Начальник отдела делопроизводства

Разработка и внедрение локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления филиалом. Организация документирования управленческой деятельности в филиале. Организация документооборота, осуществление работ по проектированию и внедрению системы электронного документооборота (Мосэдо) в сфере документационного управления филиала. Осуществление информационно-справочной работы с документами филиала. Осуществление контроля процесса и сроков исполнения документов.Организация оперативного хранения документов в филиале и передачи дел для последующего хранения.

Создание архива с "0". Осуществление архивного хранения документов, контроль правильного формирования дел. Регистрация входящей, исходящей документации, контроль оформления документов. Осуществление и контроль приема и отправки по электронной почте (СЭД, почта России) входящей и исходящей корреспонденции. Контроль сроков исполнения документов и поручений руководства; Подготовка совещаний, ведение протокола. Работа с личными делами сотрудников учреждения, оформление карточек Т-2, оформление командировок, подбор персонала.

Полная административная поддержка Руководителя; Выполнение личных поручений Руководителя; Сбор, анализ и систематизация оперативной и текущей информации ( отчеты); Организация совещаний и встреч, проводимых Руководителем; Планирование и координация рабочего дня Руководителя, составление и контроль списка основных задач по приоритетам Ведение делопроизводства, документооборота и корреспонденции; Доведение до работников указаний, распоряжений, поручений Руководителя, контроль их исполнения; Подготовка отчетов; Оперативная подготовка информации о ходе работ по проектам/задачам по запросу руководителя; Составление писем, запросов, а также подготовка прочих документов подобного характера.

Постановка делопроизводства "с нуля", руководство работой отдела. Контроль за соблюдением установленного действующими нормативно-правовыми актами правил оформления документов и порядка документооборота. Обработка, прием, регистрация, учет, хранение, доставка и рассылка корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведение справочной работы по ней. Проверка качества оформления документов. Разработка и внедрение в практическую деятельность нормативно-методических документов в области документационного обеспечения. Контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства, анализ состояния исполнительской дисциплины. Методическое руководство документационным обеспечением в структурных подразделениях. Участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, постановке задач, совершенствовании автоматизированных технологий. Составление сводной номенклатуры дел, номенклатуры дел отдела. Создание, оформление и ведение архива документов. Анализ и подготовка информационно-аналитических материалов, отчетов. Подбор и управление персоналом, организация аттестаций, разработка мотивации сотрудников.

Организация работы канцелярии документооборота, своевременная обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению.Осуществление контроля за сроками исполнения документов и их правильным оформлением, работа с приказами, нормативными актами учреждения. Подготовка ОРД, регистрация, рассылка. Контроль исполнения приказов/распоряжений. Осуществление контроля оформления документов.Подготовка поступающих документов руководителю на рассмотрение. Подготовка нормативной документации в пределах компетенции (Инструкция по делопроизводству, должностные инструкции, положение об отделе). Составление номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения. Прием дел в архив. Работа по рассмотрению обращений граждан РФ, иностранных граждан и лиц без гражданства согласно № 59-ФЗ от 02.05.2006. Работа со спец.почтой