Помощник/ассистент руководителя

Функционал помощника для трех руководителей: работа с календарем встреч, прием гостей, фиксация и своевременная передача информации при отсутствии руководителей, сбор документации по запросу, оформление и сопровождение протокольных совещаний, контроль сроков выполнения поручений руководителей, подача чай/кофе при необходимости. Функции офис-менеджера. Ежедневная информационная рассылка об отсутствующих сотрудниках, проверка состояния офиса, приём и распределение всех входящих звонков, проверка почты (распределение запросов по подразделениям и очистка от спам-писем), оформление пропусков, заказ такси и доставок, заказ канцтоваров и воды в два офиса. Организация ремонта мебели, сантехники и т.д. при поломке. Делопроизводство: регистрация вх/исх писем, договоров, актов и спецификаций. Архивирование, проверка документов на наличие подписей, печатей и наличие оригиналов. Загрузка документов в 1С. Согласование договоров в 1С. Работа с Учредительными документами: ведение базы общего доступа в электронном виде для самостоятельной работы сотрудников, архивирование оригиналов, контроль сроков действия документов. Контроль и продление сроков действия договоров аренды офиса и склада. Составление договоров в рамках компетенции. В подчинении находились: завхоз, курьер, клининг. Осуществляла сбор и постановку задач, проверку результатов выполнения. Производила закупку необходимых материалов, для качественного выполнения работы. Вела табели выхода подчинённых сотрудников. Работа с автопарком компании: регистрация авто, сбор необходимых документов, оформление и подписание. Доверенности на управление ТС. Оформление топливных карт. Ведение базы данных. Оформление, продление и ведение баз по всем доверенностям сотрудников компании. Оформление и рассылка открыток именинникам. Оформление информационного стенда в офисе. Организация поздравлений, помощь в организации корпоративных мероприятий.

В должности помощника Директора по проектированию следующие обязанности: Контроль календаря руководителя, делопроизводство отдела, работа с резолюциями руководителя: фиксирование, контроль исполнения, сроки, отчёт. Регистрация писем и распределение их по юр.лицам общества. Оформление приказов, служебных записок, оформление выхода сотрудников на работу в выходные дни. Взаимодействие с бухгалтерией по вопросам сотрудников дирекции. Взаимодействие с кадровыми службами компании: проверка правильности составления табеля учёта рабочего времени, помощь сотрудникам отдела в составлении заявлений на отпуск, приём, увольнение и перевод. Организация деловых встреч и совещаний очно/ВКС. Помощь Профсоюзу по вопросам, относящимся к дирекции по проектированию. Решение текущих административных вопросов дирекции компании. Взаимодействие с менеджерами бизнес-центра. Причина увольнения: уровень заработной платы.

Оформление временных пропусков гостям компании и постоянных пропусков сотрудникам. Встреча гостей, чай/кофе, подготовка переговорных (контроль чистоты, наличие воды, канцелярских принадлежностей) Заказ канцелярских принадлежностей, воды, контроль наличия необходимого в кухонной зоне. Взаимодействие с клининговой и курьерской службой. Контроль почты компании и распределение поступающей информации руководителям соответствующих подразделений. Контроль почты и календаря Генерального директора. Организация совещаний ВКС, протоколирование, рассылка поручений исполнителям. Выполнение поручений руководителя. Организация праздничных мероприятий. Причина увольнения: по соглашению сторон

Техническое и организационное обеспечение деятельности сотрудников Юридической дирекции, в том числе организация деловых встреч, телефонных соединений и переговоров, подготовка сопроводительных писем, заявок и других документов (в рамка своих должностных обязанностей), подготовка документов к судебным заседаниям, ведение переписки (переговоров) с внешними юридическими и физическими лицами; работа с контрагентами: ведение их от оформления нового Договора до оплаты (в системах СЭД Директум и 1С). Организация приема посетителей сотрудников Юридической дирекции; отслеживание и своевременная передача адресатам внешней корреспонденции и внутренней документации; организация поездок и командировок сотрудников дирекции; электронный документооборот в системах Directum и Lotus Notes ; техническая помощь сотрудникам Юридической дирекции (копирование, печать, сканирование и пр.), выполнение иных поручений сотрудников Юридической дирекции. Взаимодействие с курьерами. Контроль за исполнением работниками приказов и распоряжений, соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль. Май 2011 – Июнь 2014 исполняла обязанности персонального ассистента Юридического директора ОАО «ОХК «УРАЛХИМ» Помимо вышеперечисленного в качестве Персонального ассистента выполняла следующие обязанности: -встреча Vip гостей -организация деловых поездок руководителя -протоколирование оперативных совещаний -контроль за исполнением поручений руководителя, отписанных сотрудникам компании (сроки, качество) -обеспечение комфортного рабочего места -оформление пропусков -организация срочных почтовых отправлений -отслеживание и своевременная передача Юридическому директору входящей документации (внешней и внутренней) -работа в СЭД Директум -выполнение иных поручений директора Также дополнительно занималась организацией праздничных мероприятий Юридической дирекции. Причина увольнения: сокращение штата.

АТС, встреча посетителей, приём и распределение корреспонденции поступающей в офис, контроль за получением корреспонденции организациями,стоящих на обслуживании по их юр.адресам; составление простейших документов,формирование пакета документов; поиск необходимой информации в Интернете; бронирование билетов,гостиниц; обеспечение офиса канцтоварами, расхрдными материалами и прочими принадлежностями,необходимыми для нормального функционирования офиса; заказ,приём и контроль поставок питьевой воды; заказ приём и контроль распределения обедов; решение вопросов связанных с ремонтом оборудования/мебели в офисе; разовые поручения руководителя.

АТС; приём,регистрация и распределение входящей/исходящей корреспонденции; оформление командировочных листов, приказов, заказ авиа -ж/д билетов, гостиниц; оформление доверенностей, пропусков; сотрудничество с кадровыми агентствами; руководство курьерами; обеспечение жизнедеятельности офиса; выполнение поручений руководства.