Офис-менеджер, Административный менеджер

- Организация эффективной работы офиса: заказ канцелярии и расходных материалов, а также заказ кофе , чая, снеков для офиса численностью 350-400 чел. - Работа с Рurchase Оrders в системе: отправка на создание, отслеживание, изменение дат или сумм, работа по остаткам денежных средств на РО. - Подготовка и согласование договоров с контрагентами. - Заведение контрагентов в внутреннюю систему. - Проверка счетов и передача их на оплату. Создание определенных форм согласно условиям платежа, взаимодействие с бухгалтерией по недостающим документам. - Работа с эл.архивом- авторизация сотрудников, создание заявок на вывоз и уничтожение конфиденциального материала. - Работа со складом по ответственному хранению -заказ мебели со склада, перемещение мебели по офисному пространству, обновления в программе по заполнению офисного пространства. - Работа в программе по ведению несчастных случаев и охране труда и окружающей среды: check lists, отчеты, закрытие нс, аттестация рабочих мест, мед осмотры, противопожарные тренировки. - Такси: авторизация сотрудников в службе такси согласно корпоративному тарифу, работа с реестрами - Написание коммуникаций от отдела Facilities department. ​

Прием и распределение входящих звонков. Регистрация входящей, исходящей, внутренней и внешней документации. Работа с оргтехникой (прием и отправка факсов, сканирование и ксерокопирование документов). Переписка, переговоры с партнерами на англ.языке. Письменный и устный переводы документов Административная и информационная поддержка руководителя. Помощь в планировании рабочего дня руководителя, подготовка и оформление деловой корреспонденции, прием гостей и посетителей руководителя, Организация совещаний, переговоров, деловых поездок и командировок (бронирование гостиниц, заказ билетов, оформление виз и т.д.). Жизнеобеспечение функционирование офиса (заказ канцтоваров, расходных материалов и т.д.).. Личные поручения руководителя.

- Планирование рабочего дня Руководителя, организация встреч и командировок; - Организация совещаний, составление протоколов и контролирование сроков исполнения задач; - Подготовка презентаций, отчетов - Прием/распределение/обработка телефонных звонков и электронной почт, переписка и телефонные звонки на англ.языке - Регистрация, учет, хранение и передача в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства. - Прием и обработка почтовой корреспонденции. - Первичная работа с посетителями компании, встреча клиентов (чай/кофе). - Организация работы офиса (заказ канц. и хоз. товаров, воды и т.п.). - Выполнение поручений руководителя - Переписка и телефонные звонки иностранным партнерам, организация их встреч - Информационная поддержка (сбор и подготовка информации по запросу от руководителя) - Личные поручения

Организация приёма посетителей и предоставление им необходимой информации; Приём входящих звонков (в том числе на английском языке); Ведение делопроизводства (приём/отправка/регистрация/архивация исходящей и входящей корреспонденции); Оформление командировок (заказ билетов и проживание); Подготовка, редактирование документации, составление официальных писем и ведение деловой переписки (в том числе на английском языке); Взаимодействие с курьерской службой; Выполнение поручений руководителя; Работа с информацией, поступающей в Компанию; Организация работы офиса: заказ хозяйственных и канцелярских товаров; подача заявок на ремонт в УК; Поддержка чистоты и порядка в зоне ресепшн.

- Организация и проведение видео-съемок в студии и выездных съемок - организация и проведение видео-монтажа, подготовка необходимого видео-материала к работе - заказ студий, аппаратных, техники и персонала - организация и проведение мероприятий ( концерты ), - подготовка и организация выезда/ вылета съемочной бригад, - подготовка технической документации и сдача ее в соотв. службы, - работа с VIP-гостями, в том числе с зарубежными партнерами. - ведение проекта (в том числе договора, сметы), - общение с клиентом, в том числе на английском языке, - холодные звонки, активный поиск клиентов - ведение отчетности по проекту.