Личный помощник/Бизнес-ассистент

Полная административная поддержка Программы «Технологический прорыв» и Технического директора Программы: • Организация мероприятий Программы: внешние и внутренние коммуникации по проектам Программы/Программе, разовые встречи и совещания по проектам Программы, еженедельные статусы по Программе с Техническим директором. o подготовка и проведение Управляющего комитета по Программе (с участием вице-президентов) • Ведение документооборота Технического директора Программы: o надзор за своевременным исполнением поручений, выданных Техническим директором o ведение реестра контрольных поручений, выданных вице-президентом o протоколирование совещаний с последующей загрузкой Протоколов и Служебных записок в КАСУД (Корпоративной автоматизированной системе управления документами Группы компаний «Норильский никель»), контроль исполнения поручений • Выполнение разовых задач и поручений Технического директора

Оказание полной административной поддержки генеральному директору • Обеспечение жизнедеятельности офиса численностью 60 человек, включая заказ продуктов и расходных материалов (заключение и ведение договоров с контагентами) • Визовая поддержка генерального директора и партнеров компании • Организация и координация подписания документов • Ведение деловой переписки с офисами компании TomTom в других странах и партнерами на английском языке • Организация мероприятий: новогодние корпоративы, саммиты с участием первых лиц компании из Европы и США • Обеспечение документооборота с внешней бухгалтерией • Взаимодействие с подрядными организациями (ремонтные работы и иные виды технического обслуживания) • Контроль работы клининговой службы • Управление электронной системой доступа в офис (ведение базы данных сотрудников и выпуск пропусков) • Обеспечение сотрудников корпоративной мобильной связью (приобретение мобильных телефонов, сим-карт; контроль и анализ расходов) • Выполнение личных поручений руководителя В непосредственном подчинении 3 человека (администратор офиса и 2 уборщицы)

• Оказание полной административной поддержки генеральному директору • Обеспечение жизнедеятельности офиса численностью 60 человек, включая заказ продуктов и расходных материалов (заключение и ведение договоров с контагентами) • Визовая поддержка генерального директора и партнеров компании • Организация и координация подписания документов • Ведение деловой переписки с офисами компании TomTom в других странах и партнерами на английском языке • Организация мероприятий • Обеспечение документооборота с внешней бухгалтерией • Взаимодействие с подрядными организациями (ремонтные работы и иные виды технического обслуживания) • Контроль работы клининговой службы • Управление электронной системой доступа в офис (ведение базы данных сотрудников и выпуск пропусков) • Обеспечение сотрудников корпоративной мобильной связью (приобретение мобильных телефонов, сим-карт; контроль и анализ расходов) • Выполнение личных поручений руководителя

• Оказание полной административной поддержки генеральному директору: планирование рабочего дня руководителя (ведение календаря), прием входящих и исходящих звонков руководителя, организация конференц-связи, контроль и координация получения/ отправки входящей/исходящей корреспонденции руководства, организация встреч • Разработка командировок руководителя "под ключ" (разработка маршрута, заказ билетов, организация проживания и трансферов) • Визовая поддержка генерального директора и гостей компании • Протоколирование совещаний • Организация и координация подписания документов • Перевод документов с/на английского и французского языков на/с русский • Выполнение личных поручений руководителя

• Прием и распределение входящих/исходящих звонков • Прием и распределение входящей/исходящей почты, факсов, корреспонденции. Ведение регистрационной базы • Работа с орг.техникой (факс/сканер) • Перевод документации с/на английского, французского на/c русский • Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канцелярских принадлежностей, моющих средств, представительских продуктов • Подписка на периодическую деловую литературу • Бронирование и заказ авиа/ж/д билетов, отелей • Визовая поддержка сотрудников компании

• Прием и распределение входящих/исходящих звонков • Прием и распределение входящей/исходящей почты, факсов, корреспонденции, ведение регистрационной базы • Встреча гостей • Работа с орг.техникой (факс/сканер) • Выполнение личных поручений руководителя • Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канцелярских принадлежностей, моющих средств, представительских продуктов