Специалист по делопроизводству

Ведение бумажного и электронного архивов; Организация хранения и обеспечивание сохранности документов, поступивших в архив; Проверка на правильность формирования и оформления при передаче в архив; Приём, регистрация, хранение, выдача поступивших документов от структурных подразделений

1.Обработка первичной документации, 2.Заведение первичных документов в СЭД(УПД, ТН, Акты, Акты сверки и т.д.), 3.Заведение счетов в ERP, 4.Выгрузка документов из СБИС, 5.Организация отправки и получения почтовых и курьерских отправлений, а так же подготовка документов к отправке контрагентам. 6..Формирование архива внутренних документов компании: доверенности, приказы, внутренние политики (за исключением политик и документов, относящихся к отделу персонала). 7. Ведение реестра полученных оригиналов от контрагентов. 8. Организация процесса подписания внутренних документов у уполномоченных лиц и отслеживание статуса подписания документов (в соответствии с внутренними процедурами). 9. Контроль получения документов посредством электронного документооборота и передача их в архив компании. 10. Предоставление документов по запросам внутри компании, подготовка заверенных копий. 11. Организация передачи документов во внешний архив, а также изъятия документов из внешнего архива. Требования:

Прием и распределение входящей корреспонденции, передача исходящих документов по описи в ОДО; Регистрация входящей/исходящей корреспонденции (в том числе регистрация писем в СЭД, отправка с корпоративной почты); Жизнеобеспечение офиса (заказ воды, канцелярии, пропусков на сотрудников, взаимодействие со службой эксплуатации БЦ и службой клининга); Заведение заявок на оплату в программу 1С Управление корпоративными финансами (УКФ), Прием и распределение входящих звонков; Формирование папок для хранения документации. Работа с почтовыми отправлениями: подготовка документов к отправке, регистрация полученных писем. Рассылка документации сотрудникам компании, контроль ознакомления с документами.

Прием, распределение и фильтрация входящих звонков — Обработка входящей и исходящей корреспонденции — Подготовка документов для руководителей-проверка документов подаваемых на подпись. — Информирование сотрудников компании о событиях и фактах — Организация командировок руководителя(бронирование авиа/жд билетов, гостиницы, трансфера, регистрация на рейсы). — Ведение электронного документооборота — Организация отправки и получения почтовых и курьерских отправлений. — Визовая поддержка руководства и сотрудников офиса — Организация бесперебойного жизнеобеспечения офиса(заказ канцтовары, расходных материалов,воды). -ведение календаря руководителя. -организация видео- и аудио-совещаний. -встреча и прием гостей. -организация бизнес фуршетов. -поздравление, выбор и покупка подарков для партнеров. -участие в организации корпоративных мероприятий. -в программе СЭД(заводить договора на согласование)

Ежедневное составление отчётов о трафике и продажах менеджеров, а также ведение статистики (посещений, продаж, контрактов, выдач авто и т.д) в течении дня в программе CRM, взаимодействие со службой клининга, отделом логистики, сервисом. Ведение журнала прихода и ухода сотрудников. Поддержание порядка в шоуруме и т.д.

Проходила практику с 14.06.2016 по 25.07.2016 в ИФНС Обязанности: регистрация входящей корреспонденции(запросы в банк и т.д.), прием документов поступающих от налогоплательщиков по электронному документообороту( ПК ГП-3), обработка почтовой корреспонденции, подготовка архивной документации для проведения выемки правоохранительных органов.