Личный помощник руководителя

Разработка распорядительной и нормативной документации в соответствии с поручениями руководства (регламентов, распоряжений, приказов); Разработка должностных инструкций, положений об отделах; Формирование бюджета управления на год; По поручению руководителя составление писем, запросов, других документов; Координирование работ, сбор и формирование еженедельных, ежемесячных отчетов структурных подразделений, находящихся в подчинении заместителя генерального директора; Организация работ сотрудников в непосредственном подчинении: курьер, офисный водитель, 2 секретаря (постановка задач, составление графика работ водителя и курьера), координирование личного водителя руководителя; Подбор офисного персонала – поиск резюме, телефонное интервью, согласование с руководителем, проведение собеседование, формирование отчетов по кандидатам (директор по персоналу, начальник отдела кадров, делопроизводители, специалисты по подбору персонала, специалисты информационных технологий, бухгалтер по расчету заработной платы, бухгалтер по работе с банками, начальник по подбору административного персонала, личный водитель, курьер и др.); Постановка задач по отделам или конкретным исполнителям, контроль исполнения; Согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений, доведение поручений, указаний и распоряжений руководителя, контроль исполнения; Систематизация, проверка правильности оформления, сортировка и распределение документации, поступающей на подпись в приемную руководителям организации (генеральному директору, заместителям генерального директора), передача подписанных документов в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, подготовки ответов; Контроль исполнения поручений работниками Общества в соответствии с резолюцией и сроками исполнения, приказов и распоряжений; Подготовка и участие в совещаниях, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестка дня); Ведение и оформление протоколов оперативных, производственных совещаний, контроль исполнения; Деловая переписка; Организация и контроль проведения корпоративных мероприятий Общества на 110 человек: - подбор площадок, поиск ведущих, фотографов, согласование меню, составление программы мероприятия, написание благодарностей сотрудникам, выделенных руководителями организации и т.п., - поиск, заказ, формирование подарков контрагентам, - разработка макетов корпоративной продукции с логотипом общества (фирменные пакеты, тетради, блокноты, ручки, календари, открытки); Организация переезда в новый офис за короткие сроки совместно с сотрудником административно – хозяйственного отдела, в том числе поиск и закупка необходимой мебели, техники и прочее; Выставление счетов и составление ежемесячных детализированных отчетов; Организация деловых поездок (заказ авиа/жд билетов, визовая поддержка) руководителей и работников Общества; Планирование, координация и введение рабочего графика руководителя; Организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований, ведение и корректирование рабочего календаря руководителя; Обеспечение рабочих мест руководителей необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями; Осуществление технической помощи руководителей (копирование, печать, сканирование и пр.); Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя; Иные поручения руководителя. Достижения: Повышение на должность Руководитель аппарата при руководстве; Налажена работа административного отдела и отдела по подбору персонала; Организован переезд в новый офис в установленные сроки Общества; Получено две благодарности по результатам работы от руководства Общества.

Создание электронного реестра базы данных для компании, ведение документооборота; Заполнение анкет, открытие р/с в банках, ведение реестра счетов, договоров; Подготовка документов на подпись руководителю; Исполнение обязанностей по ведению кадровой дисциплины; Составление писем, запросов, других документов; Прием/распределение звонков; Формирование писем для отправки почтой России; Документационное обеспечение работы руководства; Планирование рабочего дня генерального директора; Организация переговоров, ведение протоколов совещаний; Выполнение иных поручений руководителя и его семьи.

Обучение новых сотрудников административного отдела, введение в работу; Подготовка переговоров (для главы ГК); Ведение документооборота, реестра, распределение документов в архив; Распределение входящей и исходящей документации, передача подписанных документов в структурные подразделения или конкретным исполнителям; Выполнение поручений дирекции, оказание помощи начальникам отделов и сотрудникам компании в рамках своей компетенции; Поиск и заказ авиа/жд билетов (в день до 30 билетов), гостиниц для сотрудников; Заполнение командировочных документов; Прием/распределение звонков; Проверка правильности оформления документов; Распределение корреспонденции с электронной почты по структурным подразделениям; Ведение журнала и электронной таблицы "приход/уход" сотрудников; Оформление пропусков; Организация работ курьера; Обеспечение жизнедеятельности офиса в полном объеме (заказ канцтоваров, воды, кофе и т.д.).

Встреча гостей, прием и перевод вх. звонков, выполнение поручений генерального директора, а так же 2-х директоров других отделов. Подготовка кабинетов для переговоров. Обеспечение жизнедеятельности офиса, разработка дизайна кабинета сотрудников, ведение реестра базы данных компании.

Прием/распределение звонков; Ведение реестра базы данных компании, документооборота организации; Регистрация вх./исх. корреспонденции; Организация работ курьеров и водителей организации: составление заданий и маршрута; Обеспечение жизнедеятельности офиса. Организация корпоративных мероприятий, поиск и формирование подарков для детей сотрудников организации; Ведение журнала "приход/уход" сотрудников; Достижение: через 3 месяца работы в секретариате повышение на должность менеджер отдела контроля за рекламными щитами в отдел контроля. Контроль, выявление неисправностей банеров, рекламных щитов, Занесение в базу данных о неполадках, назначение и распределение технических служб в зависимости от повреждений на устранение неполадок; Составление графиков работ для фотографов после устранения дефектов.