа руководителей; присутствие на встречах и деловых переговорах, проводимых руководителями, с целью составления тезисов (записей) и их последующей рассылки заинтересованным лицам, архивирование файлов и имэйлов руководителей; • ответы на телефонные звонки, осуществление необходимых исходящих звонков (dealerboard); • административная поддержка для сотрудников управления; • организация командировок и личных поездок, визовая поддержка для управляющих директоров и сотрудников управления; • подготовка отчетов по командировочным и представительским расходам для руководителей и сотрудников Управления (AmEx, VISA, CASH); • составление официальных писем по поручению руководителей; • ведение делопроизводства: регистрация и обработка входящей и исходящей документации, подготовка документов к архивному хранению; • решение организационных вопросов, координация и взаимодействие с соответствующими подразделения Банка по поручению руководителей и сотрудников управления; • проведение регулярных встреч с работниками управления с целью доведения информации от руководства; • участие в подготовке корпоративных мероприятий (Client events, Dinners, Receptions); • участие в бизнес проекте: “FID Russia Growth: Russia onshore Trading-Swaps Integration”.

• Ассистирование топ-менеджерам компании; • оказание административной поддержки Главе Управления по работе с персоналом; • участие в организации и проведении собеседований с кандидатами на административные позиции; • выполнение письменных переводов статей с русского на английский для исследовательского отдела Компании; • исполнение обязанностей корпоративного секретаря в юридическом отделе Компании.

• Планирование рабочего дня Партнера, организация встреч и переговоров; • оказание визовой поддержки, оформление регистрации, бронирование гостиниц, транспорта, заказ билетов, организация деловых и личных поездок Партнера, работа с турагентствами; • составление отчетов по командировочным и представительским расходам денежных средств Партнера (AmEx /Visa); • выполнение устных и письменных переводов с русского на английский язык и с английского на русский; • участие в организации крупных корпоративных событий; • оказание административной поддержки юридическому отделу компании (6 сотрудников).

• Прием и распределение входящих звонков, встреча посетителей, оказание организационной помощи (бронирование конференц-комнат, заказ такси, канцелярии); • обработка деловой корреспонденции (сортировка входящих/исходящих писем и документов); • распечатывание, копирование, брошюровка документов; • курирование работы водителей и курьеров.