Менеджер

• Создание и одобрение документов
• Обработка и контроль оплат по активностям
• Ведение реестра отправленных документов
• Контроль актуальности документов в папках поставщиков
• Архивация и регистрация приказов
• Отслеживание факта оказания и оплаты услуг
• Помощь в организации обучения (бронирование, кейтеринг, канцелярия, координация на месте)
• Ведение базы данных участников обучения, включая их персональные данные и историю обучения, затраты на обучение.
• Подготовка и контроль заявок на закупку необходимых материалов и оборудования для обучения
• Создание и контроль исполнения стандартных запросов на поддержку
• Формирование и хранение документов, связанных с обучением
• Подготовка и контроль заявок на закупку необходимых материалов и оборудования для обучения
• Бронирование учебных помещений, конференц-залов и необходимого оборудования.
• Подготовка и распределение (в том числе отправка) раздаточных материалов, учебных пособий и других необходимых ресурсов для обучения
• Организация питания, кофе-брейков и других сервисов для участников обучения
• Планирование и координация графиков обучающих мероприятий (тренингов, семинаров, вебинаров, курсов) и подготовительных встреч к ним
• Координация работы с тренерами, спикерами и внешними провайдерами обучения
• Заказ доставки материалов в места проведения карьерных мероприятий
• Оформление заявок на временные/постоянные пропуска д
• Оформление заявок на получение техники (ноутбуков, наушников и тд)

Работа с приказами компании: - составление; - подписание; - регистрация; - обновление списка сотрудников компании для составления приказов; - ведение бумажного и электронного архива приказов компании Работа с договорами отдела: - заведение документов на согласование во внутренней системе; - создание заказов на закупку; - работа с поставщиками в ходе согласования документов (запр необходимых документов, согласование правок); - восстановление недостающих оригиналов документов в архиве компании; - работа с реестром ошибок в документах компании Работа с корреспонденцией: - приемка и обрабтка входящей корреспонденции отдела, распределение - ведение реестров входящей и исходящей корреспонденции отдела Работа с платежными документами: - обработка счетов в бумажном и электронном виде (Контур Диадок) - ведение реестра счетов отдела Работа с реестрами: - ведение статистики посещаемости разговорного клуба; - ведение реестра счетов отдела; - ведение реестра исходящей корреспонденции отдела; - ведение реестра приказов компании; - ведение реестра внутренних образовательных активностей компании Административная работа: - заказ пропусков для посетителей; - заказ канцелярии для проведения мероприятий; - заказ кейтеринга для проведени мероприятий Дополнительно: - поддержка специалистов по работе с персоналом

• Прием и распределение звонков;
• Регистрация входящей и исходящей документации;
• Работа в системе электронного документооборота/ ERP;
• Обеспечение жизнедеятельности офиса;
• Заказ пропусков, встреча гостей;
• Подготовка переговорных для бизнес встреч, чай/ кофе для гостей;
• Работа с курьерскими службами;
• Travel поддержка(заказ билетов, бронирование гостиниц, сбор документов для виз);
• Подключение к корпоративной мобильной связи, питания;
• Поддержка генерального директора по командировкам (покупка билетов, оформление виз, подготовка авансовых отчётов);
• Ведение внутренних таблиц и реестров в EXCEL;
• Помощь отделу маркетинга в организации выставок и заказу сувенирной продукции;
• Выполнение поручений руководителя.

Прием и распределение телефонных звонков и сообщений; Прием и распределение входящей корреспонденции в mailroom; Работа с исходящей корреспонденцией; Работа с курьерскими компаниями, в том числе по международным отправкам; Встреча посетителей компании; Оформление постоянных и разовых пропусков; Оформление пропусков на автомобили сотрудников и посетителей; Заказ такси; Обеспечение порядка в документах компании; Ведение реестра документов компании; Выполнение поручений руководителя; Помощь сотрудникам офиса.

• Встреча посетителей, отслеживание за их нахождением в офисе;
• Прием поставок канцтоваров, воды, сменных ковровых покрытий и т.д.
• Организационная помощь сотрудникам компании
• Координация рабочего дня курьера (3 чел)
• Хранение, учет и выдача канц. товаров, заказ необходимых канцтоваров
• Вызов уборщиц по заявкам сотрудников, для устранения локальных загрязнений в течение рабочего дня (2 чел) Отслеживание выполнения заявки.
• Вызов специалиста АХО по заявкам сотрудников. Отслеживание выполнения заявки.
• Помощь в организации командировок, заказ авиа- и ж/д билетов, бронирование отелей, визовая поддержка сотрудников
• Оформление командировочных документов в 1С, хранение и выдача их сотрудникам;
• Авансовые отчеты
• Работа с сервисной службой БЦ
• Оформление заявок на расходование средств в 1С

• организация командировок для работников Компании по России и за рубеж, подбор оптимальных способов и вариантов;
• бронирование гостиниц, заказ авиа- и ж/д билетов, оформление полисов ВЗР, организация трансфера;
• оказание помощи работникам в оформлении международных виз, формирование пакета документов;
• оказание помощи сотрудникам в оформлении международных виз, формирование пакета документов, необходимых для оформления виз;
• обеспечение регистрации и оформления продления виз в случае необходимости;
• оформление приглашений для иностранных граждан через УФМС и агентства, работа с посольствами;
• координация проведения выставок в России и за рубежом;
• прием и распределение входящих/исходящих звонков;
• проведение телефонных переговоров, фиксация в отсутствие сотрудников полученной информации и доведение ее до сведения адресата;
• прием/регистрация/отправка корреспонденции;
• организация встреч гостей, контроль резервирования переговорных комнат, предоставление канцелярских принадлежностей;
• заказ временных и постоянных пропусков для сотрудников и гостей Компании;
• организация поздравлений клиентам по информации, предоставленной отделом маркетинга и рекламы;
• организация поздравлений сотрудников Компании, покупка цветов;
• авансовые отчеты;
• оформление доверенностей в программе 1С;
• оформление командировочных документов в программе 1С, регистрация и выдача их сотрудникам, направляемым в служебные командировки;
• ведение отчетности;
• в случае необходимости представление интересов Компании по вопросам, связанным с деятельностью отдела по работе с персоналом;
• регистрация отсутствия сотрудников Компании в специальной системе;
• взаимодействие с офис-менеджером;
• взаимодействие с АХО;
• в случае необходимости работа с документацией по охране труда;
• выполнение других распоряжений непосредственного руководителя.

• обработка операционных запросов, бронирование, замещение коллег по направлениям;
• составление информационной базы для внутреннего и общего пользования компании;
• сбор и консолидация информации;
• формирование контента для информационных рассылок;
• ведение статистики бронирований, составление отчетов;
• сбор информации для отчетов по запросу руководителя;
• оформление страховых полисов для клиентов и сотрудников компании в специальном терминале;
• выполнение административной работы отдела;
• сбор информации и составление презентаций;
• оформление проактивных предложений для клиентов;
• выполнение поручений руководителя
• прием и распределение звонков, организация конференц-звонков.
• прием и распределение корреспонденции, покупок и посылок.
• встреча посетителей, отслеживание за их нахождением в офисе
• хранение, учет и выдача канц. товаров, заказ необходимых канцтоваров
• заказ такси для сотрудников и клиентов
• вызов уборщиц по заявкам сотрудников, для устранения локальных загрязнений в течение рабочего дня.
• выполнение копировально-множительных работ
• заказ и активация пропусков для сотрудников
• замещение офис-менеджера и секретаря во время его отсутствия
• организация рабочего дня водителей, распределение заявок
• организация рабочего дня курьеров, распределение заявок
• организация встреч
• подбор и редактирование контента для публикации в социальных сетях
• редактирование контента для публикации на сайте компании

• Прием и распределение звонков, организация конференц-звонков.
• Прием и распределение корреспонденции, покупок и посылок.
• Встреча посетителей, отслеживание за их нахождением в офисе
• Организационная помощь сотрудникам компании
• Хранение, учет и выдача канц. товаров, заказ необходимых канцтоваров
• Заказ такси для сотрудников и клиентов
• Вызов уборщиц по заявкам сотрудников, для устранения локальных загрязнений в течение рабочего дня. Отслеживание выполнения заявки.
• Выполнение копировально-множительных работ
• Заказ и активация пропусков для сотрудников
• Замещение офис-менеджера во время его отсутствия
• Организация рабочего дня водителей, распределение заявок
• Организация рабочего дня курьеров, распределение заявок

• Прием и распределение звонков, организация конференц-звонков.
• Прием и распределение корреспонденции, покупок и посылок.
• Встреча посетителей, отслеживание за их нахождением в офисе и
• Прием поставок канцтоваров, воды, сменных ковровых покрытий и т.д.
• Организационная помощь сотрудникам компании
• Организация рабочего дня водителей
• Координация рабочего дня курьера
• Заказ пропусков на автотранспорт для посетителей. Отслеживание выполнения заявки.
• Заказ пропусков на гостей компании. Отслеживание выполнения заявки.
• Распределение закрепленных за компанией гостевых парковочных мест
• Хранение, учет и выдача канц. товаров, заказ необходимых канцтоваров
• Заказ такси для сотрудников и клиентов
• Вызов уборщиц по заявкам сотрудников, для устранения локальных загрязнений в течение рабочего дня. Отслеживание выполнения заявки.
• Помощь в организации командировок, заказ авиа- и ж/д билетов, бронирование отелей, визовая поддержка сотрудников
• Замещение офис-менеджера во время его отсутствия
• Авансовые отчеты
• Оформление приглашений для иностранных коллег