Менеджер-координатор,менеджер по документообороту

-Контроль и координация документооборота рекламных кампаний (договоры, приложения к договорам, счета, акты, счета-фактуры, товарные накладные); -Регистрация документов (договоры, приложения к договорам, счета, акты, счета-фактуры, товарные накладные) в Реестре входящих и исходящих документов, в учётных файлах компании в том числе в 1С (УРК); -Внесение информации о договорах и приложениях к договорам с поставщиками в программу по документообороту; - Ведение официальной деловой переписки по вопросам документооборота (ответы на входящую корреспонденцию от поставщиков,составление писем, претензий); - Урегулирование всех возникающих во время согласования договора (дополнительных соглашений, приложений) вопросов; - Обеспечение подписания договора (дополнительного соглашения, приложения) обеими сторонами; -Первичная проверка документов на предмет правильности заполнения (наименование контрагента, наименование и дата оказания услуг, период оказания услуг, сумма) и проверка соответствия документов данным в файлах учёта; - Взаимодействие со смежными департаментами компании: юристы, бухгалтерия; - Выставление счетов на оплату клиентам в 1С, а также получение от поставщиков документов в системе ЭДО ( счета, акты, счёт-фактуры, приложения, договоры); - Взаимодействие с финансовым директором: подготовка оперативных данных по запросу прямого руководителя; - Сверка по бюджету/закупкам, ведение базы проектов с отражением статуса по документам и оплатам; - Помощь отделу баинга в сверках с поставщиками; - Отслеживание передачи счетов на оплату; - Контроль статуса оплаченных счетов; - Работа с банковскими выписками; - Работа с курьерскими службами и почтой России; -Анализ наличия необходимой документации, проведение сверок; -Ежемесячное направление запросов о недостающих документах в отдел баинга/отдел по работе с клиентами в срок до 5-го числа месяца, следующего за отчётным; - Сбор и ведение отчётности документов, полученных от поставщиков (договоры, приложения, счета, акты, счета-фактуры); - Контроль возврата всех закрывающих документов по прошедшим кампаниям, работа по сбору документов от поставщиков. Направление запросов по недостающим документам/отслеживание сроков получения/возврата документов; - Ведение архива документов (договоров приложений, гарантийных писем, актов и т.д.); - Контроль исполнения задач сотрудников в Битрикс 24. - Замещение офис-менеджера на время отпуска.

-Работа в программе Oracle и 1С; -Работа с филиалами, консультирование и обучение новых сотрудников работе и программе ORACLE; -Ведение деловой переписки; -Выставление счетов; -Ежедневный контроль за оплаченными счетами -Распределение денежных средств между счетами; -Организация,контроль и координация документооборота; -Сбор, подготовка и анализ информации, необходимой для составления и ведения отчетов -Согласование и подписание договоров по процедурам компании, мониторинг срока действия договоров, решение вопроса о пролонгации; -Контроль соблюдения договорных обязательств, отслеживание подписанных договоров с покупателями; -Работа с банковскими выписками; -Взаимодействие с бухгалтерией; -Сверка взаиморасчетов с покупателями (подготовка и отслеживание наличия подписанных актов сверок); -Корректировки документов; -Оформление полного пакета отгрузочных документов (счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ и оказания услуг, др); -Разрешение споров и конфликтных ситуаций; -Контроль дебиторской задолженности в части превышения кредитного лимита и просроченных платежей; -Взаимодействие со всеми подразделениями компании Достижения: В подчинении 23 человека (финансовые специалисты курируемых регионов), снижение дебиторской задолженности.

-выдача первичных бухгалтерских документов; - ежемесячный финансовый отчет; -формирование прайс-листов; -консультирование клиентов по телефону.