Координатор проведения мероприятий

-Сбор заявок от иннициаторов на включение в план. -Экспертиза заявок(в соответствии с Положением/регламентом; правильность заполнения, орфография) -Взаимодействие с инициаторами мероприятий по средством телефонных звонков и эл.почты (доработка заявок) -Описание мероприятий (редактирование/актуализация/проверка и выявление ошибок, корректировка заявок) -Ведение отчетности по ГВС/руководителям МО, кол-ву заявок/мероприятий -Очные встречи с ГВС ДЗМ (презентация платформы, студии, конференц-зала с нашими возможностями) -Запрос/сбор отчетов по проведенным мероприятиям -Ведение общей таблицы отчета Excel (по всем полям) с добавлением внеплановых и сторонних мероприятий ОНЛАЙН ПРОВЕДЕНИЕ МЕРОПРИЯТИЙ: -Формирование и ведение графика занятости студии, по запросам -Размещение информации о мероприятиях по установленной форме -Актуализация данных по мероприятиям в календаре по всем полям в т.ч. направление запросов на актуализацию -Внесение актуальной информации и программы на Платформу(https://events.niioz.ru/) после предоставления актуализации от инициаторов -Актуализация информации на Платформе(https://events.niioz.ru/) по аккредитованным мероприятиям - контроль присутствия и условия получения баллов НМО -Размещение тематических баннеров, проверка орфографии, актуальных ссылок на мероприятия -Согласование визуала с контактными лицами от инициаторов -Размещение ссылок на трансляцию -Модерация чата на протяжении всего мероприятия -Оказание технической и информационной поддержки участникам мероприятия (регистрация, авторизация и т.п.) по телефону и эл.почте -Взаимодействие со структурным подразделением IT отдела на работоспособность Платформы(https://events.niioz.ru/) -Подготовка списков участников после проведения мероприятия для отчетности (приведение к общему виду, вычитка и т.д.) -Запрос и внесение в график статистики участников мероприятий проводимых на Платформе(https://events.niioz.ru/) ОЧНОЕ ПРОВЕДЕНИЕ МЕРОПРИЯТИЙ: -Формирование и ведение графика занятости студии, конференц-зала по запросам -Согласование даты и времени проведения мероприятия -Подготовка карточки мероприятия с доп. файлами (фото спикеров, регалии, должности - с обязательной проверкой орфографии и правильности написания) -Направление карточек мероприятия через внутренний документооборот для визуала и монтажа -Контроль исполнения (визуала и монтажа) и добавление на Платформу баннеров и спикеров с фото -Встреча и сопровождение спикеров/экспертов, чай/кофе, проведение бесед с новыми спикерами -Организация просмотра трансляции в зоне ожидания -Согласование использования конференц-зала с администратором (подготовка и после оставить в надлежащем состоянии). Оформление заявки на пользование залом по установленной форме -Подготовка конференц-зала для проведения мероприятий (организация чай/кофе, вода, угощение, обеспечение зала необходимыми материалами для мероприятия) -Регистрация гостей и спикеров/экспертов мероприятий -Контроль присутствия (при проведении мероприятия с баллами НМО)

Проведение работ по исключению недействующих юридических лиц в соответствии с положениями ст.21.1 129-ФЗ. Формирование справок о наличии признаков недействующего ЮЛ. (83-ФЗ) Истребование пояснений о причинах не перечисления налоговыми агентами налога на доходы физических лиц. Мониторинг организаций, у которых отсутствуют обязанности предоставлять бланки по формам 2-НДФЛ И 6-НДФЛ

Ведение и сопровождение event проектов (клиент: телекоммуникационная компания Huawei). - Организация и проведение общественных мероприятий (компания Huawei - генеральный партнер Российской Академии Наук): Координация и проведение Второй ежегодной премии вручения Золотой Медали РАН. Работа со спикерами (представители Министерств и ведомств РФ), застройка территории, работа с поставщиками света, звука, питания, охраны, оборудования, производство полиграфии, сувенирной продукции. Формирование команды промоутеров. Контроль за проведением мероприятий и т.д. - Организация и проведение отраслевых мероприятий (компания Huawei - партнер Сколково): Международная конференция "Цифровая экономика в России" в Сколково. Работа со спикерами (А. Дворкович-Заместитель председателя правительства Российской Федерации, азиатские и европейские спикеры), дизайн и застройка территории, работа с поставщиками оборудования, кейтерингом. Формирование команды охраны и промоутеров. Контроль за изготовлением полиграфии, сувенирной продукции и т.д. - Работа по подготовке собственных мероприятий клиента. (2017 год - юбилейный год работы компании Huawei в России). Подготовка юбилейного мероприятия в рамках Петербургского Международного Экономического Форума 2017 (СПб) Участие в подготовке корпоративного фильма, работа с контентом, спикерами, застройкой площадки, полиграфии, согласование и коммуникация с Росконгрессом и т.д.

Работа с документацией (техническое сопровождение договоров с подрядчиками, контроль выставления счетов, актов выполненных работ) ; Оформление закрывающих документов; Организация согласования процедур закупок c подразделениями банка

• Организация согласования проведения дней карьеры, мастер-классов представителей работодателей перед факультетами Университета. • Участие в подготовке и проведении карьерных мероприятий (Дни карьеры, шведские дни карьеры): -подготовка проекта распоряжения о проведении карьерного мероприятия; -согласование с работодателем даты, времени, места, продолжительности, формата карьерного мероприятия; - согласование с деканатами, Службой безопасности, с Центром коммуникации вопроса о проведении карьерного мероприятия; - проведение карьерного мероприятия (встреча работодателей, гостей из других вузов, их размещение, тайминг); • Самостоятельная подготовка мероприятия от компании PHILIP MORRIS, посвященная карьерным возможностям в компании (согласование с руководством, с вышестоящим руководством возможности проведения мероприятия такого формата). Регистрация входящей и исходящей корреспонденции (договоры, соглашения о сотрудничестве, письма с предложениями о сотрудничестве) • Ежедневное взаимодействие со студентами по вопросам организации прохождения преддипломной практики, сбор заявок от студентов для прохождения электронного тестирования «Профкарьера» в системе HT-line с целью определения подходящей вакансии для них (по следующим вопросам «Карьерные интересы», «Интеллектуальные способности», «Мотивация», «Качества личности»), организация электронного тестирования, консультация студентов по результатам прохождения данного тестирования.

• Обработка и систематизация документов юридических и физических лиц по присоединенным к РФ территориям (Республика Крым). • Организация документооборота (операции по приему, передаче, составлению, оформлению, согласованию, удостоверению, накоплению, хранению и отправке документов). • Ведение баз данных поступающих документов от клиентов. Достижение: • Грамотная и качественная обработка информации • Бережная работа с данными • Уверенная работа в процессе документооборота.

• Организация документооборота (операции по приему, накоплению, хранению документов). • Ведение баз данных клиентов (юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, физических лиц). • Архивирование документов для архивной службы Сбербанка, предназначенных для внутреннего использования в Банке. • Систематизация в электронном виде архивных документов клиентов Банка (договоры, персональные данные, паспорта, залоговые и кредитные документы и т.д.); Достижения: • Перевыполнение плана в 2 раза ежедневного / еженедельного / ежемесячного по обработке поступивших от клиентов документов. • Обеспечение сотрудников Банка оперативной и необходимой требуемой документацией.

• Работа с документацией (техническое сопровождение договоров с подрядчиками, контроль выставления счетов, актов выполненных работ, гарантийных писем) ; • Оформление закрывающих документов; • Формирование таймингов и контроль сроков подготовки документов; • Подготовка отчетов о размещении материалов для клиентов; • Систематизация прайс-листов и презентаций; • Работа с БД подрядчиков. Достижения: • Ознакомление с процессом документооборота • Введение в процесс коммуникации