Бизнес-ассистент / Руководитель административного отдела

Осуществление руководства административно-хозяйственным департаментом компании. Решение всех организационных вопросов в компании. В отдельных случаях осуществление набора и обучение сотрудников. Составление и ведение протокола, и отслеживание своевременного исполнения поставленных задач. Ведение внешних и внутренних деловых переписок. Осуществление контроля исполнения поручений и согласование, утверждение документов. Выполнение личных поручений руководителя Организация крупных мероприятии/форумов/семинаров.

Достижения и внедрения: Автоматизация бизнес процессов (внедрение программ) Тайм-менеджмент/работа со сложным календарем. Организация рабочих/личных мероприятий. Работа заместителем (функции второго лица). Финансовая отчетность по таблицам. Управление секретариатом. Поддержание/сохранность деловых контактов. Тravel-сопровождение. Управление личными делами руководителя. Кратное описание функционала Руководителя секретариата. Эффективное руководство и координация работы подразделений: секретариата, протокола, делопроизводства. Организация системы контроля исполнения поручений. Организация совещаний, бизнес - встреч, визитов, приемов. Организация протоколирования совещаний, ведения базы протоколов, оформления официальных писем,приказов и распоряжений. Административная поддержка руководителя. Координация встреч руководителя и приемы посетителей. Обеспечение информационно-аналитической поддержки:поиск и обработка необходимой информации, подготовка информационных , аналитических и презентационных материалов, докладов и выступлений, аналитических обзоров, отчетов и т.п. Ведение деловой переписки руководителя. подготовка к заседаниям советов, совещаний, проводимых руководителем, формализация итогов проведения деловых встреч/переговоров. Участие в переговорах, деловых встречах, приемах; сопровождение руководителя на встречах. Организация деловых поездок и встреч (логистика оптимальных маршрутов, бронирование билетов, номеров отелей, трансфер; визовое сопровождение; регистрация участия в конференциях и семинарах; организация досуга); Осуществление взаимосвязи с представителями компаний, предприятий, организаций, органов государственной власти и управления для решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя; получение в органах государственной власти и управление документами и информацией по поручению руководителя; Организация презентаций и протокольных мероприятий, представительская деятельность; подготовка отчетности о расходах; Личные поручений руководителя. Важно: Данный перечень не является полным, в конкретной компании обязанности варьируются.

Проверка документов, используемых Вице-президентом компании на предмет комплектности и корректности; Осуществление прием и передача соответствующих документов по запросу Вице-президента других сотрудников предприятия, иных уполномоченных субъектов; Ведение учета документооборота; Ведение учета исполнения сотрудниками предприятия поручений и распоряжений Вице-президента ; Осуществление оценки качества документооборота на предприятии, формирование предложений по его оптимизации, участие в реализации соответствующих предложений; Предоставление Вице-президенту предприятия необходимых сведений, документов, разъяснение по запросам - в соответствии с приказами и распоряжениями; Своевременное предоставление Вице-президенту отчетов, служебных документов. Прием входящих звонков на телефон Вице-президента предприятия, распределение последующих переговоров между ним и звонящими по времени или в порядке очередности. Печать и оформление материалов и документов, используемых в работе, а также используемых Вице-президентом.

Регистрация корреспонденции, которая поступает на рассмотрение руководителю банка. Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению и административно-распорядительной деятельности руководителя. Выполнение необходимых операции с использованием компьютерной техники, предназначенной для обработки информации при подготовке и принятии решений. Регистрация заявлений и документов на подпись руководителя. Делопроизводство. Подготовка необходимой информация для работы руководителя: материалы и документы. Организация телефонных переговоров для руководителя, (в его отсутствие запись полученной информации). Регистрация информации по телефаксу и прочим приемно-переговорным устройствам. Контроль за своевременностью рассмотрения и представления конкретными исполнителями и структурными подразделениями документов, передаваемых на подпись руководителю, при необходимости их качественное редактирование. Контроль и регистрация телефонограммы, и своевременное информирование руководителя. Подготовка совещаний и заседаний к проведению, с участием руководителя, а именно, извещение участников о времени и месте проведения заседаний,их регистрация и информация о повестке дня. Составление запросов, писем и прочих документов по поручению руководителя, а также подготовка ответных писем. Протоколирование совещаний и заседаний. Учет контрольно-регистрационной картотеки. Осуществление контроля исполнения приказов и распоряжений, соблюдения сроков выполнения поручений и указаний руководителя. Обеспечение рабочего место руководителя канцелярскими принадлежностями, всеми необходимыми средствами организационной техники. Содействие оперативности рассмотрения предложений и просьб сотрудников, организовывать прием посетителей. Служебные материалы, необходимые для работы руководителя, вводит уже имеющуюся информацию в банк данных. Выполнение отдельных служебных поручений руководителя. Оформление дела, согласно с утвержденной номенклатурой,обеспечение и сохранность и в нужные сроки сдать в архив на хранение.