Бизнес-ассистент

Полная административная и информационная поддержка Управляющего партнера. Полная бизнес-поддержка и ассистирование руководителю. Административные функции: Планирование, организация и сопровождение рабочего дня руководителя (организация встреч, переговоров, совещаний и т.д.). Ведение Личного Календаря руководителя на ежедневной основе (встречи, графики поездки). Ведение календаря в MS Outlook. Ведение личного почтового ящика руководителя: контроль входящих писем, подготовка и написание ответов от имени руководителя. Контроль исполнения поручений руководителя. Доведение до работников указаний, распоряжений, поручений Управляющего партнера, контроль их исполнения точно в срок. Подготовка презентаций. Составление отчетов, подготовка обзоров. Взаимодействие с подрядчиками и поставщиками: переписка (в т. ч. на английском), заключение договоров, контроль оплаты услуг. Формирование бюджета для текущих административных расходов и оплата счетов. Участие в переговорах с клиентами, самостоятельное проведение встреч. Работа в программах Excel, PowerPoint, Word, MS Outlook, Trello, CRM, To-do list, One drive, Zoom, Dropbox. Работа с контактами (адресная книга, дни рождения и др.) Секретариат: Взаимодействие с секретарем на ресепшен. Взаимодействие с офис-менеджером. Взаимодействие с внутренними подразделениями компании, в т.ч. с маркетингом, финансами, HR, sales department, продюсерский блок. Организация встреч, совещаний, переговоров. Исполнение поручений, поиск необходимой информации. Выбор и покупка подарков к дням рождения и другим праздникам для партнеров. Полный travel support: Оформление виз, загранпаспорта. Оформление командировок. Трансфер. Покупка билетов. Бронирование отелей. Аренда машин. Организация сложных поездок. Выполнение личных поручений руководителя: Покупка товаров и услуг. Организация отдыха в России и за рубежом. Организация мероприятий. Поиск информации. Найм домашнего персонала. Сотрудничество с дизайнерами. Сотрудничество и помощь членам семьи руководителя. Решение сложных и нестандартных задач. Есть рекомендации!