Офис-менеджер; Бухгалтер-кассир; Оператор 1С; Руководитель отдела

1. Телефония и корреспонденция: Приём и распределение телефонных звонков; Контроль входящих электронных писем для последующей передачи в соответствующий отдел; Входящая/исходящая корр.: прием и отправка, ведение журнала регистрации, хранение по разделам; Взаимодействие с курьерскими службами. 2. Организация жизнеобеспечения офиса: Заказ воды; Заказ канцелярских принадлежностей и других хоз.нужд офиса; Контроль за состоянием орг.техники и расходных материалов к ней, замена картриджей, передача их на заправку; Контроль за состоянием кофе-машины; Бизнес-ланчи: контроль остатка предоплаченных средств, своевременная оплата. Организация, выдача, контроль и продление пропусков на въезд/выезд а/м сотрудников; Работа с арендным отделом и прочими службами БЦ; Информирование сотрудников о нововведениях, рассылка необходимых материалов и т.п. (в т.ч. в рабочем чате); Организация поздравлений именинников и юбиляров; Организация корпоративных мероприятий компании; В случае сан.-эпид. мероприятий: составление и контроль графиков посещения офиса, ведение журнала термометрии. 3. Работа с документацией: Табель учета рабочего времени; Контроль правильности оформления вх. документов, проверка наличия необходимых реквизитов; Коммуникация с контрагентами по всем вопросам, связанным с документооборотом; Ведение реестра со статусом подписания и контроль возврата первичных документов/договоров, в т.ч. с использованием системы электронного документооборота (Диадок); Распределение внутренней документации в папки: оплаченные счета, вх/исх письма, Исх. УПД за текущий и прошлые годы (Первичные документы); Распределение документов в досье контрагентов (если подлежит); Подготовка и контроль оформления документации, идущей на подпись руководителю: проверка и подписание (в т.ч. счетов на оплату); Ведение реестра приказов, как в exсel, так и в натуральном виде; Контроль предоставления счетов на аренду офисов, склада, парковки, телефонии, интернета; Продление договоров на доставку корреспонденции с Почты РФ; Организация работы архива: списание документации/договоров в архив, его систематизация, хранение, обеспечение сохранности документов, оперативный поиск -предоставление документов из архива по запросу; составление и описи, уничтожение документов. Организация командировок: заполнение соответствующей документации, покупка авиа/жд билетов, поиск и бронирование отелей. 4. Приём посетителей: Организация встреч с представителями Заказчиков (чай, кофе, снэки);

Постановка задач сотрудникам отдела, контроль их выполнения. Предоставление ежедневной отчетности для руководителей. Ведение табеля учёта рабочего времени. Разрешение конфликтных ситуаций с проблемными клиентами. Решение внештатных ситуаций, контроль за выполнением заявки на объектах.

Работа в 1С 8.3, СРМ, Битрикс, выставление счетов, реализация товаров и услуг.

Касса, ведение кассовой книги, работа с наличными денежными средствами, заполнение чековой книжки, получение наличных в банке,выдача командировочных и заработной платы сотрудникам, оформление первичных документов, работа с банк-клиентом (Сбербанк,Банк Москвы,ТрансКредитБанк), формирование выписок и проведение их в 1С. Составление отчетов для руководителей по данным участкам.

Приём денежных средств , сдача инкассации, снятие отчетов по кассе. Составление отчетности.