Руководитель секретариата

Помощник руководителя (10.2008-07.2013) Полное административное сопровождение руководителя (см. выше), а также электронный документооборот, взаимосвязь с головной организацией (ПАО «Россети») и государственными структурами Главный специалист организационно-планового управления (07.2013-по настоящий момент) Консультация работников структурных подразделений исполнительного аппарата (ИА) и филиалов по вопросам регистрации и контроля исполнения протоколов совещаний (Штабов, комиссий и т.д.) за подписью генерального директора, подготовка проекта служебных писем, исходящих, организационных и распорядительных документов по вопросам контроля исполнения поручений по протоколам совещаний ГД. В части регистрации и контроля исполнения: регистрация, рассылка, выставление на контроль, ежедневный оперативный контроль исполнения поручений по протоколам совещаний, подготовка отчетов к совещаниям ГД, взаимодействие с должностными лицами с целью исполнения поручений. Подготовка для начальника управления предложений по оптимизации и совершенствованию деятельности по вопросам компетенции организационно-планового управления (ОПУ), участие в организации и проведении совещаний, семинаров и т.д. Ежегодное составление номенклатуры дел управления, формирование и ведение дел ОПУ, ведение журналов регистрации начала и конца рабочего дня сотрудников, местных командировок, ведение и передача табеля учета рабочего дня сотрудников ОПУ, выполнение отдельных поручений непосредственных и вышестоящих руководителей. В области оперативного управления автотранспортом, закрепленного за высшими менеджерами Общества: актуализация списков автомобилей, подготовка оперативной сводки о статусе автомобилей и проблемных вопросах, обеспечение производственной деятельности, протоколирование совещаний и дальнейший выпуск соответствующих документов

Работа с банками: справки, оригиналы п/п, подача документов на кредитование, ведение действующих договоров по кредитам и овердрафтам, проверка реестров оплаты, подача документов на получение банковских гарантий (БГ), получение/сдача БГ, мониторинг и актуализация документов (юр. пакет и бух. отчетность) в банках согласно условиям договора, ведение зарплатного проекта по компании в части документов, работа с кураторами в банках по всем вопросам компании и дальнейшее перераспределение функционала, переговоры/встречи с банками по вопросам БГ, кредитования, снижения % ставки (трудовой договор, на момент отпуска по уходу за ребенком, без трудовой книжки, т.к. она находилась на основном месте работы)

Полное административное сопровождение деятельности, планирование рабочего дня, координация и подтверждение встреч/поездок, организация оперативного рассмотрения документов на подпись, контроль исполнения поручений, подготовка/редактирование и выпуск приказов/распоряжений, организация переговоров (в т.ч. телефонных) и деловых встреч с участием руководителя, организация деловых и личных поездок, решение всех организационных вопросов, связанных с деятельностью руководителя, встреча посетителей, ведение делопроизводства (анализ поступающей на рассмотрение руководителя внешней и внутренней документации с последующей передачей в структурные подразделения или конкретным исполнителям и соответствующее ведение базы данных), проверка правильности составления, оформления, согласования и утверждения документов, передаваемых на подпись, фильтрация и прием-переадресация почты, телефонных звонков, деловая переписка, деловой этикет

Обеспечение административной поддержки департамента (планирование рабочего дня сотрудников, организация деловых поездок/встреч, ведение переписки с зарубежными партнерами); подготовка различных отчетов по деятельности департамента, прием-переадресация почты и телефонных звонков; делопроизводство; встреча партнеров/посетителей; заказ билетов, бронирование гостиниц, оформление виз/паспортов, координация работы водителей

Обслуживание гостей (размещение, регистрация), информационное сопровождение, обеспечение высокого уровня обслуживания в соответствии со стандартами сервиса, решение конфликтных ситуаций, организация досуга, заказ билетов, такси, экскурсий

Организация въездного туризма, полное сопровождение иностранных групп/индивидуалов в Москве, организация экскурсионных и развлекательных программ, бронирование гостиниц, билетов, трансфер, решение конфликтных и форс-мажорных ситуаций