Администратор проекта

Администрирование проектов блока ИБ Кибербезопасности:

- разработка и согласование с руководителем проекта, проектов концепции, цели и основные этапы проектов

- ведение документации по проектам (договора, письма, коммерческие предложения, документы, реестр отчетной документации, свод писем от заказчика, ТУ, схем)

- организация процессов реализации этапов проектов в соответствии с планом работ

- подготовка и проведение презентации проектов

- координация работы участников проектных групп

- контроль качества выполнения работ по проектам

- проведение совещаний

- формирование и согласование промежуточных и итоговых отчетов по проектам с руководителями проектов, кураторам проектов, а также подрядчиками проекта

- составление Служебных записок, предпроектных отчетов и приказов о вводе проекта

- контроль разработки и контроль выполнения технических заданий и спецификаций

- планирование и контроль соблюдения плана-графика проекта

- организация работы команды проекта

- взаимодействие с заказчиками и подрядчиками проектов

- разработка форм и ведение отчетной документации по проекту

- использование основных прикладных программных средств и информационных технологий, применяемых в сфере управления проектами

- ведение деловой переписки

- непосредственная работа с МОЛами на проекте (подписание ВЗО и ТН)

- ведение документооборота в ЕСЭД

- организация допусков на площадки ЦОД

- организация перевозки и установки оборудования по проекту на площадках

- организация сбора информаций у Технических директоров проектов

- составление протоколов встреч с Заказчиками и подрядчиками

- полная подготовка к заседаниям КПИБ и его проведение

*Ведение отчетной документации по проектам

*Составление служебных записок для заказчиков

*Отслеживание работы инженеров на проектах

*Составление и согласование NDA

*Заключение договоров по проектам и их согласование в системе ЭДО

*Полное ведение документооборота в офисе

*Отслеживание работы курьеров

*Заведение командировок и проведение отчетности по ним

*Ответственность за жизнедеятельность офиса: закупка канцелярии, бутилированной воды, чая/кофе

*Работа с электриками, сантехниками и уборщицами в БЦ

*Проведение корпоративных мероприятий офиса и внешних встреч с заказчиками

*Администрирование проектов (составление матриц ответственности, согласование и написание ТЗ, составление реестров), ведение протоколов встреч, помощь в работе руководителям, ведение деловой переписки, составление план схем проекта

*Так же административная работа офиса

* Помощь руководителю в организации рабочих дел

* Помощь руководителям в составление документов, ответных служебных записок и писем в Тер - банки

* Работа с заказчиками и субподрядчиками Компании, а также при необходимости работа с партнерами и взаимодействие со специалистами Заказчика по организационным вопросам в рамках проектов

* Работа в программе СЭОДО, АС Посетитель, БриЗ, Цуп

* Подготовка и согласование Договоров, их ведение, контроль и учет во внутренних системах Компании

* Совместно с руководителями проектов разработка, контроль исполнения и корректировка документов по внутренним проектам

* Сбор, обобщение и предоставления отчетности за период, помощь руководителям проектов в подготовке аналитических отчетов и презентаций

* Мониторинг выполнения проектов, а так же выполнения процедур согласования и утверждения документов проектов

* Ведение архива проектной документации и актуализация различных реестров проектов, проектной документации

* Организация и протоколирование совещаний и рабочих встреч, помощь в подготовке материалов к оперативным советам

* Учет поручений, мониторинг исполнения поручений, формирование отчетов о статусах исполнения поручений

* Участие в обучении и консультировании сотрудников Компании по вопросам управления проектами

* Сбор информации о ведущихся проектах

* Сбор, обобщение и предоставления отчетности за период, помощь в подготовке аналитических отчетов и презентаций

* Рассылка проектной информации

* Помощь руководителю в координации работ, мониторинге сроков и результатов работ по отдельным направлениям проекта

* Организация встреч организационных структур проектов (проектной группы, совещаний с субподрядчиками, рабочих совещаний по отдельным вопросам проектов и т.п.)

* Организация встреч с кандидатами

-работа с мини АТС, Outlook, Lotus, факсом

-получение и регистрация входящей корреспонденции, отправка ее адресатам

-резервирование переговорок, подготовка к встречам

-оформление пропусков, встреча посетителей

-работа в Аверквоте, оформление командировок

-работа в Босс референте

-работа с курьерами и обслуживающем персоналом

-заказ визиток

-встреча гостей из других штатов

-заказ такси сотрудникам и гостям компании

-Прием и распределение звонков

-Прием посетителей

-Чай, кофе для клиентов

-Прием и распределение корреспонденции

-Заказ билетов

-Прошивка документов

-Прием и отправление факсов

-Оформление пропусков

-Заказ оргтехники, канцелярских товаров, питьевой воды

-Распределение работы курьерам

-Учет посетителей

-Прием и распределение звонков

-Прием посетителей

-Компьютерное тестирование кандидатов

-Прием и распределение корреспонденции

-Чай, кофе для руководителя

Проведение консультаций, работа с товаром, кассой. Выезды на семинары и тренинги